Sociale e legale

Nell’augurarvi buon Natale a tutti oggi parliamo di un tema attuale: licenze software legali nelle aziende. É possibile per le no-profit, ONLUS e associazioni sociali in genere godere di qualche sconto o agevolazione? Vediamolo insieme, buona lettura!

Premessa

Le associazioni, le cooperative no-profit, le ONLUS sono organizzazioni sociali con uno scopo di mutualità sociale nel proprio statuto. Operando nel sociale e vivendo spesso di contributi, donazioni o piccole lavorazioni non hanno introiti paragonabili ad una realtà profit; ciò incide sui budget da allocare per le varie risorse, tra cui il reparto IT (computer e software).

Il problema

A volte capita che queste realtà, in virtù dello scopo sociale che si pongono, ricevano la solidarietà spontanea di enti o privati cittadini, che donano quello che hanno. Tra queste donazioni non sempre compare la licenza di Windows (per fare un esempio banale) o di Office, e ciò espone queste realtà al rischio di pesanti sanzioni (fino a tre volte il costo della licenza + la licenza stessa). C’è un modo per regolarizzare tutto quanto senza svenarsi eccessivamente?

TechSoup

Quando inizierete la registrazione a Google no profit vi verrà richiesto un account verificato TechSoup, un ente che dal 1987 si occupa di donazioni software e che, ad oggi, conta partner importanti (parliamo di Adobe, Microsoft -lato server e client- e Cisco, per citare i più noti). Lo scopo del sito è offrire licenze a prezzi molto concorrenziali (es. una licenza di Windows costa 9 euro, Office 21 euro) sfruttando la partnership con nomi importanti.

Il software è scaricabile dal sito ufficiale del fornitore (es. Microsoft) e il pagamento avviene SOLO tramite bonifico bancario. Al momento sul sito non è possibile acquistare a prezzi scontati hardware (come portatili, telefoni o tablet) ma il risparmio che offrono sul software (inclusa la suite completa di Adobe e AutoCad) è notevole e vale la pena registrarsi per godere di tutti i benefici derivanti.

Al momento della registrazione dovrete fornire tutti i dati della vostra organizzazione (questi privilegi spettano solamente alle ONLUS o no-profit), in modo che TechSoup possa verificare l’effettiva coerenza di quanto avete dichiarato.

Google No Profit

Una volta completata la formalità con TechSoup potete accedere anche a Google No Profit (da aprile 2015 disponibile finalmente anche per il mercato italiano), una suite totalmente in cloud che vi permetterà di collaborare al meglio. Per accedervi serve un account TechSoup verificato e l’inserimento di una stringa di testo nel vostro sito, in modo che possiate verificare la proprietà del dominio che volete proporre a Google. Di seguito i software principali offerti da Google e le loro funzionalità in breve:

• Gmail: servizio di posta elettronica, uptime 99,9% sempre disponibile, supporto 24/7 da parte di un team dedicato di ingegneri.
• Drive for Work: spazio archiviazione illimitato, nessun limite al cloud. Sincronizzazione su altri dispositivi, apertura di oltre 40 formati professionali (solo lettura, nessun bisogno di software aggiuntivo), possibilità di lavorare offline, possibilità di lavorare contemporaneamente sullo stesso file, posso accedere allo storico delle versioni precedenti, vari permessi di accesso personalizzati per i vari utenti.
• Hangouts: video conferenze interattive fino a 15 persone. Se si superano le 15 persone è disponibile lo streaming in coda o in diretta su Youtube (pubblica/privata/condivisa con tot persone) senza limiti di numero utenti. É stato utilizzato per la diretta del matrimonio dei Reali d’Inghilterra, milioni di persone connesse.
  Può contare alla base di un’infrastruttura alla base molto potente. Posso aggiungere file e link da condividere con altre risorse per completare il lavoro.
• Calendar: posso organizzare attività e task e decidere se renderle pubbliche o private, organizzare le attività vedendo gli slot liberi dei colleghi evitando telefonate o mail. Gestione ottimizzata del lavoro senza perdite di tempo.
• Forms: Moduli per raccogliere informazioni (sondaggi e questionari). App spesso sottovalutata, permette di inserire le informazioni raccolte in un foglio di calcolo Google e di esporle in forma grafica.
• Sites: Siti per progetti, team, portale clienti, senza dover scrivere una riga di codice, con vari livelli di condivisione. Su Google Plus posso creare community (es. membri dello stesso progetto).
• Vault: Backup conversazioni ingresso/uscita in azienda, anche se sono state cancellate (utilissimo in sede legale).“Assicurazione” per cause legali/scopi di business: archivia/ricerca/esporta messaggi, anche se sono stati cancellati dal cestino, funzione di backup (es. recuperare le vecchie mail di un agente non più dipendente per analizzare le condizioni contrattuali offerte).
• Admin: Controllare e gestire le funzionalità degli utenti

Oltre a questi software cloud (disponibili da qualsiasi browser web come Chrome o Firefox, senza bisogno di installazioni locali) potrete utilizzare AdGrants collegato a AdWords, per pubblicizzare il vostro sito a condizioni particolarmente vantaggiose.

Come vedete ci sono molte occasioni ghiotte per chi opera nel no-profit, totalmente legali e a prezzi decisamente accessibili: ora tocca a voi, buon Natale!

Marco