Le riunioni… alternativa pratica al lavoro?!?

Le riunioni di lavoro… che rebus.

Sono uno degli strumenti rilevanti per uno dei compiti principali di un manager: prendere decisioni. Con il crescere dell’interdipendenza, come in modo visionario già prevedeva P. F. Drucker.

Di fatto è una delle situazioni maggior oggetto di ironia se non proprio di barzellette, come la vignetta che riporto di seguito:

Io stesso mi sono messo in discussione sul metodo, o assenza di metodo, con cui conduco le mie riunioni di lavoro. E’ stata così l’occasione di approfondire il tema, principalmente con ottime risorse trovate sul portale per “educatori” dell’Harvard Business Publishing: http://hbsp.harvard.edu/

Vi riassumo di seguito cosa ho appreso e cosa sto cercando di esercitare.

Per preparare al meglio il meeting possiamo seguire uno fra i tanti template di Meeting Agenda.

Un paio di esempi:

http://office.microsoft.com/en-us/templates/meeting-agenda-TC001078506.aspx

http://www.meetingagenda.org/

Probabilmente se come me usate il vostro Calendario elettronico per convocare riunioni, non avrete bisogno di usare un template. Ma vederlo ci aiuta a focalizzare gli elementi cruciali che vanno definiti.

Innanzitutto lo Scopo, la finalità. Così siamo coerenti con S. Covey ed il suo 2° habit: “Begin with the end in mind”.

Essenzialmente una riunione viene ideata e quindi convocata (da quello che chiameremo meeting leader) per 3 macro-finalità:

• Comunicare all’intero gruppo, ad es:
  • Chiarificare ruoli e responsabilità
  • Chiarificare un problema
  • Condividere una informazione, un successo, una problematica
  • Allineare il gruppo verso una direzione
• Prendere una decisione in gruppo
• Risolvere un problema in gruppo

Gli obiettivi discendono direttamente dalla finalità, ed essenzialmente rispondono alla domanda: “Cosa vogliamo ottenere?”. Altro modo per aiutarci a chiarificarci le idee (o ad aiutare altri a chiarificarsele) è completare l’espressione:  “Al termine del meeting saremo soddisfatti se….”.

L’elemento successivo per preparare il meeting è definire i partecipanti. Quanto spesso ci lamentiamo di essere invitati a meeting che potremmo risparmiarci? Pensiamoci quando inseriamo persone fra i convocati con la filosofia del “meglio abbondare…”, “così poi non può dire che non era informato…”…

La pragmaticità americana ha formulato la seguente regola:  8-18-1800

• Fino ad 8: problem solving e decision making
• Fino a 18: brainstorming (ideazione) con suddivisione in sotto-gruppi
• … 1800 ed oltre: convention o informativa generale ad una via

In ogni caso, al più chi invitare?

• I decisori chiave sulla issue
• Chi possiede info e conoscenza rilevanti
• Sponsor che permetteranno la realizzibilità delle decisioni
• Chi deve raccogliere in modo diretto le info per implementare una azione

Altro elemento degno di  nota è la formulazione dei punti da discutere.

In particolare: innanzitutto il tempo da allocare per ciascuno dei punti da discutere. Questo ci costringe a fare una agenda realistica. Verosimilmente andando ad allocare i singoli tempo potremmo accorgerci di dover “tagliare” qualche punto e allargare la riunione.

Questo ci aiuta anche a definire il tempo totale. A volte andiamo a “slot” predefiniti. Ad esempio fissiamo per default un meeting di 1 ora solo perché è il setting del nostro outlook. Meeting possono essere tanto di 15 minuti (una breve comunicazione – in alcuni ambienti viene svolto in piedi proprio per la brevità – Stand-up meeting), quanto di 90 minuti (la risoluzione completa di una issue complessa nelle sue varie fasi: analisi, decisione, pianificazione…). Non consiglierei  mai di andare oltre i 90 minuti per il calo dell’attenzione dei partecipanti, e non me ne aspetterei molte così lunghe nella settimana.

E così in modo intermedio 30 minuti, 45 minuti… quanto realmente serve.

Altro punto per l’agenda è l’ordine. Uno dei criteri che ho trovato maggiormente in linea con la mia esperienza è l’ordine di «energia»:

• Facili all’inizio per riscaldare il teamwork
• Rilevanti nel mezzo, nel «flow» del gruppo
• Non importanti in chiusura

Uno dei motivi per cui è molto importante l’agenda è che il gruppo potrebbe vivere con frustrazione e scoraggiamento il non aver affrontato in modo efficace un punto molto importante per tutti. E questo inficerà più in generale il teamwork anche fuori dal meeting.

Infine, per concludere questa parte sulla preparazione, è molto utile dividere i compiti nella gestione del meeting. Da un lato i singoli punti possono essere presentati da persone diverse, che aiuta il coinvolgimento e la partecipazione.

Dall’altra nel “gioco del meeting” ci sono diversi specifici ruoli:

• Leader: chiarifica scopo, obiettivi, perimetro della discussione; è in ogni caso la persona responsabile finale che “le cose accadano secondo i fini”
• Facilitatore: modera e stimola gli interventi, gestendo la conduzione del meeting
• Scribe: prende gli appunti utili alle conclusioni ed eventualmente ai recap in itinere
• Esperto: fornisce contributi informativi grazie ad un know-how specifico

Tutti questi elementi sono utili a ciò che è importante avvenga prima del meeting.

Il prossimo post lo dedicherò a cosa è importante avvenga durante, e a seguire cosa è utile che avvenga dopo.

Anche se sono tutti elementi semplici, è esperienza comune che la maggiore efficacia passa attraverso piccoli cambiamenti, realizzati nella quotidianità, e utili ad un scopo rilevante. Come in questo caso: prendere decisioni, rafforzare lo spirito di gruppo, valorizzare le singole persone…

Se ancora le cose non dovessero funzionare … avete sempre questa valida alternativa:

In ogni caso per me è stato utile. Mi ha costretto a mettere per iscritto cosa vorrei fare in modo diverso e migliore, e mi sono compromesso con i colleghi che leggeranno questo post e mi daranno qualche feedback nelle prossime settimane!

Un abbraccio.

Buon meeting!

Francesco