Come si scrive una lettera formale

Nella scrittura sul web, la regola è darsi del tu. Non è sempre così in altri casi: per scrivere una lettera formale, infatti, questa norma non vale.

Ci sono occasioni in cui ci dobbiamo comunicare con qualcuno con criteri di forma rigidi e previsti dal codice comunicativo. Manca la creatività? In parte è così.

Il contesto in questo caso è dialogico: si tratta di stabilire una relazione con una figura che ricopre un ruolo importante o significativo rispetto a quanto devi comunicare. Hai a che fare con un personaggio collocato “in alto” nella gerarchia dell’organizzazione e che ricopre un ruolo decisionale.

Tweet: Una lettera informale è una comunicazione destinata ad una persona che ricopre un ruolo...Click To TweetPowered By CoSchedule

A chi si scrive una lettera formale?

Potresti dover scrivere al presidente del consiglio di Amministrazione di una grande azienda, ad un giudice, un preside di facoltà. In tutti questi casi, interviene un principio di autorità che limita la potenza espressiva e la incasella in un percorso preordinato.

Come si scrive una lettera formale, quindi? Ecco le regole di base che possono esserti utili quando ti trovi nel dubbio.

Cos’è una lettera formale

Lo dice la parola: è un testo che obbedisce ad una forma già stabilita. Il contenuto è vario, ma la struttura è predeterminata. In questo modo:

Ed ecco, uno a uno, tutti gli elementi di questa lettera.

• Mittente: occorre sempre indicare la fonte dalla quale proviene la lettera. Quindi il tuo nome e il tuo indirizzo. Se scrivi per conto di un’azienda o di un’ente, indicherai anche il ruolo che ricopriamo all’interno dell’organizzazione.
• Luogo, data: dobbiamo collocare nel tempo e nello spazio la comunicazione, nel caso che la lettera debba essere protocollata ed archiviata. Lo indicheremo quindi nel margine in alto a destra del foglio, ma sotto il mittente.
• Destinatario: è colui al quale va indirizzata la missiva. Può essere un’azienda o una persona all’interno di essa.
• Riferimenti: nel caso ci sia da indicare una sigla o un qualsiasi dato che indichi un riferimento formale (ad es. un numero di pratica, di protocollo, di archivio), lo apporremo nello spazio apposito.

Come si scrive una lettera formale: il corpo della lettera

- La formula di apertura deve essere formale. Quindi

• Egregio Dott.
• Preg. mo Avv.
• Chiarissimo Preside
• Sua Eminenza
• Signor Presidente

sono le soluzioni da adottare con alte cariche a cui va tributata deferenza.  Indica il destinatario sempre con la terza persona singolare (Lei), con la elle sempre in maiuscolo (Le dico, sono a comunicarLe…).

- Nel corpo della lettera descrivi – con tono e linguaggio consoni all’alto interlocutore – i fatti o la richiesta che devi esporre.

- Scrivi per prima cosa una breve introduzione per entrare in medias res:

Con la presente sono a comunicare/ formalizzare quanto segue …
In riferimento al colloquio telefonico …
In riferimento alla Vostra richiesta …
In riferimento a quanto in oggetto …
Come anticipato telefonicamente …
Come da accordi in data …
In risposta alla Sua/Vostra lettera/mail/fax del …
In allegato invio …

e poi via, a discorrere dell’argomento con brevità, chiarezza e linguaggio elegante.

- Fai una buona suddivisione in paragrafi e ricordati di scrivere le tue frasi in maniera corretta (quindi rivedi e controlla gli eventuali errori di battitura o di velocità).

- Aggiungi poi un saluto, seguendo la regola della formalità. Quindi:

Ringraziando anticipatamente per la sempre cortese collaborazione porgo cordiali/distinti saluti.
Ringraziando per la cortese attenzione che vorrà accordarmi porgo cordiali/distinti saluti.
In attesa di riscontro, resto a disposizione per chiarimenti e porgo cordiali saluti.
L’occasione mi è gradita per porgere c.s.
Grazie e cordiali saluti.
Le porgo i miei distinti saluti.
La prego di voler gradire i miei più distinti saluti.
Distinti saluti.
Un cordiale saluto.

- Firma sempre con nome (prima) e poi cognome (dopo). Quindi non “Rossi Mario”, ma “Mario Rossi”, a meno che tu non abbia depositato la firma per varie ragioni (esempio: il nome del tuo brand).

- Non aggiungere PS. Sono troppo informali e non adatti al contesto.

- Se ci sono allegati, scrivi in fondo il numero e il titolo di ognuno di essi.

Come si impara a scrivere in occasioni di vita vissuta

Una lettera formale è un buon esercizio di scrittura. Se ci pensi, scoprirai che ne scrivi molte più di quanto desideri – c’è sempre una figura di “potere” con cui interfacciarsi.

Un gestore di un’ente a cui inoltrare un reclamo, un head hunter con cui stabilire un rapporto, il decisore (nel settore che ci interessa) di un’azienda che ci interessa avere come cliente… la casistica è varia.

Pensaci e ti accorgerai di quanto spesso devi mettere mano alla scrittura nella tua vita quotidiana. Fare esercizio di tecnica di scrittura è un affare più quotidiano di quanto si pensi.

Lasciami un commento e fammi sapere come approcci a questo tipo di lettere che richiedono una struttura così rigida.