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Il Timing delle Nozze o Wedding Time-line.

Da Mariagraziata
Pubblicato da Mariagrazia Tarantino.
 Organizzare il giorno del matrimonio è come scrivere la sceneggiatura di un film  dove tutti gli attori hanno un ruolo preciso e seguono il copione supportati dal regista : il wedding planner.
Il Timing delle Nozze o Wedding Time-line.

La wedding time line è dunque la scaletta del film scritta e diretta dall'organizzatore del matrimonio.

Come si crea una wedding time-line?
Prima di procedere alla stesura della tabella definitiva occorre crearne altre due:
  •  Time-line fornitori;
  •  Time-line sposi;
  1. La tabella fornitori  è l'elenco dettagliato di ogni  singolo servizio fornito da professionisti e collaboratori completo di: nome del fornitore, luogo di esecuzione, tempo di realizzazione, orario di inizio e orario termine oltre il tempo di percorrenza dalla sede alla destinazione. Di seguito un esempio molto semplice di tabella fornitori.

Il Timing delle Nozze o Wedding Time-line.                     clicca sull'immagine per ingrandirla.
 Da questo esempio si desume che se la cerimonia ha inizio alle ore 11:00 il fiorista deve partire dalla sede alle ore 08:30 per arrivare in Chiesa alle 09:00 e terminare l'allestimento entro le 10:00.
Ogni scheda va rilasciata in copia al fornitore completa di:- tutti gli indirizzi di competenza ( casa sposa, chiesa, ricevimento....);- gli orari tassativi ( cerimonia, inizio buffet, consegna bouquet...);-  nomi e contatti telefonici  dei  responsabili delle varie locations;- indicazioni stradali, parcheggi ed eventuali regole di carico, scarico...;Nella scheda vanno inseriti anche i collaboratori del proprio staff.   2. La tabella sposi è l'elenco in ordine cronologico di tutte le richieste degli sposi.Es:  la cerimonia durerà un'ora e trenta perchè celebrata da un amico missionario con l'inserimento di molti canti e momenti di condivisione... ( mi è capitato davvero! :-) )
Compilate queste due schede, si procede con la stesura della vera Wedding Time-line che non è altro che la somma di entrambe le tabelle, disposta in ordine cronologico con il seguente schema:
  • orario di riferimento ( inizio servizio o azione : allestimento fiori o arrivo sposa chiesa );
  • nome del fornitore o attore ( sposo, sposa,testimone,staff,wp...);
  • tipo di servizio ;
  • luogo;
  • note utili ( rif.ti, contatti, tassativi..);
Il Timing delle Nozze o Wedding Time-line.
Quali sono le tempistiche  indispensabili da seguire ?
  1. i tempi di esecuzione dei lavori/servizi dei fornitori;
  2. la durata della cerimonia in base al tipo di rito celebrato;
  3. i tempi di preparazione della sposa: si stabiliscono con l'ausilio della parrucchiera e della truccatrice in base al  tipo di lavoro scelto dalla sposa e se oltre ad essa si preparano anche amiche, mamma, sorelle... In ogni caso la sposa deve essere pronta almeno un'ora e mezza prima della cerimonia + tempo di percorrenza verso Chiesa/Comune. Es.cerimonia alle ore 11:00 e percorrenza 0:30 min. = la sposa deve essere pronta per le 09:00. A quell'ora arriverà il fotografo che alle 10:00 lascerà la casa della sposa per recarsi in Chiesa;
  4. orario di inizio buffet calcolato con il responsabile del catering tenendo conto di: durata cerimonia + mezz'ora per firme + mezz'ora per saluti e foto di rito + tempi di percorenza dalla cerimonia al ricevimento;
  5. i tempi di percorrenza da un luogo all'altro: da casa della sposa alla chiesa; dalla chiesa al ristorante....;

online@graceevent.net
 Con la time line in cartellina o nel tablet potrai svolgere un wedding day coordinator con efficenza e puntualità; ricordati pero' che un ottimo regista sa trasformare i tempi vuoti in opportunità e risolvere i contrattempi con soluzioni istantanee. La capacità di problem solving, tipica di un wedding planner l'acquisisci con la pratica e l'esperienza ma devi soprattutto migliorala con lo studio e la tecnica.Ho preparato per te una scheda Time-Line completa che puoi scaricare, copiare personalizzare ed integrare come preferisci ; se desideri riceverla scrivimi a [email protected] o dal FORM CONTATTIPer ogni altra informazione scrivimi o commenta questo post, sarò lieta di risponderti e organizzare insieme un Sì Straordinario! :-)Mariagrazia Tarantinowedding planner[email protected]

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