Conservazione Sostitutiva, istruzioni per l’uso

Qualche giorno fa ho partecipato ad un seminario, organizzato da Arxivar, sulla conservazione sostitutiva, a cui ho partecipato per vedere se, dal 2009 quando ho fatto il corso presso Esa Software, si fossero mosse le acque (già allora si parlava di un’imminente partenza). Il titolo del seminario era appunto “La conservazione sostitutiva – Istruzioni per l’uso (aspetti legali e fiscali)“.

Se vi chiedete se la conservazione sostitutiva sia la sola “fattura in pdf“, la risposta è no.

La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

Di fatto la conservazione sostitutiva aiuta le aziende a: