Come riaddebitare Spese Viaggio, trasferta dentro e fuori il comune al cliente e tassazione

In questo articolo verifichiamo quali sono e come riaddebitare le spese sostenute dal libero professionista titolare di partita Iva per trasferte, Vitto, alloggio, ristoranti per viaggi dentro e fuori dal comune vedendo come si compila la fattura, quali sono soggette a tassazione ed in che misura ai fini irpef, Iva e Irap anche alla luce delle novità introdotte a partire dal 2013.

Premessa: cosa si intende per trasferta

Per trasferta Deve intendersi viaggio effettuato dal libero professionista fuori dalla sede del proprio lavoro e diretta ad un'altra destinazione fuori dal comune.

Chiariamo infatti fin da subito che le trasferte effettuate nello stesso comune e le spese conseguentemente sostenute per esempio a titolo di taxi, pranzi di lavoro, colazioni non rientrano nell'ambito oggettivo di deducibilità previsti per le spese strumentali del libero professionista ma sono considerate totalmente indeducibili ai fini Irpef.

Solo nel caso in cui queste spese assumono il carattere di spese di rappresentanza allora vedremo in calce a questo articolo come poterne salvare qualcuna dall'indeducibilità fiscale.

Strumentalità e inerenza del costo

Altro elemento è la strumentalità o inerenza del costo all'attività professionale in quanto è difficile sostenere la deducibilità di un costo per esempio di un biglietto aereo con partenza il 7 agosto e ritorno il 21 agosto quando nel paese di destinazione non si riesca a provare minimamente nesso causale fra sostenimento del costo e attività libero professionale. In soldoni se andate in vacanza a Cortina d'Ampezzo a sciare la vedo dura ridursi il costo anche se qualcuno magari lo farà. Vi ricordo che il concetto di strumentalità allegato alla deduzione ai fini Irpef e Irap mentre quello dell'inerenza allegato alla possibilità di detrazione dell'Iva esposta in fattura.

Riaddebito al cliente: come esporlo in fattura

A titolo puramente esemplificativo vi ricordo che al contrario i rimborsi spese che forfettariamente avete deciso con il cliente senza evidenza analitica delle spese saranno assoggettai ad Iva in fattura e anche a ritenuta d'acconto come anche ai fini INPS al pari di una componente di onorario.

Nel caso di rimborsi spese sostenute dal professionista a suo nome questi dovranno essere assoggettati ad Iva in fattura, rientreranno nel calcolo della ritenuta d'acconto e saranno assoggettati ad INPS.

Invece vale il contrario nel caso di spese anticipate dal professionista in fattura e sostenute in nome e per conto del cliente. Per l'approfondimento vi rimando all'all'articolo dedicato alle modalità di fatturazione e calcolo della ritenuta d'acconto.

Primo consiglio

Dovrete prima di tutto farvi sempre fare fattura avendo cura che abbia tutti quegli elementi necessari a consentirvi la deduzione nella dichiarazione dei redditi. A tal proposito vi segnalo l'articolo dedicato agli elementi indispensabili della fattura. Per le spese sostenute al bar dello scontrino fiscale senza indicazioni di questi elementi a titolo di esempio non sarà deducibile per cui dovrete farmi fare una fattura anche se andate al bar a comprare 20 cornetti. Potrete però mai passare il problema per esempio se il titolare del bar alla possibilità di apporre sullo scontrino un numero di partita Iva o di codice fiscale al pari di quanto avviene con le spese sanitarie.

Trasferte fuori dal comune: Anticipate direttamente dal cliente all'albergo, ristorante, agenzia

Per ottimizzare al massimo la deduzione del costo derivanti dalle trasferte sarebbe consigliabile farsi anticipare dal vostro cliente le spese intendendo come anticipare il vero proprio sostenimento ossia sarebbe il cliente che dovrebbe acquistarle direttamente dall'agenzia per conto del professionista in modo tale da far richiedere direttamente dal committente la fattura con riferimento anche a professionista titolare di partita Iva. Inter modo la riduzione del costo della detrazione dell'Iva saranno interamente deducibili al 100%.

Naturalmente in questo caso il professionista emetterà una fattura senza indicazione delle spese le trasferte anticipate dal proprio cliente.

Trasferta fuori dal comune pagata dal professionista

Prima di tutto vi anticipo che non sempre negli accordi fra voi e il cliente è disciplinato che le spese per trasferte siano a carico del cliente anche se la prassi vuole così. Con questo voglio dirvi che meglio prima di finire e accordarsi su quale sia il plafond giornaliero consentito e se il cliente sia conoscenza che oltre onorari previsti ci sono anche delle spese per trasferte in quanto nel esperienza visto anche rapporti incrinarsi proprio su questo aspetto minoritario mette in luce lo stile tanto del committente tanto del professionista. Ci sono professionisti che mantengono una certa sobrietà mente altri possono sentirsi autorizzati a tuffarsi in un cinque stelle.

Nel caso in cui il professionista paghi direttamente le spese per le proprie trasferte siano emesse per viaggi alberghi ristorazione simili allora non solo queste potranno essere dedotte dal professionista non solo Peter fattura nel limite del 2% dei compensi incassati nell'anno.

In questo caso quindi il professionista avrà detto nella deduzione ai fini Irpef mentre il cliente che si vedrà arrivare la fattura caricata anche dei costi di trasferta potrà dedurre questi nel limite del 75%

Detrazione Iva delle spese di trasferta

Laddove sia verificata l'inerenza del costo attività del professionista o del cliente questa sarà detraibile al 100% di quanto esposto in fattura.

Spese di rappresentanza

Discorso a parte invece meritano quelle spese sostenute sempre per ristoranti, alberghi, pranzi, cene con colazioni di lavoro la cui finalità è indirettamente attribuibile alla generazione potenziale di ricavi per il professionista e come tali classificabili tra le spese di rappresentanza che hanno una autonoma disciplina tributaria.

Rimando per la trattazione di questo argomento articolo dedicato alle spese di rappresentanza anticipandovi che nel caso di un professionista il costo sarà deducibile nella misura del 75% dell'importo effettivamente rimasto a carico del professionista e sempre che sia documentato da regolare fattura come visto sopra e nella misura massima dell'1% dei compensi annui percepiti. Lo stesso vale anche ai fini Irap. La sostanziale differenza invece che caratterizza le spese di rappresentanza è la completa indetraibilità dell'Iva sostenuta per queste se non nel caso in cui tali spese abbiano ad oggetto beni di costo unitario inferiore a € 25,82.

Vi segnalo poi l'articolo correlato riguardante il trattamento fiscale delle stesse spese in capo in caso di sostenimento da arte della società

Vi segnalo altresì un articolo correlato riguardante le modalità di riaddebito delle spese per l'utilizzo di uno studio in comune