Cosa può fare la più potente applicazione di Google Documenti: il foglio di calcolo.

L’applicazione più sofisticata di quelle che puoi trovare in Google Documenti è sicuramente il foglio di calcolo, notevolmente potenziato e arricchito nell’ultimo periodo con funzioni sempre più avanzate tra cui la convalida dei dati e l’inserimento di gadget e grafici.

Google ha posto particolare attenzione alle possibilità di condivisione e collaborazione. In pochi click si può condividere un foglio di lavoro sul quale poi, tutti gli utenti abilitati possono lavorare anche contemporaneamente. Quando lo stesso foglio di lavoro è aperto da più persone, Google visualizza con colori diversi la cella selezionata da ciascuno di essi in modo da rendere più semplice la collaborazione, anche in caso di teleconferenza.

La nuova funzione di convalida dei dati è semplice da configurare e da utilizzare, gestisce tre tipi di informazioni: data,numero e testo.

Per quel che riguarda le date, si può controllare la validità del formato o l’appartenenza ad un intervallo specifico. Anche nel caso dei numeri si può verificare l’appartenenza a un determinato intervallo, mentre per quanto riguarda  la convalida del testo si può verificare la presenza di una stringa particolare e prevenire l’inserimento di una Url o di un indirizzo di posta non valido.

Si può inoltre inserire un testo di suggerimento che verrà visualizzato automaticamente all’atto dell’inserimento. Le celle possono essere impostate in modo da accettare soltanto dati validi o semplicemente per visualizzare un avviso quando i dati inseriti non soddisfano i requisiti specificati.

Un’altra novità che può rendere più facile la collaborazione sono le regole di notifica: si può ricevere automaticamente una notifica via e-mail in caso di modifiche al documento, a un singolo foglio di lavoro o a un’area di celle specifica. Possono essere inviate notifiche anche in seguito all’aggiunta o alla rimozione di collaboratori o alla compilazione di un modulo di collegamento al foglio di calcolo. Si può inoltre scegliere se la notifica deve essere immediata o se si vuole ricevere un riassunto giornaliero con il dettaglio delle notifiche.

Google Documenti può cambiare il colore delle celle a seconda del loro contenuto e supporta la creazione di grafici a barre, a colonne, a torta, a linee, ad area e a dispersione. Per ognuno ci sono quattro sottotipi con la possibilità di vederli in anteprima.

Il foglio di calcolo dispone di un nuovo menu chiamato Modulo che permette di interagire con l’omonima applicazione. I moduli creati con Google Documenti possono essere pubblicati e compilati on-line. La creazione dio un modulo è un’operazione molto semplice; si possono prevedere scelte multiple , risposte testuali e caselle di controllo. Ogni risposta può essere definita come obbligatoria o facoltativa, e si può modificare l’ordine delle richieste con un facile copia-incolla. Al termine della compilazione si può poi far apparire un messaggio personalizzato e, volendo, anche un semplice riepilogo delle risposte.

I moduli possono essere anche integrati facilmente in altri siti o pagine web, grazie al codice per l’inserimento iframe che si può far generare dall’applicazione.

Questo foglio di calcolo può infine essere potenziato con gadget sviluppati da Google o da terze parti: un esempio è quello che permette di visualizzare i risultati di una ricerca su Google (o su  Google Immagini) basata sul contenuto di una cella, oppure quello che consente di visualizzare un indirizzo su Google Maps o di creare grafici interattivi o di animazione.