Gestione Flussi documentali, Pei e Pec

E’ di questi periodi l’impulso della legislatore di utilizzare nuove tecnologie informatiche e telematiche nella pubblica amministrazione. Questo forte intervento comunque non è una novità, infatti già in precedenza l’ordinamento italiano si è occupato dell’utilizzazione delle nuove tecnologie nell’ambito della pubblica amministrazione fin dal ’92-’93, con leggi significative.

Nel 1993 con il decreto legislativo n. 39, fu istituito il CNIPA, Centro Nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione (all’epoca AIPA “Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione”). Con la nascita di questo ente si cominciarono a fissare delle serie  di attività, strutture e organismi per promuovere l’utilizzo dell’informatica nell’amministrazione pubblica.

Numerose sono state le leggi che hanno cercato di dare una regolamentazione al settore,  fra cui va sottolineata la legge n. 59 del 1997, che all’art. 15 ha riconosciuto in via generale la rilevanza giuridica del documento informatico e della trasmissione telematica e il D.P.R. n. 445 del 2000 (il testo unico sulla documentazione amministrativa), che assommava in sé disposizioni riguardanti la documentazione amministrativa in senso lato, e quindi anche la documentazione cartacea, ma anche disposizioni specificamente inerenti all’utilizzo dei computer e delle nuove tecnologie.

Dobbiamo comunque dire che  l’emanazione del “Codice dell’amministrazione digitale”, cioè del decreto legislativo n. 82 del 2005 ha costituito una svolta di direzione in termini positivi alla digitalizzazione; il Codice ha poi assorbito, con la novella del 2006, un’altra importantissima normativa, il decreto legislativo 42 del 2005 che prevede l’istituzione del Sistema pubblico di connettività.

Le linee guida del Codice fondamentalmente sono quelle  di concepire la digitalizzazione dell’azione amministrativa e comunque la diffusione delle nuove tecnologie come una funzione di governo propria del Presidente del Consiglio dei Ministri;  il Codice è sostenuto dall’idea che l’utilizzo delle nuove tecnologie deve avvenire contestualmente ad una riorganizzazione dei processi e delle strutture, da realizzare in base alle potenzialità dei nuovi strumenti e infine si  pone l’accento su un nuovo modo di concepire i rapporti fra i cittadini, che divengono utenti di servizi e titolari di ben precisi interessi, e la P.A., erogatrice di servizi mirati sui bisogni degli utenti.

Pietra miliare in questo cambiamento è stata la trasformazione del CNIPA che è diventato DIGITPA, a disposizione di tutti i cittadini e delle aziende, che ha dettato le normative guida per l’utilizzo della digitalizzazione e della comunicazione digitale fra gli enti pubblici e  le aziende.

Cenni Storici.

Cerchiamo di capire ora cosa è un protocollo informatico. da Wikipedia: “ Il legislatore definisce protocollo informatizzato (indicato anche come protocollo informatico) come “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”, ovvero, tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali.

Ogni sistema di protocollo informatizzato, che si intenda adottare o realizzare, deve ottemperare a specifiche indicazioni, riportate nel Testo unico in amteria di documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000, nº 445) che inoltre individua nella figura del Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Il referente principale di ogni organizzazione della pubblica amministrazione. Nell’ottobre 1998, il Capo dello Stato ha emanato un regolamento con le norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche, specificando che entro cinque anni, a partire dal primo gennaio 1999, le Pubbliche Amministrazioniavrebbero dovuto provvedere a realizzare o revisionare dei sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità al regolamento pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 14 dicembre 1998 ed alle disposizioni della legge 31 dicembre 1996 numero 675, nonché dell’articolo 15 comma 2 della legge 15 marzo 1997 numero 59, e dei relativi regolamenti di attuazione.

Con il protocollo informatico ci sono molte altre funzionalità connesse alla ricerca, all’identificazione dell’ufficio di assegnazione e all’ufficio che lavora il documento. C’è inoltre la possibilità di accludere il fascicolo, virtuale, naturalmente e sono comprese tutte le funzioni di scambio delle informazioni e di ricerca che il protocollo cartaceo non consente.

Dal protocollo cartaceo si può sapere quando un documento è arrivato, chi l’ha spedito e viceversa quando è stato inviato e a chi. Con il protocollo informatico sono invece previste anche le funzioni di classificazione, non solo in funzione all’oggetto, ed è inoltre possibile ottenere la reportistica, per esempio sul tempo che intercorre tra la registrazione e la classificazione, sui segmenti procedurali in ritardo, può essere individuata una sofferenza temporale e conoscere quanti sono gli atti elaborati dai singoli elementi dell’unità organizzativa, consentendo quindi di rimodulare i carichi di lavoro.”

Ecco in ordine temporale  le leggi che sono state create proprio per regolamentare il settore:

