Premessa: questo post puo' risultare poco utile a chi opera proponendo preventivi on-line o pacchetti di servizi già pronti e chiavi in mano; semplicemente perchè in questi casi, il Vostro primo contatto è già una trattativa e siete voi a proporre un budget e non a chiederlo.Dopo questa doverosa premessa inziamo con l'argomento.
Un momento delicato e importante per questa attività professionale è il primo incontro con gli sposi.
Già dal primo contatto, generalmente telefonico o via email, si stabilisce una particolare empatia tra consulente e potenziale cliente. Un professionista serio e preparato innanzitutto risponde alle chiamate in orari di ufficio e richiama prontamente se contattato in orari serali, generalmente più congeniali alle coppie di sposi. Via email è opportuno rispondere entro le 24 ore se non si è impegnati in un evento, in quel caso, meglio prevedere un autoresponder che indichi l'impossibilità alla pronta risposta e garantisca la propria attenzione non appena possibile.
Mi fermo un momento per una riflessione:molti sono convinti ancora oggi, che far attendere il cliente 2/3 giorni prima di rispondere dimostri una grande mole lavorativa, a queste persone ricordo che oggi esiste come minimo l'autoresponder e in casi di grandi agenzie uno staff organizzativo . Non rischiare dunque di perdere il contatto lasciandolo a qualcuno piu' organizzato di te, pronto a rispondere e rendersi disponibile.Il motivo principe per cui gli sposi ti stanno cercando è perchè desiderano risparmiare tempo!
Come rispondere al primo contattoIl primo contatto, soprattutto se via email, deve corrispondere alla propria immagine professionale ( nella grafica ) alla mission ( gentilezza, professionalità, disponibilità) e trasmettere le risposte con ordine e precisione.Se, come spero, non hai scelto operativamente di inviare i preventivi via mail dichiara la tua disponibilità a fissare un appuntamento ( gratuito o a pagamento lo ha già stabilito creando il piano aziendale).
Come preparare e gestire l'appuntamento
Personalmente mi è sempre risultato molto utile preparare una "scheda sposi" cartacea o in file di scrittura per il tablet o il pc, contenente:
- nome e cognome sposo sposa;
- email di riferimento e cellulare sposi;
- data indicativa o fissata delle nozze;
- luogo preferito o fissato delle nozze;
- tipo di cerimonia ( religiosa, civile, simbolica..);
- tipo location preferita o nome e località di location prenotata ;
- Chiesa preferita o prescelta;
- Comune di residenza attuale e dopo le nozze;
- Numero indicativo invitati;
- Colore preferito sposa e sposo;
- Ricordo, sport, musica, avvenimento in comune;
- Fiore preferito sposa;
- Check-list con principali servizi del matrimonio da spuntare nel caso in cui gli sposi abbiano già scelto un particolare fornitore;( abito sposa, fotografo, fiorista, bomboniere, partecipazioni, fedi,make-up, viaggio di nozze...);
- Seguono una serie di domande da porre evitando di leggere quelle relative ai servizi già selezionati dagli sposi:
- - Quale tipologia di menù vorreste offrire ai vostri osptiti?
- - Quale tipo di musica, cantante o canzone vi accomuna?
- - Preferite l'album tradizionale o il fotoalbum?
- ......
Come chiedere il Budget
Che venga posta all'inizio o alla fine è sempre la domanda piu' difficile da gestire per diversi motivi.
Come evitare imbarazzi, silenzi o risposte poco sincere?
" Bene, adesso per procedere con la creazione di un progetto personalizzato ho bisogno di consocere il vostro budget massimo che avete scelto di investire nel matrimonio"
La domanda deve essere indiretta ma chiara e posta con la massima serenità.
A questo punto otterrai diverse reazioni da parte degli sposi: alcuni si guarderanno prima negli occhi con stupore ( non ci avevano pensato ) , altri con sguardo d'intesa ( si stanno domandando sepotersi aprire o meno con te ) altri ancora ti risponderanno direttamente con altrettanta serenità. Adegua quindi la tua trattativa in base allo stato d'animo degli sposi ma senza lasciarti influenzare dalla loro insicurezza; devi essere assolutamente certo e convinto che senza un importo di riferimento non li aiuterai assolutamente.
Se gli sposi sono giovani, sei la prima wedding o non se la sentono ancora di esprimersi, devi essere tu a fargli visualizzare il progetto e monetizzare i servizi.
Partiamo da un esempio pratico:
- gli sposi amano l'agriturismo e pensano ad un centinaio di invitati ( questo lo sai dalle risposte ottenute in precedenza nella scheda sposi ). La media di un menu' in agriturismo è dai 60 ai 90 euro e il budget massimo da investire per la location non deve superare il 40% del totale.
Spiegando questo semplice meccanismo, anche la copia arriverà ad un valore che commenterà avvalorandolo o variandolo in base alle necesità personali.
A questo punto puoi concludere l'appuntamento rifissando quello successivo per la presentazione del preventivo o della bozza di progetto.
La difficoltà principale come avrai capito è nella gestione "umana" dell' appuntamento, nella capacità di entrare in sintonia, di ascoltare ed elaborare le soluzioni migliori.Tenciche di vendita, PNL, e ascolto sempre e comunque!
Per quanto mi riguarda, non i resta che augurarti buon lavoro e alla prossima!
Mariagrazia Tarantino
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