Il rimborso spese professionisti, come funziona?

Il rimborso spese per i professionisti deve considerare due classi di appartenenza. Il rimborso delle spese può riguardare le anticipazioni effettuate in nome e per conto del cliente che devono essere documentate dalla fattura d'acquisto intestata allo stesso cliente. Si tratta di spese di cancelleria, valori bollati, vidimazioni e altre spese anticipate dal professionista che non rientrano nel reddito del professionista e non sono soggette a ritenuta d'acconto o a rivalsa nei confronti dell'INPS. Inoltre non sono soggetti ad IVA da parte del professionista perché già calcolata nella fattura d'acquisto. Quando il rimborso riguarda spese sostenute per lo svolgimento dell'attività professionale esso concorre alla formazione del reddito del professionista per cui tali spese sono soggette a ritenuta d'acconto, a rivalsa INPS e al trattamento IVA. Rientrano in questa categoria i rimborsi forfettari per indennità di trasferta, le diarie, le indennità chilometriche e di viaggio non documentate oppure le spese di vitto, viaggio e alloggio documentate e sostenute al di fuori del Comune dove il professionista ha il domicilio fiscale.

Le disposizioni di legge in materia di rimborso spese professionisti

Con l'art. 10 del decreto legge 21 novembre 2015 sono state introdotte delle norme nell'ambito della semplificazione fiscale in materia di spese dei professionisti per vitto e alloggio. Si tratta del trattamento fiscale delle spese alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande sia nel caso siano direttamente sostenute dal committente, sia nel caso di costo anticipato dal professionista con riaddebito delle spese in fattura. A decorrere dal 1° gennaio 2015 le spese per prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande non sono considerate più come compensi in natura a favore del professionista non partecipando alla formazione del suo reddito autonomo.

Il committente può dedurre le spese integralmente tranne nel caso in cui siano anticipate dal professionista. Al verificarsi di questa condizione il professionista deduce le spese dal suo reddito autonomo in misura del 2% fino al valore del 75% del relativo importo. Se si tratta di spese di rappresentanza la deducibilità dal reddito autonomo è dell'1%. La deducibilità si applica anche ai lavoratori autonomi occasionali ma in ogni caso si deve dimostrare attraverso la fattura che esiste una corrispondenza biunivoca tra la prestazione del professionista e quanto sostenuto per conto del committente.

Confronto tra il vecchio regime e le nuove disposizioni

Con il vecchio regime la procedura era più complessa perché il Fisco considerava le spese in questione come compenso per il professionista sia nel caso in cui fossero a nome e per conto del committente sia nel caso fossero a nome del professionista. Inoltre la deducibilità era limitata al 75% dell'importo sostenuto a fronte di un compenso tassabile in pieno. Se invece il costo era sostenuto in nome per conto del committente si poteva ottenere la piena deducibilità ma dopo una complessa procedura. Il committente doveva richiedere la fattura per le spese di vitto e alloggio a lui intestata facendo riferimento al professionista fruitore del servizio. La copia della fattura veniva inviata al professionista. Il professionista la includeva nella parcella dei compensi da lui percepiti per cui rientrava nella sua fattura l'importo delle suddette spese soggette ad IVA e ritenuta scomputandole da quanto già pagato dal committente.

Per il professionista il costo diventata pienamente deducibile mentre per il committente la deducibilità si concretizzava all'arrivo della parcella attraverso la quale imputava a costo anche le spese per vitto e alloggio. A decorrere dal 2015 se le spese sono sostenute direttamente dal committente non è necessario l'invio della fattura al professionista per cui il costo è immediatamente deducibile dal committente senza aspettare la parcella del professionista.

Per il Fisco la deducibilità a favore del committente si manifesta dietro la presentazione di apposita fattura dove deve essere dimostrata la correlazione tra spese sostenute e prestazione del professionista. Il professionista non dovrà presentare la fattura in sede di dichiarazione dei redditi per cui il costo non sarà più deducibile. Il committente non deve più inviare la fattura al professionista e per lui il costo diventa deducibile secondo le norme del reddito d'impresa o di lavoro autonomo. Non rientrano in questa semplificazione le altre spese come quelle di trasporto anche se anticipate dal committente.

Riaddebito in fattura delle spese sostenute dal professionista

All'emissione della parcella il professionista deve far rientrare nella base imponibile ai fini IVA le spese relative alla prestazione professionale sostenute per conseguire l'incarico. Nel caso di spese di rappresentanza le spese sono anticipate dal libero professionista per conto del committente per cui non sono assoggettabili ad IVA nella parcella dei compensi ma serve una fattura per il costo sostenuto in cui deve essere indicato il nome del committente.

Ai fini del calcolo delle imposte dirette per i sostituti d'imposta che pagano compensi ai professionisti è previsto il calcolo di una ritenuta del 20% come acconto IRPEF. Per i residenti all'estero la ritenuta sale al 30%. Ovviamente le spese sono soggette a ritenuta se rientrano in quelle inerenti alla prestazione professionale. In questo modo concorrono alla formazione del reddito autonomo. Nel caso di altre spese anticipate dal professionista non si ha la partecipazione delle stesse alla formazione del reddito imponibile per lavoro autonomo per cui non sono soggette a ritenuta.

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