La gestione del tempo e della contabilità: Invoice

Come gestire fatture, clienti, spese, tempo dedicato ai singoli progetti? Ho cercato uno strumento e ho provato invoice di zoho. Alcune considerazioni. Interessante per freelance e aziende.

La gestione del tempo. Sembra semplice. Manuali su manuali sull’argomento- utili, se poi si applicano. Alla fine rimane la pratica, e gli strumenti che utilizziamo. Agende, notes, ecc.

Non è semplice. Affatto. Una buona gestione degli impegni e delle risorse (sia per i freelance, sia per le aziende) è un nodo quasi sempre centrale. Così come lo è avere un quadro chiaro di dove vengono investiti i soldi, come va il cash-flow, eccetera. In breve: Tempo e Contabilità sono fondamentali.

Fornire indicazioni utili sulla gestione del tempo o su come si controlla la contabilità non è certo il mio mestiere: tuttavia è un problema che mi riguarda e in cui cerco di migliorare. Migliorare la gestione del tempo mi consente di concentrarmi maggiormente sugli obiettivi che mi stanno più a cuore. Semplificarmi la gestione della contabilità idem.

Software di fatturazione online per privati e aziende: Invoice Zoho

Quindi ho approfittato di un momento libero per trovare uno strumento- possibilmente gratuito- che mi aiutasse nel tener traccia di:

• spese (per chi, come, quando)
• fatture (a chi l’ho già mandata, e quando? Ha pagato?)

Mi bastava questo, fondamentalmente. Potevo continuare ad usare excel o simili, le sue formule, ecc, ma per curiosità ho provato a cercare qualcosa di più completo.

Sono approdato a invoice.zoho.com. Versione base gratuita. Ed è pure in italiano.

Con questo strumento (unicamente on line, quindi raggiungibili da qualsiasi posto dotato di connessione internet)  posso:

• Tener traccia della fatture.
• Creare invii automatici per fatture che sono ricorrenti e per reminder nel caso una fattura non sia stata pagata nei tempi concordati.
• Creare per ogni cliente una scheda riassuntiva dove vedo: fatture pagate, fatture non pagate, tempo dedicato, i prodotti (o servizi) più venduti, spese sostenute.
• Poter visualizzare una serie di report, creati in automatico, dove avere un’istantanea delle principali fonti di spesa e di reddito.
• Interessante la funzione timesheet, dove cliccando su un timer segna il tempo trascorso sui vari progetti. Non c’è più bisogno di segnarsi le ore: basta fare un click (e poi anche uno per fermarlo, altrimenti vi contabilizza 12.343 ore!)
• E molto altro ancora.

Insomma, molto più di quanto stessi cercando. Ed è pure gratuito (con alcune limitazioni del tutto accettabili). C’è anche una versione a pagamento nel caso abbiate tantissimi dati da gestire, o se molte persone della vostra azienda devono utilizzarlo.

E l’assistenza?

Ho avuto anche un piccolo problema, quindi mi sono rivolto all’assistenza via email. Passa qualche giorno, nessuna risposta. Comincio quindi a dubitare: “a quelli con l’account gratuito non se li filano”. Vabbè. Risolvo il problema da solo.

E invece, dopo una decina di giorni, mi arriva una mail, dove mi chiedono scusa e mi danno la loro disponibilità a risolvere la questione. L’italiano è improbabile, ma c’è scritto in evidenza che è stato usato un traduttore on line. Almeno sono onesti. E comunque c’è anche l’originale in inglese.

Questo strumento non mi renderà felice. Ma mi fa risparmiare tanto tempo: è già un buon inizio.

---