Conservazione elettronica dei documenti fiscali: come fare, convenienza

Come funziona la Conservazione elettronica sostitutiva dei documenti fiscali e societari informatici nel formato pdf di acrobat reader (il migliore per il rispetto dei requisiti di legge), quali sono le norme, quanto costa e qual'è il processo dalla generazione del file all'apposizione della marcatura temporale.

Che cosa si intende per Conservazione o Archiviazione sostititiva

La conservazione elettronica sostitutiva dei documenti cartacei consente alle società di abbattere i costi degli archivi cartacei e degli soazi aziendali dedicati al magazzino dell'amministrazione nonchè i costi di affitto che talvolta sono sostenuti dalle aizende che non hanno spazi sufficienti a disposizione. Inoltre la normativa per la maggior parte di questi obbliga alla conservazione per 10 anni per cui se provate a moltiplicare i costi di archiviazione capirte come possa, non è detto che convenga sempre, archiviare sostitutivamente i documenti.

E' infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

La scelta del formato con cui procedere all'archiviazione elettronica dei documenti fiscali come il libro giornale, libro degli inventari, registri Iva, fatture, documenti di trasporto, dichiarazioni fiscali, libro soci, libro delle adunanze eccetera per passare dal formato cartaceo al formato digitale elettronico prevede il rispetto dei seguenti requisiti:

• Il formato deve non essere proprietario, vale a dire non essere legato a una specifica azienda
• Il formato deve essere aperto, nel senso che le sue specifiche devono essere di pubblico dominio e ben documentate
• Il formato deve essere uno standard, vale a dire essere approvato da organismi internazionali di standardizzazione, quali ad esempio l'Ansi (American national standards institute), l'Iso (International organization for standardization).

In questo modo sarà possibili trasferire il contenuto di un documento cartaceo su un supporto informatico utilizzando un determinato formato digitale.

Il formato digitale elettronico dei documenti prevede la trasformazione del documento elettronico ma anche cartaceo su cui lavoriamo in una sequenza di zero e uno (i "bit") che, combinati tra di loro secondo una specifica codifica, rendono i documenti leggibili dall'utente finale.

I documenti fiscali da trasformare in formato elettronico rilevanti ai fini fiscali

I principale documenti fiscali che possiamo conservare utilizzando il formato digitale sono libro giornale, libro degli inventari, registri Iva, fatture, documenti di trasporto, dichiarazioni fiscali, libro soci, libro delle adunanze eccetera (previsti dal Dpr 600 del 1973 e nel Dpr 633 del 1972).

Il documento in pdf è come se venisse cristallizzato nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso la l'apposizione della firma digitale e della marcatura temporale.

Il processo di conservazione e archiviazione sostitutiva

Sarà possibile la conservazione in formato elettronico dei documenti informatici, sia la conservazione in formato elettronico delle scritture contabili e dei libri e registri validi ai fini fiscali come registri iva libro giornale o beni ammortizzabili ecc ecc a patto che siano trasferiti su un supporto ottico per la sua memorizzazione eliminando ctotalmente di conservare i documenti cartacei corrispondenti nel rispetto delle regole tecniche definite dalla Delibera Cnipa 19.2.2004, n. 11 ex Delibera Aipa 13.12.2001, n. 42.

Il processo si concretizza nella generazione dei file in pdf dai vostri programmi di contabilità, per esempio prendiamo come esempio il libro giornale e l'apposizione della firma del legale rappresentante mediante la propria smart card. Successivamente sempre attraverso la smart card il legale rappresentante dovrà inserire la marcatura temporale ossia il riferimento temporale in cui il libro giornale è stato firmato e la generazione di un'impronta del documento unica che lo contraddistingue e lo rende unico ed immodificabile nel tempo.

Caratteristiche del formato del documento digitale da archiviare elettronicamente al posto del documento cartaceo

• Il documento non deve essere modificabile nel tempo (articolo 1, comma 2, lettera a, Dm 23 gennaio 2004);

• Il documento digitale non dovrà contenere né macroistruzioni né codici eseguibili.

Il formato che attualmente soddisfa tutti i requisiti del legislatore per la conservazione sostitutiva elettronica dei documenti fiscali nel lungo periodo è il formato Pdf/Acrobat (Portable document format for archiving) che al momento rispetta standard Iso dal 2005.

Costi della conservazione e archiviazione sostitutiva

Sicurametne sono da considerare i costi di implementazione della piattaforma, acquisto di smart card, autorizzazioni e consulenti e consulentini che si affaccieranno alla vostra porta. Io utilizzo sempre lo stesso metodo: ne confronto diversi e li metto in competizione tra di loro.

I costi possono essere alti ma dipende da cosa volete archiviare, quanto pesa in termini di processo e di dimensioni.

Il contro altare sarà dato dal fatto che la conservazione successivamnte richiede costi di natura amministrativa inteso come FTE del personale impiegato nel processo che c'è da augurarsi già dal secondo anno di impiego a regime si riducano sensibilmente rispetto alla conservazione cartacea. Allo stato attuale ritengo sia conveniente mantenere una configurazione tradizionale del meccanismo di conservazione dei documenti almeno fino a quando i costi della conservazione per via dello sviluppo della competizione tra operatori non sarà diminuito ma questa è una valutazione puramente soggettiva che tra spunto da un campione non rappresentativo di esperienze.

Riferimenti normativi

Il paradigma normativo da conoscere ruota attorno al Decreto Miniseriale del 23 gennaio 2004, la deliberazione del CNIPA n.11 del 2004 e la circolare 36 del 2006 dell'Agenzia delle Entrate.

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