Per una risposta pragmatica e concreta alla domanda avrei bisogno di conoscere l’ambito specifico in cui gli indicatori di performance vogliono essere utilizzati (indicatori di performance per la divisione vendite sono naturalmente differenti da quelli per l’amministrazione e contabilità), ma la domanda mi ha dato un ottimo spunto per aggiungere qualche ulteriore elemento al ragionamento (la risposta specifica la riservo ad uno scambio di corrispondenza via mail :) ).
Nello scorso articolo ho utilizzato la metafora del quadro degli strumenti dell’auto per esemplificare la funzionalità e la finalità degli indicatori di performance. Per me è realmente così e, quando possibile, anche graficamente me li rappresento proprio come se fossero i componenti del mio cruscotto.
Il primo suggerimento che mi sento di condividere con te è questo, non limitarti ad utilizzare indicatori strettamente collegati con l’obiettivo finale, ma cerca di prendere in considerazione un maggior numero di parametri che possono influenzare il raggiungimento dell’obiettivo e ti consentono di avere un quadro più completo della situazione, comprendere meglio eventuali problematiche, ed indirizzare in maniera più precisa le possibili soluzioni.
Mi spiego con un esempio.
Se vogliamo parlare dell’area commerciale un facile indicatore di performance può essere il fatturato, ed è sacrosanto e corretto utilizzarlo e monitorarlo.
Se il tuo pannello di controllo è costituito però dal solo indicatore del fatturato le informazioni che ne ricavi rischiano di essere troppo scarne e minimali. Se ti trovi perciò in un momento di grande crescita potresti non riuscire ad identificarne con sufficiente chiarezza i motivi, se invece stai attraversando un periodo di difficoltà potresti non sapere dove intervenire per migliorare le cose.
Supponiamo allora che stiamo parlando di una società che ha diversi commerciali, che devono vendere i loro prodotti e servizi alle aziende del territorio. Altri indicatori di performance che potrebbero essere utili per un’azienda di questo tipo sono ad esempio:
- il numero di clienti o potenziali clienti contattati,
- il numero di clienti visitati,
- il numero di offerte presentate,
- il numero di chiusure effettuate.
A cosa mi servono tutti questi dati? Supponiamo che uno dei miei commerciali non stia attraversando un momento particolarmente brillante, alcune motivazioni potrebbero essere:
- non contatta un numero sufficiente di aziende,
- contatta un sacco di aziende, ma poi non riesce ad incontrarle per proporre i suoi prodotti e servizi,
- incontra un sacco di aziende, ma non arriva a presentare un numero sufficiente di offerte,
- presenta un sacco di offerte, ma non ne chiude abbastanza.
Credo che hai compreso dove voglio arrivare. Per lo stesso risultato finale ci possono essere motivazioni competamente differenti. Se hai il tuo cruscotto con i diversi indicatori puoi essere molto efficace nel supportare ad esempio il tuo commerciale, altrimenti no.
L’altro spunto che voglio offrirti invece è questo: sii bilanciato ed equilibrato ed evita di cadere nell’eccesso opposto, l’avere cioè un cruscotto così ricco di indicatori che poi non sai a quale prestare attenzione. Troppi indicatori hanno il solo effetto di farti perdere un gran tempo, per aggiornarli e per monitorarli, senza portarti in realtà un grande beneficio.
Proseguendo nell’esempio di prima potresti scegliere di utilizzare gli stessi indicatori, e segmentarli ad esempio:
- per zona,
- per clienti fidelizzati, nuovi e prospect,
- per stagionalità,
- per tipologia di prodotto.
Attenzione bene, non ti sto dicendo che sia sbagliato! Ti faccio solo una domanda: un livello di dettaglio così spinto ti serve? Lo utilizzi? Se la risposta è sì allora è perfetto e il discorso è esattamente quello visto precedentemente, se la risposta è no, allora abbandonali e serviti solo di quelli che riesci a gestire.
Tieni presente che è tutta una questione di allenamento all’utilizzo, non ha alcun senso non avere nessun indicatore di performance e poi tutto d’un tratto impiegarne cinquanta; inizia a gestirne un po’ e poi, man mano che prendi familiarità e hai bisogno di ulteriori informazioni per indirizzare meglio le tue azioni, scegli di incrementare gli strumenti a tua disposizione.
Non c’è un numero di indicatori che è giusto ed uno che è sbagliato, semplicemente ce ne è uno che è utile e funzionale per il tuo lavoro, sulla base delle informazioni che ti servono e che sei in grado di gestire.
Un saluto e alla prossima.