Quanto sono professionali le tue email?

Caro lettore,

al giorno d’oggi, tutti godiamo dei vantaggi dell’era della comunicazione. Con sforzi minimi e tempi d’attesa ridottissimi, i nostri messaggi raggiungono chiunque, in qualsiasi parte del mondo. Si stima che circa 300 miliardi di email vengono spedite ogni giorno in tutto il mondo. Di sicuro, anche tu stai contrinuendo a questo dato.

Difatti, le email sono diventate il mezzo di comunicazione principale a lavoro, sia per relazionarsi con i clienti sia per comunicare con i colleghi.

Ma quanto sei professionale nelle email che scrivi? Per ottenere una risposta realistica e ragionevole, fai un test: considera che ognuno dei punti seguenti vale il 10% di professionalità. Se sei abbastanza sicuro di rispettare tutti quei punti, complimenti! Le tue email sono professionali al 100%. Altrimenti, pensa a una strategia per migliorarle, tenendo conto dei nostri suggerimenti.

1.   L’oggetto comprende non più di 7 parole, che descrivono al meglio il contenuto del messaggio.

2.   L’email non inizia in maniera brusca, ma in una maniera amichevole / formale, a seconda delle situazioni. Dal modo in cui una persona firma le proprie email, puoi capire come vogliono che tu ti rivolga loro.

3.   Il corpo dell’email sembra omogeneo: un unico tipo di carattere, nessuna parola scritta in stampatello (a meno che tu non voglia “urlare” al lettore), nessuna svista o errore grammaticale.

4.   Se vuoi sottolineare qualcosa, usi il grassetto o il corsivo.

5.   Parli di pochi argomenti per ogni email (un argomento solo è l’ideale), in modo tale da non confondere o distrarre l’interlocutore.

6.   Controlli che i dati o i fatti di cui parli siano corretti e controlli tutto prima di inviare l’email.

7.   Non usi acronimi o abbreviazioni, a meno che tu sia sicuro che chi legge sa di cosa stai parlando.

8.   Il contenuto è riassunto alla fine e la frase conclusive mantiene il tono del corpo dell’email (se hai dubbi, scegli “grazie” / “la ringrazio”, per non sbagliare) e la tua firma non supera le 5-6 righe.

9.   Sai che il tempo è denaro, di conseguenza, la tua email è breve e va dritta al punto – in fin dei conti, questo è esattamente il tipo di email che vorresti ricevere, vero?

10.   Allegati troppo “pesanti” richiedono un trattamento speciale: chiedi prima se il destinatario può riceverli e se ha bisogno di un programma per accedere ai documenti.

Quanti di questi punti sono veri per te?

Cordialmente,

Experteer