Perché i progetti per l’anno nuovo hanno bisogno di storie dell’anno vecchio.

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Quante liste di propositi per l’anno nuovo avete messo in saccoccia per affrontare belli carichi questo 2015 appena iniziato?

Il passaggio dal 31 al primo è un po’ come se fosse metaforicamente un cambio del pelo. Ci sentiamo nuovi, o vorremmo esserlo, e siamo ansiosi di iniziare. Palestra, cibo sano, lettura, cose, persone, insomma tutto nuovo. È come una meravigliosa occasione. Questo giro di boa, convenzionale e simbolico, per tutti noi rappresenta una nuova possibilità.

Nel privato come nel lavoro: nuovi obiettivi aziendali, nuove strategie, nuovo metodo di lavoro. È come salire in macchina: si ingrana la quinta e avanti tutta. La strada è intonsa, dobbiamo solo percorrerla. E il “finito”, la strada alle nostre spalle, fatta di curve, paesaggi strepitosi, ma anche dossi, buche è ormai cosa superata.

Nel mio caso, nel mio lavoro, questo cambio al 31 dicembre è più che convenzionale. L’evento (la coppa del mondo di sci) va in scena poco prima di Natale. Poi, giusto il tempo per dormire, ricaricare energie, stare in famiglia e con l’inizio di gennaio si rimette in moto la macchina.

Eppure, ecco: c’è un eppure grande come una casa. Se non mi prendessi il tempo di studiare e in un certo senso ripercorrere quella strada vecchia alle mie spalle mi ritroverei ben presto in una strada simile, tutt’altro che libera e scintillante, piuttosto di nuovo piena di buche, che nel frattempo potrebbero essersi trasformate in voragini.

Ripartire è importante. Ma la prima tappa di questa ripartenza è lo sguardo al passato, all’avvenuto, alle cose fatte prima.

Per esperienza so che se si parte a gran velocità dentro il nuovo con una montagna di progetti e novità senza essersi chiesti prima che aspetto avesse il vecchio lasciato alle spalle, si rischia di fare e rifare gli stessi errori. In parole semplici: se io cucino la pasta senza sale e non l’assaggio continuerò a cucinare la pasta senza sale.

Il nuovo è importante, ma prima di affrontarlo bisogna allora chiedersi cosa abbiamo combinato l’anno prima. Questa domanda è obbligatoria in ogni ambito di lavoro, e dunque anche per chi organizza eventi. Io la chiamo la fase del de-briefing. Ma in italiano la si potrebbe chiamare la fase dell’analisi post evento o, in modo più efficace, la fase del “Come cavolo è andata?”

La memoria degli eventi ricorrenti.

Non basta avere successo fuori, non basta un riscontro positivo nell’output, non bastano dichiarazioni della stampa positive. Non basta avercela fatta, nonostante tutto. È invece vitale per la crescita sedersi a un tavolo con i collaboratori e porsi alcune domande. Il successo di un evento non è dato solo dal “comunque è andata”. Il successo si misura partendo dagli obiettivi posti (ne ho parlato qui) e da come si è svolta l’implementazione e, ovviamente, dai conti finali.

E non basta fare analisi “marketing” su spettatori, sponsor, media e così via. Se si vuole crescere le analisi vanno fatte anche – o soprattutto – sul management. Ci sono varie modalità per affrontare questa fase, che è davvero la prima tappa di un metaforico nuovo anno di lavoro.
Io una volta organizzavo un incontro con tutto il comitato organizzatore, ma oggi preferisco incontri circoscritti ai gruppi di lavoro dei diversi settori. In questo modo si ha l’opportunità di andare proprio a fondo, di ricordare insieme cosa è successo. Per chi guida questi incontri si tratta soprattutto di porre domande e ascoltare e rivivere la fase delicata dell’implementazione attraverso le parole degli altri.

Ho raggiunto l’obiettivo?
In caso negativo, cosa non ha funzionato? Perché?
Che lezione traggo da questa esperienza?
Cosa va cambiato? Cosa va mantenuto? Cosa va eliminato?
Dove ho speso troppo? Perché?
I collaboratori sono bravi? Dove sono deboli? Come posso valorizzarli?
Dove è forte il mio settore? E dove è debole?

Queste sono le domande che ci guidano nelle nostre riunioni a gennaio, ma – attenzione – sono domande che poi rivolgo io anche a me stessa. Mi metto allo specchio e con severità cerco di rispondere. Anche il “capo”, insomma, deve fare la sua bella analisi su come è andata e sulla sua prestazione.

Questi diversi diari vanno poi riassunti per iscritto. Saranno la guida per tutto l’anno nuovo: per la fase di pianificazione strategica, per l’avvio dell’implementazione e infine per un ultimo controllo alla vigilia dell’evento.

La memoria degli eventi “one shot”.

E gli eventi unici? Quelli che hanno luogo solo una volta? Hanno anch’essi una memoria, una storia da cui attingere linee guida?

Altroché!

I mega eventi sono pieni zeppi di memoria, solo che ce ne dimentichiamo perché la loro è una memoria conservata altrove e pensiamo non ci riguardi. Se penso ai Giochi Olimpici, ogni 2 anni c’è chi costruisce qualcosa e lascia qualcosa. La memoria di questi eventi epocali in genere è raccolta nei cosiddetti “final reports” che raccontano tutto. O quasi tutto…

Questi documenti riassuntivi non sono altro che un mezzo di promozione, di propaganda. Insomma, si mostra il paesaggio meraviglioso, ma non le buche nella strada percorsa. Anche perché le buche spesso emergono parecchi anni dopo. Eppure, sebbene in modo ovviamente più complesso rispetto ai piccoli eventi, il passaggio di informazioni è fondamentale anche qui.

Gli americani parlano di “lessons learned”. Ecco allora che chi si mette a organizzare un mega evento, una volta definito lo scopo, dovrebbe andare a studiarsi con diligenza la memoria di eventi simili. Ponendosi le stesse domande:

Dove sono andate bene le cose e perché?
Dove sono andate male le cose e perché?

Ingenuamente potrei dire: è possibile che il tormentone post mega eventi sia sempre lo stesso? Cattedrali nel deserto, impianti arrugginiti … possibile che gli errori degli eventi passati non possano divenire un antidoto per gli eventi del presente e del futuro?

Si è parlato tanto ultimamente di Roma 2024, le olimpiadi nella Capitale. Ecco, un lavoro fatto bene dovrebbe partire dalla memoria: olimpiadi estive passate, ma pure invernali. Che siano in Inghilterra o in Russia poco importa. E poi, viste le fragilità di questo nostro paese, andrebbe ripercorsa la storia dei nostri mega eventi: Torino 2006 e Expo 2015. Dove hanno fallito? Perché? Cosa dobbiamo fare per non ripetere gli stessi errori? Dove invece sono stati vincenti? Quali sono le nostre forze?

Parrebbe semplice buon senso, ma ahimè, la voglia di partire in genere vince e ci si lancia nel progetto e poco nella “storia”.

Progettare è meraviglioso. Ma se non conosco il terreno sul quale vado a costruire, rischio di combinare un bel disastro. E il terreno degli eventi è quello dell’esperienza, della memoria, dei successi e dei disastri. È da qui che si deve partire, per essere certi che l’evento non sia il lavoro di un’armata Brancaleone ingenua e spavalda, ma sia una vera macchina da guerra, capace non solo di proclami del tipo “Questi errori da noi si faranno più!”

Ma capace di non farli più per davvero.