Sette domande per compilare un piano mensile a prova di stress

Avevo promesso che dopo il mio post su come eliminare attività dispersive nel lavoro, vi avrei raccontato cosa accade dopo. Una volta capito, infatti, come fare ordine in una giornata lavorativa, è altrettanto importante capire come pianificare il lavoro.

Credo che ognuno abbia un proprio modo per tenere sotto controllo il lavoro, per memorizzare le cose, per prendere nota. C’è chi ama tutto digitale e chi preferisce il taccuino. Bene, questo sistema funziona per entrambi gli stili o per chi, come me, vive tra byte e carta.

Questo primo post, della serie pianificazione del lavoro, parla di come impostare il mese.

Ingredienti necessari

• Piano mese precedente (se lo avete)
• 1 tabella excell
• Disciplina secondo le necessità
• Una spruzzata di costanza.
• Un’ora di tempo

È ovviamente necessario che sappiate quale è il vostro scopo, che non si limita ad una sterile job description, ma comprende proprio il vostro ruolo dentro un’organizzazione. E se l’organizzazione siete voi, dovete assolutamente sapere dove volete andare, altrimenti è difficile fare un piano di lavoro. Inoltre, c’è anche la vostra vita e, dunque, il tempo è relativo e a questo dovete pensare quando compilate il piano del mese. Questa vignetta ci dice bene come pensare al tempo non in modo troppo rigido. Siate, inoltre, furbi e organizzate le attivitá in gruppi e categorie. La psicologia cognitiva dice che non siamo in grado di tenere la concentrazione su più di 7 +/- 2 gruppi di informazioni (cioé da 5 a 9) quindi: siate razionali e parchi.

Partiamo!

Da fare ogni 31 del mese

Avete un mese di lavoro alle spalle e se ne apre uno nuovo che va impostato. È come se a casa vostra arrivasse il traslocatore pieno di scatole. Se avete giá deciso dove andranno le cose, la casa sarà a posto entro breve, altrimenti … sarete sepolti da una catasta infinita e confusa. Le scatole sono le vostre cose da fare.

Ecco come organizzarle.

Io in genere dedico un’ora, nell’ultima settimana del mese uscente a pianificare il mese entrante. Mi metto tranquilla al mio tavolo, guardo il mese passato, le cose fatte e quelle sospese e registro quelle nuove che si sono aggiunte.

Poi procedo con questa tabella. Non vi fate deviare dall’aspetto poco invitante. Vedrete: é semplice, facile e tutto il vostro piano sta dentro un foglio A4!

Piano mensile di lavoro – Sensible Event Management – Stefania Demetz

1. Quante ore ha un mese?

Conto le ore di lavoro nel mese. Nella tabella, come esempio, considero 8 ore al giorno per ottobre. Questo primo passaggio è importante perché mi dice quanto tempo ho a disposizione. Per continuare la metafora del trasloco, potrei dire: mi dice quanta superficie ho in casa.

2. Cosa devo fare?

Le cose da fare sono organizzate in sezioni (le stanze del trasloco):

• Attività ordinarie sono tutte quelle attività che rientrano nei miei compiti, che faccio quasi abitualmente o che in ogni caso sono lavori rapidi, quasi automatici.
• Preparazione riunioni: importantissimo. Ci si dimentica troppo spesso che preparare una riunione non solo è importante, ma che prende tempo, spesso molto più che la riunione stessa. Si tratti di un incontro con colleghi o di un appuntamento con fornitori o partners, il meeting va preparato!
• Riunioni effettive: elenco delle riunioni che al momento della compilazione della tabella sono in agenda.
• Progetti speciali: sono quei lavori che richiedono ricerca, analisi, e dunque tempo, che hanno bisogno di particolare attenzione, o che sono novità e così via.
• Imprevisti/mail/telefono: se avete fatto bene la vostra analisi suggerita nel post di settimana scorsa, questo spazio dovrebbe ridursi sempre di più. Gli imprevisti vanno comunque calcolati e solo in base alla vostra esperienza e alla vostra capacità di contenimento di elementi di disturbo potrete tenerli sotto controllo.
• Associazione xy: questo è facoltativo e l’ho inserito per me. Fate parte di un’associazione legata al vostro mestiere? Dovete lavorarci, preparare incontri o altro? Io ho preferito separarla dalle attività mie vere e proprie per visualizzarla meglio.
• SD: sarebbe Stefi Demetz, cioè sono proprio io. Ho inserito qui il tempo dedicato al blog. Ovviamente avviene fuori dalle ore di lavoro, in genere, ma lo considero perché io possa organizzare il mio tempo lavorativo senza trascurare questo spazio dal quale vi sto scrivendo e viceversa.

