Come si scrive una email

Come si scrive una email?

Probabilmente anche tu ti sei trovato qualche volta nella situazione di dover scrivere una lettera elettronica e ti sei fermato a guardare per aria, chiedendoti: cosa scrivo? Come scrivo?

Stai tranquillo: ci sono delle regole anche per l’invio di messaggi di posta elettronica. Prima di tutto, ricordati che devi essere breve e chiaro. La mail è una comunicazione veloce, mirata. Quindi, sii concentrato, conciso e contento (contento? In che senso? No, è solo che mi piace l’assonanza).

Ecco una piccola guida per sentirti più sicuro quando devi affrontare una comunicazione formato mail.

• Definisci l’obiettivo
  

Perchè devi scrivere una mail? Per quale ragione? Cerca sempre di aver chiaro il tuo obiettivo.

Solitamente, le ragioni per inviare mail sono:

• parlare di una questione personale
• definire un affare di lavoro
• fornire o richiedere informazioni

Sono situazioni diverse che richiedono regole differenti.

Se mandi la mail ad un tuo amico o conoscente, sentiti (abbastanza) libero di scrivere come vuoi. Insomma, fatti meno problemi.

Se, invece, devi scrivere una comunicazione di affari, sii più formale e segui la struttura che sto per darti. Per la richiesta o la fornitura di informazioni, utilizza il buonsenso e le regole: se sei un’azienda o un professionista, utilizza sempre una comunicazione seria, ma amichevole.

• Definisci il destinatario. 

Che grado di confidenza e di conoscenza ti lega alla persona alla quale stai scrivendo?

Se conosci personalmente il tuo interlocutore, puoi permetterti di usare il “Tu”. Diversamente, affidati sempre al “Lei”: è buona norma, visto che non si conosce chi ci sta leggendo, essere sempre gentili e rispettosi.

• Pensa alla struttura.

La mail è composta da tre parti:

• oggetto
• corpo
  
• saluto

Ricordati che spesso i link presenti nel corpo della mail vengono interpretati dai filtri del provider come un tentativo di spam. Quindi possono essere bloccati e mancare l’obiettivo.

Vediamo insieme gli elementi della struttura, uno ad uno.

• Scrivi l’oggetto.

Probabilmente, la definizione dell’oggetto è la parte più difficile. In poche righe devi spiegare la ragione del contatto e convincere il tuo interlocutore ad ascoltarti. Ma devi anche essere veritiero ed efficace.

Ad esempio, se devi chiedere alcuni dettagli su una pratica, un oggetto da acquistare, un corso, scrivi: “Richiesta informazioni riguardo a…”

Sei un’agenzia matrimoniale e devi mettere in contatto due cuori solitari? Prova con “La tua anima gemella ti aspetta”.

Vuoi informare la controparte che i soldi per il pagamento della fattura sono arrivati? Scrivi “Ecco la ricevuta del tuo pagamento”.

• Dedicati al corpo (della mail).

Eh sì, la mail possiede un corpo (detto body), esattamente come gli altri elementi della comunicazione scritta. Il corpo è  la parte più importante, perchè spiega e definisce i termini della comunicazione.

In questo elemento, non usare introduzioni, preamboli o intortamenti: vai dritto al sodo. “Le scrivo perchè, come da accordi, sono ad inviarLe il documento …”"Come da allegato, ecco la presentazione del progetto…” “Ciao Luigi, ti ricordi del nostro appuntamento?”

Insomma, come dice Luisa Carrada, “la brevità è sempre raccomandabile”. (leggi più sotto per scoprire la fonte della citazione)

• Aggiungi un saluto.

Quando lasci una persona la saluti sempre (se sei educato). La stessa regola vale per la mail.

Aggiungi anche una formula del tipo “Rimango in attesa di un Suo riscontro” oppure “Resto a disposizione per chiarimenti”, stimolando in questo modo la risposta e la relazione.

Devi scrivere una newsletter?

Hai il tuo blog e molti fedelissimi che ti seguono e che hanno scelto di rimanere aggiornati sui tuoi argomenti tramite posta elettronica.

In questo caso, puoi scegliere tra due opzioni:

• implementare un sistema automatico, che invia la notifica dell’aggiornamento ogni volta che ci sia un nuovo contenuto;
• scrivere direttamente la tua comunicazione, raccontando ai tuoi fans i motivi e il backstage del tuo post.

Nel secondo caso, il messaggio sarà più personale e meno freddo. Con il vantaggio di stimolare l’interazione ed il coinvolgimento con i tuoi lettori.

Vuoi utilizzare l’email marketing?

C’è un vero e proprio settore del marketing che basa la creazione ed il mantenimento di una relazione sull’invio di email per favorire il contatto o stimolare un’azione (per esempio, cliccare su un link o scaricare un allegato).

E’ un metodo che ha regole proprie e che viene utilizzato come strumento principale nel web marketing. Poichè è un argomento articolato, ne parleremo in maniera più approfondita in un altro post.

Eccoci arrivati al twittabile di oggi:

Come si scrive un’email? Sii breve, concentrato, chiaro ed educato. Pensa al tuo obiettivo e fatti ascoltare.

                                                                                                                 tweet this

Per approfondire.

Ti consiglio un’ottima risorsa: il bellissimo articolo di Luisa Carrada. Con i suoi consigli, la tua mail sarà un capolavoro!