Cosa serve per gestire il Budget di un piccolo supermercato?

Vi sono oggi molte tecniche e strumenti software che affrontano i problemi relativi a budget e scorte, ma solo in minima parte sono rivolte a piccole Micro-imprese.
Allora viene da chiedersi a cosa ciò è dovuto ?
“Agli interessi di chi fornisce  consulenza e strumenti “  oppure  “a una sorta di barriera posta da chi gestisce una Micro-impresa verso gli approfondimenti tecnologici”?

In questa sede ci si propone di focalizzare gli effettivi problemi di chi deve gestire un piccolo supermercato e si invita chi è interessato a fornire il proprio parere, in modo da far emergere un quadro della problematica esteso e reale.    
PREMESSA
Un piccolo supermercato è un negozio come altri, ma in particolare ha una gran quantità di articoli e, specie se con prodotti alimentari, vi sono rischi notevoli di perdite, per cui non è affatto facile risolvere correttamente il problema.
Gli strumenti relativi a budget e scorte diffusi nel mercato di oggi sono orientati per motivi economici ad aziende più grandi, per cui un negozio di ridotte dimensioni raramente trova nel mercato il supporto adeguato sia a gestire il budget sia a gestire le scorte.
Occorre tuttavia precisare che sia pure in termini approssimativi e personali una stima delle previsioni di vendita va fatto, in quanto altrimenti non è possibile fare acquisti! Occorre in qualche modo definire un "tot" di vendita per ogni articolo ed un criterio di reintegro delle scorte (sia pure quello di ordinare quando passa il rappresentante della ditta fornitrice), per cui il bisogno di un procedimento chiaro ed efficace nella gestione delle scorte è quasi innegabile, il problema è trovare il criterio idoneo alle caratteristiche particolari di ogni negozio.
Emergono pertanto alcune domande in relazione a una Micro-impresa, quale può essere un piccolo supermercato o un negozio di ricambi o qualsiasi negozio che debba avere a disposizione una certa quantità di merce per la clientela.
Alcune di tali domande sono:
1.si può oggi fare strumenti idonei alla gestione del budget e delle scorte in una Micro-impresa ?
2. cosa deve fare chi gestisce per evitare perdite e sprechi ?
3. da quali dati si parte per definire il budget?
4. come fare un controllo ad hoc delle scorte ?
5. con quali criteri vanno gestiti gli acquisti ?
Ci sono varie altre domande ma si preferisce fermarsi qui in modo da attendere i vostri Contributi.  Si chiede pertanto a chi sta leggendo di inviare il proprio parere. Qui per il momento cominciamo a delineare un caso campione in modo da avere un esempio specifico e concreto a cui riferirsi.
Caso di una Piccolo Supermercato
I dati presentati qui di seguito sono ovviamente solo preliminari e servono a inquadrare il il contesto economico finanziario di riferimento.
 FATTURATO:   102.000 Euro.
 ACQUISTI:   72.000 Euro.
 DEBITI a BREVE: 44.000 Euro.
TREND VENDITE   
  
 Le Vendite oscillano intorno ad una media statica che indica una sostanziale mancanza di sviluppo.
SITUAZIONE FINANZIARIA  
In termini Finanziari l'Azienda si trova in una fase critica caratterizzata da una mancanza di risorse  ed in particolare da una Crisi di
Liquidità per il breve periodo.
LIVELLO SCORTE     
Il livello delle Scorte è notevole ed in gran parte Superfluo. Sui prodotti giacenti vi sono Alti Rischi  di Scadenza e/o Deterioramento, in quanto la gestione adottata in passato era basata su Acquisti fatti una  volta a Trimestre.
Vi sono inoltre Vincoli contrattuali con Fornitori in relazione agli stock da acquistare.
Vi sono molti articoli ma i principali sono 7, ( sui quali verte oltre la metà del fatturato )
Qui di seguito si riportano i dati  relativi all'Anno Precedente:
Codice   Fatturato  Acquisti   (in valore)
P021   12.604      8.547
P001   11.332      6.183      
P004   7.267      3.930      
P022   6.214      4.773       
P020   6.103      4.094  
P002   6.037      3.357
P012   5.660      4.125    
…..
Totale   101.386   72.477

Cod.   Giac.iniz   Qta_Acq   Qta_Vend   Giac_fin.   
P021   1.530   6.372      6.373      1.529    
P001   1.440   5.672      5.672      1.440
P004   1.170   4.608      4.608      1.170
P022   720   3.229      3.230      719
P020   810   2.909      2.989      730
P002   810   3.190      3.190      810
P012   810   3.694      3.695      809
                                                 
QUALI OBIETTIVI?
a) Ridurre ONERI FINANZIARI    del   50%
 
b) Aumento FATTURATO   del  50%
c) Riduzione SCORTE   del   75%
DIFFICOLTA' e VINCOLI    
1. Non si può trascurare le Esigenze dei Clienti, altrimenti si corre il rischio non solo di perdere occasioni di vendita ma di  Perdere completamente Clienti a favore di altri concorrenti. ( Livello di Servizio).
2. Non si può procedere ad una riduzione indiscriminata degli acquisti, in quanto ci sono Vincoli contrattuali con Fornitori.
Occorre tener presente che mantenere della merce ferma in negozio per molto tempo significa tenere bloccata una certa quantità di denaro in modo inutile se non negativo ( tale merce tende a far salire anche i costi  di stoccaggio ), per cui le conseguenze sono tutt'altro che minime ed in più una parte di tale somma va perduta a causa del raggiunto limite di scadenza o a causa dell'obsolescenza del prodotto.
CARATTERISTICHE AMBIENTALI   
     
Si tratta di un piccolo supermercato indipendente gestito da un imprenditore coadiuvato dai familiari e al più qualche aiutante nei periodi (o nelle giornate) con maggiore frequentazione di clienti.
Non vi sono particolari competenze tecniche di processi logistici o di statistica, per cui voler applicare i vari metodi stocastici è fuori luogo e le risorse disponibili non consentono né di assumere direttamente personale specialistico né di affidare l'incarico a consulenti esterni almeno non in maniera continuativa.
Spesso il supermercato procede negli acquisti e nella gestione scorte in base a controlli manuali (anche  perché spesso i dati e i risultati di gestione non sono disponibili tempestivamente ) ed in base al tipo di rapporto con i singoli fornitori e ad una percezione “a occhio”  del trend delle vendite.
Inoltre, il gestore sia pure solo per problemi di riservatezza è piuttosto restio a trasmettere ad altri i dati specifici del proprio negozio, per cui la soluzione va cercata nell'ambito della sfera di azione del gestore, cioè l'interrogativo di base è : "Che cosa può fare il gestore per impostare e realizzare correttamente la gestione del budget  e delle scorte?"
Con questo s'intende dire che la soluzione da trovare deve essere applicabile direttamente dal gestore e deve perciò tener presente le sue caratteristiche e la sua situazione.
Vi si CHIEDE pertanto di inviare i VOSTRI Contributi o con commenti all'articolo
o inviando una mail a mascolorenato@alice.it.