Fattura: contenuti minimi e differenze con preavviso di parcella, pro forma, pagamento Iva e ritenute d’acconto

La fattura spesso viene scambiata per il preavviso di parcella o il pro forma  e non riporta gli elementi minimi che sono richiesti dalla Legge pena la non validità come partita IVA o il Codice Fiscale per poter procedere alla registrazione. In primis vi chiariamo che la fattura deve essere emesse al momento della consegna del bene o al momento di effettuazione del servizio, essendo possibile anche l’emissione di fattura anticipata che come tale anticipa anche gli effetti fiscali e tributari e quindi impone al contribuente prestatore del servizio  di versare l’iva o procedere al versamento della  ritenuta d’acconto se è stata anche pagata.

 La Direttiva 2001/115/CE definisci tali elementi minimi che tutte i documenti emessi dai Paesi Membri della Comunità Europea devono avere:

• Data di emissione della fattura;
• Numero che deve essere progressivo e con cronologia annuale;
• Denominazione delle parti contraenti tra cui è effettuata l’operazione, nonché i dati di un eventuale rappresentante fiscale, qualora sia presente;
• Indicazione del cedente o prestatore del servizio deve indicare obbligatoriamente il proprio numero di partita Iva;
• Natura, qualità e quantità dei beni ceduti e dei servi prestati;
• Corrispettivo della cessione, in moneta anche diversa dall’euro;
• Base imponibile;
• Valore normale dei beni ceduti a titolo di sconto e abbuono o premio;
• Aliquota iva applicabile o eventuali titoli di esenzione;
• Ammontare dell’iva con arrotondamento al centesimo;
• Numero di partita iva obbligatorio anche a carico del committente;
• In caso di firma elettronica anche la firma digitale.

Spesso può capitare che alcuni documenti hanno in se tutti gli elementi per poter essere qualificati come fatture ma riportano il nome di preavviso di parcella o di pro forma.

Segnaliamo che in tale fattispecie un tale documento si dà per emesso e come tale fa scaturire gli obblighi di versamento della ritenuta, dell’iva ecc. Nel caso di fatture non soggette ad iva, non imponibili, esenti e simili deve essere riportato il riferimento normativo della singola fattispecie.

 Eventuali documenti che non presentino tutti gli elementi sopra riportati devono essere modificati in quanto non conformi alle disposizioni legislativi e quindi non atti ad essere recepiti dalla nostra contabilità. Inoltre la carenza di uno di tali elementi potrebbe dar luogo tanto alla indeducibilità del costo quanto alla indetraibilità dell’Iva, nonché impedire la compilazione e l’invio dei modelli Intrastat.

Vi chiedo pertanto di procedere prima della registrazione delle fatture alla verifica della sussistenza di tali elementi. La mancata osservanza di tali disposizione espone la società a riprese a tassazione di componenti di costo non deducibili e sanzioni derivanti da una non corretta tenuta della contabilità.

È data facoltà agli Stati membri della Comunità Europea di stabilire esclusivamente elementi aggiuntivi a questi.

Nel caso di fatture provenienti da un paese membro vi consiglio prioritariamente di verificare la loro iscrizione al VIES, in pratica una iscizione in un database che funziona a livello comunitario ed in cui gli operatori esteri sia che commercino beni o eroghino servizi vi devono essere iscritti.

Potete anche andare al seguente link. per verificare poi la correttezza formale della prtita Iva stampando la copia dell’avvenuto esito della ricerca.

Ritengo che eventuali partite Iva che non risultano operative non potranno essere caricate in contabilità in quanto determineranno in sede di invio lo scarto dei modelli Intrastat e non ci daranno la possibilità di procedere alla corretta registrazione in coge con la possibilità successivamente (seppur in ipotesti abbastanza remota) di essere accertati e sanzionati.

Nel caso di anticipi a fornitori invece dovranno essere considerati solo gli adempimenti legati alle somme effettivamente corrisposte e quindi se su onorari di 100 sono stati corrisposti 50 di anticipi si dovrà procedere al versamento di 10 a titolo di ritenuta d’acconto e si dovrà procedere alla rilevazione dell’Iva nella successiva liquidazione periodica.