3. Quanto tempo ci metterò?

Questo è un punto difficile, perché non sempre siamo in grado di capire quanto tempo ci metteremo a fare le cose. Tuttavia l’esperienza dovrebbe aiutarci. Io tendo a tenere le ore verso l’alto, in modo da avere semmai dei cuscinetti. Capire quanto ci mettiamo più o meno è fondamentale per non trovarsi infognati alla fine del mese. Il conteggio iniziale delle ore mensili (punto 1) serve proprio a questo. Se nel computo totale vedo che non ho ore lavorative sufficienti, so che dovrò ottimizzare i tempi o lavorare più delle ore che avevo previsto al giorno, o prevedere un fine settimana. Al contrario, se vedo che tempo ne avanza, posso iniziare giá a lavorare a progetti meno prioritari.

4. Quanto tempo ci ho messo?

Beh, qui confesso che è dura. Io non segno sempre tutto e ormai mi guida l’esperienza, tuttavia, nel mio diario quotidiano (anche questo sarà tema di una prossima puntata) segno quanto ci metto a fare le cose e dunque riesco ad orientarmi. Questa colonna proviene chiaramente da una scuola di management svizzera, dove sono più precisi di noi. Insomma a noi italiani stare a farci le pulci sul lavoro ci piace poco, ma ecco … perché non provare a compilarla, almeno all’inizio?

5. Con chi lavoro?

“Collaborazione con” è una colonna chiara, penso. Compilarla mi aiuta a organizzare meglio gli incontri, tenendo conto anche della disponibilità degli altri

6. Entro quando devo aver finito?

La scadenza è chiarissima.  Indica, cioè, la data ultima entro la quale il lavoro deve essere fatto. Per non  viverla però  al negativo – in inglese si chiama addirittura dead-line – vi rimando a questo bel post di Luisa Carrada.

7. Priorità o urgenza?

Alla fine, ecco che si torna alla prima colonna, in cui inserisco due diversi indicatori che mi aiutano poi a fare i piani settimanali, scadenze a parte. Io uso un codice di numeri e lettere che vanno affiancati.

C = attività continuativa, settimanale con appuntamento fisso

A = importanza primaria

B = priorità secondaria

1 = da fare entro la settimana (urgenza 1)

2 = da fare entro la seconda settimana del mese (urgenza 2)

3 = da fare entro il mese (zero urgenza)

Ecco fatta la mia road map mensile!

Per chi lavora per eventi o attività ricorrenti, risulta poi molto utile prendere il mese dell’anno precedente e confrontarlo.

Posso dire che questo sistema, all’apparenza complicato, è davvero uno strumento di lavoro straordinario. Lo potrete adattare alle vostre esigenze, ma ecco, il mio consiglio è di farlo ogni mese. Anzi, in sede di analisi del lavoro svolto vi consente poi di verificare come sono andate le cose, vi aiuta anche a capire dove avete bisogno di più tempo, dove meno, come impostare le settimane e le singole giornate. Vi permette di regalare tempo alla vita privata.

Io in genere lo stampo, lo incollo nella mia agenda/quaderno di lavoro e lo scarabocchio, evidenziando le cose, aggiungendo e correggendo, ma questo è il mio lato antico, perché ho ancora bisogno di carta e penna.

Capito tutto? Se avete dei dubbi, scrivetemi!

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