Marca temporale per i documenti aziendali

Vediamo insieme cosa sono le marche temporali per i documenti strumento divenuto indispensabile per il processo di conservazione elettronica e archiviazione sostitutiva dei documenti cartacei in formato elettronico che vi potrebbe (il condizionale è d'obbligo) far risparmiare molti soldi ai fini del soddisfacimento del requisitito di conservazione decennale dei documenti amministrativi e societari.

Sono ormai tanti anni che la società moderna è entrata nell'era della digitalizzazione, infatti tante sono le operazioni, dalle più complesse alle più semplici e banali, che è possibile eseguire per via informatica.
Procedure economiche, amministrative e legali stanno ormai subendo il passaggio dal cartaceo al digitale, per una maggiore convenienza e una maggiore sicurezza dell'utente.

Tra i tanti servizi digitali che sono emersi negli ultimi anni spicca la Marca Digitale. Si tratta di un importante servizio che viene offerto da un Certificatore Autorizzato, consistente in una sequenza di caratteri rappresentanti un determinato momento temporale (ora e data), al fine di accertare e ufficializzare il contenuto di un documento informatico.

La marca temporale è stata introdotta da ormai diversi anni, infatti la prima fonte risale al "Decreto del presidente del Consiglio dei Ministri" datato 13 gennaio 2004. Il decreto in questione enunciava la regolamentazione riguardante la formazione, duplicazione, riproduzione, trasmissione e conservazione dei documenti informatici. Tale fu la base che portò all'introduzione della marca temporale. Quest'ultima può essere utilizzata sia su documenti privi di firma digitale, ufficializzandone il contenuto e conferendogli una ubicazione temporale, sia su documenti contenenti la firma digitale. In quest'ultimo caso, la marca ufficializzerà l'esatto momento in cui il documento in questione è stato creato, archiviato o inviato.

Apponendo la marca temporale in un documento informatico, contenente firma digitale, si ottiene il risultato di convalidare la firma, anche nell'ipotesi in cui il certificato della firma sia scaduto, garantendone la validità anche con il passare del tempo, purchè ovviamente la marca sia stata apposta prima della scadenza.

Naturalmente è importante precisare che il servizio di marcatura temporale non è legato a quello di firma digitale, pertanto anche coloro che non usano la firma digitale possono acquistare ed utilizzare la marcatura temporale rifornendosi da altri soggetti. Molteplici sono i vantaggi di tale servizio, più importante e fondamentale è sicuramente la possibilità di attribuire una collocazione temporale, ufficializzandone la data e l'ora, ad un documento informatico, direttamente da casa utilizzando il proprio personal computer. La marca può essere applicata a qualunque tipo di file, però è consigliabile utilizzare il formato .pdf, infatti questi ultimi trattandosi di file statici non presentano il rischio di compromettere la validazione temporale con eventuali modifiche.

Tanti sono i soggetti che effettivamente necessitano di questa tipologia di servizio, pochi però sono quelli che effettivamente sono ben documentati sul come ottenerlo.

Per usufruire del servizio di marca temporale bisogna innanzitutto comprare un pacchetto di marche ed ovviamente essere in possesso di un account presso un gestore autorizzato, come ad esempio Aruba, uno dei maggiori gestori autorizzati al servizio di firma digitale, posta elettronica certificata e marche temporali.

Nel caso di questo particolare gestore coloro che usufruiscono anche del servizio di firma digitale godono di determinati software, nei quali è possibile configurare l'account. Chi invece non usufruisce della firma digitale dovrà semplicemente scaricare ed installare nel proprio computer l'apposito software, direttamente dal link presente all'interno della mail di attivazione del servizio. Una volta installato dovrà essere configurato con i dati dell'account. Fatto questo sarà possibile utilizzare le proprie marche temporali, in qualsiasi momento ve ne sia bisogno.

Le marche non possono essere acquistate singolarmente, ma in gruppi che vanno da un minimo di cinquanta ad un massimo di cinquecento. Ogni gruppo di marche ha un costo abbastanza basso, costo che in proporzione diminuisce acquistando i gruppi maggiori. Infatti mentre quello da cinquanta costa circa 12,50€ più Iva( circa venticinque centesimi a marca), quello da cento costa ventidue euro più Iva (ventidue centesimi ognuna), e così via acquistando gruppi sempre maggiori il costo di ogni marca diminuisce, fino al gruppo maggiore di 500 marche avente il costo di novanta euro (appena 18 centesimi ognuna).

Da tutto ciò risulta abbastanza palese l'elevata convenienza delle marche temporali, un servizio che negli ultimi anni ha rivoluzionato il sistema dei documenti informatici. Ormai ufficializzare la data di un documento risulta essere un meccanismo veloce ed economico, atto a semplificare il lavoro di molteplici figure professionali.

Vi ricordo poi l'adempimento annualre relativo al versamento dell'imposta di bollo per l'archiviazione sostitutiva dei documenti aziendali che ha ancora al momento una particolare metodologia di liquidazione che prevede un versamento in acconto e saldo che si effettua entro il 31 gennaio di ciascun anno.

Cos'è Indispensabile per la conservazione elettronica dei documenti aziendali

Vedrete come la smart card e l'acquisto di marche temporale diviene indispensabile ai fini del rispetto delle procedure per la conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica dei documenti informatici.

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