Perché la prima persona da mettere in agenda sei tu.

“Bisogna essere seri almeno riguardo a qualcosa – scriveva Oscar Wild – se si vuole avere divertimenti nella vita.

Come dargli torto! Io sono certa che se si riesce a essere seri nella pianificazione del lavoro, ci si diverte, sia al lavoro, sia dopo, quando vengono spente le luci dell’ufficio e  andiamo a casa, dagli amici, in vacanza …

Per chi non mi ha seguito ultimamente: un breve richiamo. Ho raccontato in questo blog come è possibile migliorare il nostro approccio al lavoro analizzando prima di tutto la propria giornata lavorativa  e poi progettando il mese di lavoro, cioè: vi ho raccontato come mi organizzo io e visto che mi pare un buon modello, l’ho condiviso qui.

Adesso entriamo finalmente nel vivo,  perché ora si lavora!

Ora si tratta di sedersi a un tavolo e iniziare a produrre.

Gli ingredienti sono di nuovo molto semplici:

• Piano mensile
• Agenda
• Penne e colori (opzionale)
• Disciplina quanto basta
• Flessibilità rilassata
• 15 minuti con sé stessi (* vale a dire: isolarsi dagli altri e pensare a sé)

Anche il  metodo è semplice.

Prima di illustrarlo, però, ci vuole una domanda: quando va preparato il piano settimanale?

Progetto per un week-end destressizzato.

Il piano settimanale va fatto sempre il venerdì, principalmente per tre motivi:

1. Il venerdi – con la settimana di lavoro alle spalle – avete ancora la memoria fresca su tutto ciò che è accaduto. Siete, cioè, in grado di visualizzare con maggiore consapevolezza cosa dovrà accadere la settimana successiva, cosa dovrete fare e con quali tempi. Siete ancora concentrati, siete ancora dentro le cose.
2. Il lunedì mattina è, invece, la giornata del ritorno, delle distrazioni, delle mail noiose, dei momenti di interruzione e disturbo, dei racconti da fine settimana. Una massa di cose che ci tolgono concentrazione. Se la tabella di marcia è invece già scritta, dovrete solo aprire l’agenda e seguire il programma. Passo dopo passo. Potrete, cioè, essere attivi da subito e concedervi pure qualche chiacchiera del lunedì, la lettura di mail sparse, un caffè prolungato, e il progressivo recupero della concentrazione.
3. Infine: se chiudete l’ufficio il venerdì sera con vostro il piano di lavoro pulito e pronto per l’uso sopra la scrivania, vi potrete godere un fine settimana sereno, veramente rigenerante, con la mente fuori dall’ufficio e senza quel pensiero che ogni tanto –  se non avete fatto un piano – s’insinua, come:  “devo ricordarmi di fare questo e quello …”,  “devo capire come fare settimana prossima a gestire il progetto x … “. Se avete un piano e questo pensiero s’insinua lo stesso, potrete semplicemente scacciarlo perché voi avete un piano lo avete!

Sono solo 15 minuti a fine settimana: vi isolate, vi concentrate e fate ordine.

La settimana lavorativa si costruisce in tre passi.

Il piano settimanale deve tenere conto di tutte le attività: quelle ordinarie, quelle di progetto, incontri, riunioni, tutto.

Primo passo: gli appuntamenti

Verificate quali appuntamenti avrete la settimana in esame.

Prendete l’agenda e segnate:

• Gli appuntamenti e le riunioni (attenzione: se la riunione delle 10.00 è dall’altra parte della città, dovete considerare anche il tempo che ci metterete ad arrivarci e a tornare in ufficio)
• Inserite anche gli appuntamenti privati (magari in colore diverso)

Secondo passo: il lavoro concentrato

Prendete ora il piano mensile e le cose da fare, valutate quali sono le priorità e le scadenze.

Il mio consiglio è di non considerare l’agenda solo come un promemoria di appuntamenti, ma di inserirvi  proprio il lavoro da fare. Ad esempio, avete un pomeriggio senza appuntamenti? Inserite tre ore di seguito da dedicare al  progetto A. Ma soprattutto, poi, rispettate la pianificazione come fosse un appuntamento. Ecco si: un appuntamento che avete preso con voi stessi. Non solo: quando sarà il momento,  in quelle tre ore non rispondete al cellulare, fate dire che non ci siete, isolatevi. E se avete dei dubbi, riprendete la vostra “auto analisi” per capire come riuscire a ritagliarvi spazi prolungati di lavoro davvero concentrato.

Terzo passo: i lavoretti

Ora avete davanti a voi un’agenda con degli spazi sparsi qua e là. Bene! Riempiteli con quelle attività che magari richiedono solo cinque o venti minuti: piccole attività da fare, mail, telefonate, scambio veloce con un collega, micro attività, imprevisti innocui, e cosi via.

Un buona soluzione potrebbe essere quella di segnare in uno spazio dell’agenda (o su un foglio a parte o in un quaderno o nel tablet…)  questi lavoretti che devono in ogni caso essere svolti, ma se non organizzati rischiano di togliere spazio al lavoro concentrato. I lavoretti sono come i calzini: non sono i capi più importanti, ma non potrete nemmeno farne a meno e in valigia li infilate nei buchetti rimasti tra una camicia e l’altra.

Fine della settimana

Alla fine della settimana troverete la pagina della vostra agenda tutta pasticciata, con cose cancellate, altre aggiunte, con appuntamenti inseriti in corsa e cosi via. L’importante è tenerla aggiornata. Il venerdì è vicino e venerdì sera, con questa pagina pasticciata e il piano mensile potrete occuparvi della settimana che verrà. E potrete anche gustarvi i segni, le cancellazioni, le integrazioni: che soddisfazione! Tutto lavoro fatto! E fatto con ordine e serietà. Ora siete pronti per quello che in tedesco si chiama “Feierabend”, letteralmente la festa serale, cioè fine dei lavori.