Software fatturazione e contabilità: quale scegliere?

Per la scelta del sofware per la fatturazione e la tenuta della contabilità dovrete far riferimento prima di tutto a quale è la vostra effettiva e reale esigenza, perchè esistono tantissimi programmi di fatturazione in circolazione e ognuno a mio avviso ha delle qualità dirette a soddisfare solo alcuni target di mercato. Qui ve ne indico alcuni.

La discriminante per la scelta del software non solo per l’emissione della fattura ma anche per la tenuta della contabilità e del ciclo attivo e passivo, per intenderci, la fa la dimensione del soggetto che ne deve fruire. La cosa cambia infatti si siete uno dei seguenti soggetti:

1. Liberi professionisti
2. Aziende di piccole dimensioni
3. Aziende di medie/grandi dimensioni
4. Studi di dottori commercialisti e ragionieri che hanno un medio portafoglio a disposizione.

Software di fatturazione per liberi professionisti

Qualora siate dei professionisti e volete abbandonare i file xls (excel), potete accedere facilmente ad un software per la fatturazione il cui costo è molto conenuto e anche di facile utilizzo. Ne esistno anche di molto economici come per esempio potrebbe essere il software della linea Ebridge della Buffetti nella cui descrizione trovate che è in grado di gestire la fatturazione per una piccola e media azienda e  l’emissione dei documenti (ddt, fatture, note di variazione, ricevute, scontrini fiscali). Sono disponibili moduli specifici per attività al dettaglio di vendita al banco (anche in modalità touch screen) e quindi può essere usato anche come software per la gestione di agenti e sub agenti. I documenti emessi aggiornano il magazzino e la contabilità eBridge.

Lo stesso comunque può essere utilizzato per le PMI.

E per i contribuenti minimi ed i professionisti alle prime armi cosa scegliere come programma fatturazione?

Per i soggetti che aderiscono al regime dei minimi ed il cui regime contabile è molto semplice non consiglio di prendere un software per la fatturazione ma di concordare un onorario molto basso con il commercialista in quanto essendo nella fase iniziale della vostra attività vi inizia anche ad educare alla professione, all’emissione della fattura aiutandovi magari con un format della fattura e spiegandovi come applicare per esempio le singole voci iva per le ritenute d’acconto.

Altro esempio di software per professionisti ma anche per le piccole e medie imprese potrebbe essere ViaLibera del Sole24ore,anche questo organizzato in moduli, per cui vi lascia la possibilità di acquistare singoli moduli a seconda di quello che volete gestire in casa e quello che volete lasciare al commercialista.

Gli onorari del commercialista infatti cambiano notevolmente se la contabilità la fate in casa e lasciate al commercialista l’onere della redazione della dichiarazione dei reddti e del bilancio di esercizio (qualora parliamo di società soggette alla sua redazione).

Magix: altro programma molto utilizzato (anche se io non l’ho mai testato) è Magix di cui molti parlano bene.

In ultimo conosco e ho usato anche il software Profis, insieme a ViaLibera per la gestione delle contabilità dei vari clienti e che non mi sento proprio di consigliare per via dell’interfaccia di difficile comprensione in quanto non ricalca in modo intuitivo i dichiarativi. Cosa che invece fa molto bene il software vialibera che ripropone bene il modello di dichiarazione.

E se volete osare di più…
Quasi tutti questi software poi hanno il pregio (e anche il difetto) di essere divisi in moduli autonomi nel senso che se volete potete attaccarci anche altri moduli per gestire le fasi successive del processo di gestione amministrativa della vostra attività come per esempio la compilazione della dichiarazione dei redditi modello Unico o anche le comunicazioni periodiche Intrastat o Black list, acquistandoli separatamente. In tal modo qualora la vostra professionissione si sta trasformando in una piccola azienda e si sta strutturando un piccolo ufficio amministrativo piano piano vi sganciate dal vostro commercialista per gestire autonomamente parti sempre maggiori della compliance aziendale.

Quale software per fatturazione usare in una grande azienda
Quasi tutte utilizzano SAP che, lasciatemi dire, è un software di una complessità assurda a mio avviso… creato da un ingegnere piuttosto che da un contabile ed i cui costi di implementazione e soprattutto di gestione sono elevatissimi. Le potenzialità del sistema sono enormi ma realmente a mio avviso serve giusto ad imprese della grandezza e della complessità dell’ENI. Nelle aziende clienti in media sono necessarie due persone per la fase di implementazione e a regime almeno due persone fisse nella fase di gestione ordinaria.
Questo da una parte vi lascia capire quale possa essere il costo di implementazione e gestione (svariate decine di migliaia di euro… nulla toglie di chiedere comunque un preventivo per le proprie esigenze, è sempre un software modulare e altamente personalizzabile) e dall’altra la complessità di uno strumento che nella sostanza dovrebbe gestire la contabilità.
Tuttavia ci si trova con schermate e schermate di dati che alla quasi totalità delle imprese non serve a nulla e complica la vita del povero contabile che ci si trova di fronte.