• Legge 7 agosto 1990, n° 241 - Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi;
• Decreto Legislativo 12 Febbraio 1993, n° 39 - Sistemi informativi automatizzati nella P.A.
•  Legge 24 dicembre 1993, n. 537 - Interventi correttivi di finanza pubblica (art. 2, comma 15 validità del documento su supporto ottico)
• Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 5 settembre 1995 - Principi e modalità per la realizzazione della Rete unitaria della pubblica amministrazione
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 6 dicembre 1996, n. 694 - Regolamento recante norme per la riproduzione sostitutiva dei documenti di archivi e di altri atti dei privati
• Legge 15 marzo 1997, n. 59 - Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa
• Deliberazione AIPA 30 luglio 1998, n. 24 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali
• Decreto legislativo 20 ottobre 1998, n. 368 - Istituzione del Ministero per i beni e le attività culturali a norma dell’art. 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1, del Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 ottobre 1999, n. 437 - Regolamento recante caratteristiche e modalità per il rilascio della carta di identità elettronica e del documento di  identità elettronico, a norma dell’articolo 2, comma 10, della legge 15 maggio 1997, n. 127, come modificato dall’articolo 2, comma 4, della legge 16 giugno 1998, n. 191
• Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 28 ottobre 1999 - Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni
• Direttiva C.E. 13 dicembre 1999, n. 93 - Direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428
• Deliberazione AIPA 23 novembre 2000, n. 51 - Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513
• Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
• Decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001, n. 37 - Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato (n. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999)
• Deliberazione AIPA 16 febbraio 2001, n. 27 - Art. 17 del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513: utilizzo della firma digitale nelle pubbliche amministrazioni
• Deliberazione AIPA 7 maggio 2001, n. 28 - Articolo 18, comma 2, del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 novembre 2000, n. 272, recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 – Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati
• Deliberazione AIPA 21 giugno 2001, n. 31 – Art. 7, comma 6, del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 31 ottobre 2000, recante “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428″ – requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili commercialmente
• Circolare del Ministro delle Comunicazioni 30 novembre 2001, n. GM/124932/V - Dismissione del servizio telex
• Deliberazione AIPA 13 dicembre 2001, n. 42 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali – articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 29 dicembre 2000, n. 445
• Direttiva del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie di intesa con il Ministro delle Comunicazioni 16 gennaio 2002 - Sicurezza informatica e delle telecomunicazioni nelle pubbliche amministrazioni
• Decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10 - Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche
• Circolare dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione 22 aprile 2002, n. AIPA/CR/40 - Formato per la rappresentazione elettronica dei provvedimenti normativi tramite il linguaggio di marcatura XML
• Direttiva del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie 9 dicembre 2002 - Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali
• Direttiva del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie 20 dicembre 2002 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell’Amministrazione
• Legge 16 gennaio 2003, n. 3 - Disposizioni ordinamentali in materia di pubblica amministrazione
• Decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003, n. 137 - Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell’art. 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10
• Decreto legislativo 20 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali
• Legge 29 luglio 2003, n. 229 - Interventi in materia di qualità della regolazione, riassetto normativo e codificazione. Legge di semplificazione 2001
• Decreto ministeriale 14 ottobre 2003 - Approvazione delle linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 30 ottobre 2003 - Approvazione dello schema nazionale per la valutazione e la certificazione della sicurezza nel settore della tecnologia dell’informazione, ai sensi dell’art. 10, comma 1, del decreto legislativo 23 febbraio 2002, n. 10
• Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 27 novembre 2003 - Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni
• Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 18 dicembre 2003 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell’Amministrazione per l’anno 2004
• Decreto legislativo 8 gennaio 2004, n. 3 - Riorganizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali, ai sensi dell’art. 1, della legge 6 luglio 2002, n. 137
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici
• Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137
• Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto
• Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali – Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445
• Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 - Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA
• Decreto del Presidente della Repubblica 2 marzo 2004, n. 117 - Regolamento concernente la diffusione della carta nazionale dei servizi, a norma dell’articolo 27, comma 8, lettera b), della legge 16 gennaio 2003, n. 3
• Decreto del Presidente della Repubblica 8 giugno 2004, n. 173 - Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali
• Decreto ministeriale 24 settembre 2004 - Articolazione della struttura centrale e periferica dei dipartimenti e delle direzioni generali del Ministero per i beni e le attività culturali
• Decreto ministeriale 14 ottobre 2004 - Regole tecnico-operative per l’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile
• Decreto interministeria le 9 dicembre 2004 - Regole tecniche e di sicurezza relative alle tecnologie e ai materiali utilizzati per la produzione della carta nazionale dei servizi
• Legge 27 dicembre 2004, n. 306 - Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 9 novembre 2004, n. 266, recante proroga o differimento di termini previsti da disposizioni legislative. Disposizioni di proroga di termini per l’esercizio di deleghe legislative
• Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 4 gennaio 2005 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione
• Legge 11 febbraio 2005, n. 15 - Modifiche e integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241, concernenti norme generali sull’azione amministrativa
• Deliberazione CNIPA 17 febbraio 2005, n. 4 - Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico
• Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 - Codice della amministrazione digitale
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 maggio 2005 - Razionalizzazione in merito all’uso delle applicazioni informatiche e servizi ex articolo 1, commi 192, 193 e 194 della legge n. 311 del 2004 (Finanziaria 2005)
• Circolare dell’Agenzia delle Entrate – Direzione Centrale Normativa e Contenzioso del 19 ottobre 2005, n. 45
• Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 - attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità’ di fatturazione in materia di IVA
• Decreto Ministeriale 2 novembre 2005 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata
• Decreto legislativo 24 gennaio 2006, n. 36 - Attuazione della direttiva 2003/98/CE relativa al riutilizzo di documenti nel settore pubblico
• Legge 4 marzo 2009, n 15 - Delega al Governo finalizzata all’ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e alla efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni nonchè disposizioni integrative delle funzioni attribuite al Consiglio nazionale dell’economia e del lavoro e alla Corte dei Conti
• Legge 18 giugno 2009, n. 69  - Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonchè in materia di processo civile.
• Decreto Legislativo 30 dicembre 2010, n. 235 - Modifiche e integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell’amministrazione digitale, a norma dell’articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69.
• Decreto Legislativo 7 Marzo 2005, Aggiornamento 2010

Fonte: http://www.digitpa.gov.it/