Cosa è la dematerializzazione

[consiglio]La dematerializzazione dei documenti è il processo mediante il quale gli atti transazionali (compravendite, incassi, pagamenti, assunzione o assolvimento di obbligazioni, ecc.) tra due o più soggetti e, in generale, quelli riguardanti la formazione di documenti rilevanti sotto il profilo giuridico, si realizzano senza altro supporto che quello informatico e/o telematico per l’acquisizione degli elementi costitutivi, l’elaborazione, l’archiviazione, il trasporto e la conservazione, con pieno valore tra le parti e verso i terzi.[/consiglio]

Il risultato è una stringa digitale che soddisfa i requisiti tecnici e legali previsti per ciascun tipo di documento elettronico nominato (per esempio, la “fattura elettronica”) o, in termini più estesi, le convenzioni stabilite dalla comunità nella quale il documento assume pieno valore. Particolare rilevanza nell’ambito dei documenti assoggettabili a dematerializzazione ha la dematerializzazione degli strumenti finanziari, disciplinata con il d.lgs. n. 213/1998.

Il documento dematerializzato è considerato da taluni esperti il nuovo paradigma della società dell’informazione e rappresenta una rilevante discontinuità nella struttura dei rapporti interpersonali e sociali, le cui conseguenze sono al momento solo in parte evidenti (riduzione degli oneri di processo, maggiore trasparenza, maggiore velocità nel perfezionamento delle operazioni di cui il documento costituisce espressione, integrabilità con altre filiere cui esso è concatenato).

Il lemma “dematerializzazione”, caratterizzato dalle particella “de” (privativo), indica la trasformazione del documento materiale- che storicamente possiede la concretezza necessaria a renderlo immediatamente riconoscibile, trasmissibile e utilizzabile presso una data comunità – in una grandezza fisica digitale la quale per essere prodotta, riconosciuta e interpretata come documento necessita di strumenti elaborativi atti a (i) interfacciare i sensi umani e (ii) garantire il rispetto dei requisiti idonei alla sua legittimazione, richiesti di volta in volta dai casi d’uso. Nella sostanza, la dematerializzazione dei documenti implica lo svolgimento di un processo che per migliorare le funzioni tipiche dei documenti basati su supporti materiali e convenzioni applicabili in via analogica (V. semiotica), adotta le tecnologie dell’informazione e della comunicazione e le regole tecniche pro-tempore accettate nella società presso cui i documenti assumono valore.

Sebbene in Italia la diffusione dei documenti elettronici sia meno ampia che in altri contesti industrialmente avanzati, sono noti e riconosciuti taluni casi di eccellenza a livello internazionale nel campo della dematerializzazione dei documenti.

Presso il CNEL (Consiglio Nazionale dell’Economia e del Lavoro, l’organo costituzionale di consultazione governativa, parlamentare eregionale) è operante il “Tavolo Nazionale su la Dematerializzazione dei Documenti e lo Straight Through Processing”, a cui partecipano tutte le parti sociali rappresentate nel CNEL, la Banca d’Italia e l’Associazione Italiana Tesorieri d’Impresa, attiva nel campo della normazione tecnica nazionale e internazionale, dotato di una specifica commissione per svolgere sistematici approfondimenti sul tema.

Attività del settore:

• Gruppo di Lavoro per la dematerializzazione della documentazione tramite supporto digitale
• Tavoli Tecnici
• Commissione interministeriale per la gestione telematica del flusso
• documentale e dematerializzazione
• Repertorio dematerializzazione

Normativa di riferimento

• Codice dell’Amministrazione digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82)
• Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11
• Codice dei beni culturali e del paesaggio (D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42)
• Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000, n. 445)
• Evoluzione della normativa generale su documentazione amministrativa, archivi, protocollo
• Protocollo informatico
• Gestione dei flussi documentali
• Conservazione dei documenti informatici

Materiale informativo e pubblicazioni: disponibili sul sito DIGITPA

• Libro bianco sulla dematerializzazione
• “I Quaderni CNIPA” n. 24 (aprile 2006)
• Conservazione alternativa dei documenti
• Dematerializzazione dei documenti: idee per un percorso
• Codice dell’Amministrazione digitale: problemi e prospettive archivistiche

Fonte: http://www.digitpa.gov.it/