Come ridurre le dimensioni di un documento di testo Word

I documenti di testo Word sono solitamente piccoli come dimensioni, tuttavia se la quantità di testo è molto grande, e ci sono pure grafici e immagini, allora il discorso cambia. Certo, se salviamo il documento Word sul nostro hard-disk o su una pennetta USB non c’è alcun problema di spazio, ma se invece desideriamo inviarlo tramite email allora è meglio avere tra le mani un file di piccole dimensioni.

Fortunatamente in Rete esistono degli strumenti per ottimizzare e comprimere il contenuto di un file di testo Word, e in questa guida vediamo assieme come fare per cercare di ridurre al massimo le dimensioni di un documento. Non sono garantiti miracoli, ma spesso il risparmio di spazio è possibile.

Premessa: in questa guida facciamo riferimento a Microsoft Office, ma pure le alternative (come ad esempio Libre Office e Open Office) sono in grado di comprimere i contenuti del file. Prima di tutto, assicuriamoci che il documento sia stato salvato nel nuovo formato DOCX. In passato, i file Word venivano salvati con il formato DOC oppure RTF (Rich Text Format), tuttavia il nuovo DOCX assicura una maggiore compressione dei dati e più compatibilità tra un terminale e l’altro. Per salvare il documento in formato DOCX, ci basta aprire il menu principale di Microsoft Word, selezionare l’opzione “Salva con nome”, scegliere dal menu a tendina il formato DOCX e confermare cliccando sul pulsante “Salva”. Semplice, vero?

Ricordiamo una cosa importante: le vecchie versioni di Office, da Word ’97 a Word 2003, non supportano in maniera nativa l’apertura e la modifica dei file in formato DOCX.

Il secondo passo per provare a ridurre le dimensioni del file Word è quello di comprimere le immagini inserite nel documento di testo. Facciamo clic sull’immagine desiderata, quindi selezioniamo la scheda “Formato” e clicchiamo sul tasto “Comprimi Immagini”. Se desideriamo applicare la compressione su tutte le immagini presenti nel file Word, allora mettiamo il segno di spunta sull’opzione “A tutte le immagini del documento” e confermiamo con OK.

Se dopo tutte queste ottimizzazioni le dimensioni del file sono ancora molto grandi, possiamo provare la compressione automatica dell’utility FILEminimizer Suite, scaricabile direttamente dal sito ufficiale dello sviluppatore. Il software è a pagamento, tuttavia dal sito possiamo effettuare il download della versione di prova di 30 giorni. La cosa bella di FILEminimizer Suite è che permette di comprimere non solo i file Word, ma anche i documenti PDF, Excel, Powerpoint e le foto digitali. Il suo utilizzo è davvero una passeggiata: una volta avviato il programma, clicchiamo su Aggiungi per selezionare i file da comprimere, e quindi facciamo clic su “Ottimizza file” per iniziare l’operazione di compressione.