Essere in grado di presentare con chiarezza i vostri progetti o il lavoro svolto è un’abilità sempre più ricercata anche nel mondo del lavoro. Nelle aule scolastiche così come nelle meeting room delle aziende è normale vedere proiettori e maxi-schermi.
Nonostante questo, ancora oggi vediamo che la maggior parte delle presentazioni sono (a dir poco)…NOIOSE!
Vi vogliamo dunque suggerire come realizzare delle presentazioni efficaci e d’impatto sul vostro pubblico (non importa se si tratta di una classe di bambini dell’asilo o una squadra di investitori multimilionari!).
Come tutte le cose, per diventare degli esperti occorre molta pratica, ma vi assicuriamo che seguendo i nostri consigli le vostre presentazioni si distingueranno subito per la loro professionalità!
Come preparare un discorso
Prima di iniziare una presentazione, è importante chiedersi subito: Perché presentare?
Ci possono essere svariati motivi, prendiamo tre esempi:
A) sono costretto dal professore del corso di letteratura ad esporre vita ed opere di un autore famoso alla classe;
B) devo mostrare l’andamento finanziario della società al team di lavoro;
C) ho un’idea geniale e voglio presentarla ad un pubblico di investitori che potrebbe finanziare il mio progetto.
Una volta chiarito il motivo, è importante definire la finalità della presentazione. Nei casi sopra descritti:
A) i miei compagni di classe dovranno essere in grado di conoscere le opere più importanti ed i momenti salienti della vita dell’autore;
B) il team di lavoro dovrà essere in grado di capire se, con la strategia adottata, l’azienda nell’ultimo anno ha guadagnato, ha perso o è rimasta stabile, per poter proporre nuove idee su come migliorare la strategia aziendale;
C) gli investitori dovranno capire bene la mia idea ed il suo potenziale mercato, per poter essere in grado di giudicare se si tratta veramente di un affare.
A questo punto, dobbiamo creare un discorso che sia in grado di far arrivare il messaggio desiderato al pubblico. Prendete carta e penna (oppure utilizzate il vostro software preferito), ed iniziate a buttare giù lo script del vostro discorso. Ogni discorso ha delle caratteristiche proprie, tuttavia possiamo dividere a grandi linee in 4 paragrafi principali (sta a voi creare opportuni sotto-paragrafi dove necessario):
1) Introduzione
Per iniziare il discorso è bene inserire una breve descrizione del presentatore (per capirne il background culturale ed ottenere credibilità da parte del pubblico), nonché riassumere con un frase cosa si andrà a presentare e perché ciò è importante per chi ascolta.
Ad esempio, nel caso B, si potrà cominciare così:
“Buonasera a tutti, sono Mario Rossi, da 10 anni commercialista della Società X. Vi andrò a presentare l’andamento finanziare della società nell’ultimo anno, per comprendere i punti di forza e di debolezza della strategia attuata. In questo modo potrete fare le vostre considerazioni e proporre eventuali cambiamenti nel piano strategico.”
2) Premessa ai concetti chiave
A questo punto, è opportuno creare una premessa ai concetti chiave che verranno introdotti.
Nel presentare un’idea ad un investitore (caso C), sarà dunque utile spiegare inizialmente come è nata l’idea, qual è il problema risolto e quali altri metodi vengono attualmente adottati per risolvere lo stesso problema, possibilmente analizzando i vari competitors presenti sul mercato.
3) Sviluppo dei concetti chiave
In questa sezione si andranno ad esplicare nei dettagli i contenuti più importanti della presentazione.
Nel caso A, si andranno ad elencare tutte le opere dell’autore, inserendo un breve riassunto delle opere ed i motivi che hanno spinto alla realizzazione di essa.
Il livello dei dettagli dovrà essere selezionato in base a 3 fattori:
-il tempo a disposizione per la presentazione;
-il livello culturale del pubblico (chi ascolta è un esperto dell’argomento oppure è semplicemente desideroso di apprendere cose nuove?);
-il livello di dettagli che il presentatore vuole fornire (ad esempio nel caso C, il presentatore non dovrà fornire agli investitori tutti i dettagli tecnici per evitare che l’idea venga copiata o migliorata).
4) Conclusione
Questa sezione è molto importante, in quanto aiuterà gli ascoltatori a ricordare le fasi più importanti del discorso. Per far questo, vi propongo di elencare i concetti chiave che ritenere importanti per il pubblico, e fornire delle considerazioni conclusive. Sarebbe inoltre opportuno consigliare al pubblico delle azioni/metodi pratici che potrebbero utilizzare per aumentare la loro conoscenza dell’argomento o per poter contribuire allo sviluppo del progetto presentato.
Nel caso A, il presentatore potrebbe ad esempio fornire dei link da far leggere agli studenti interessati ad approfondire la conoscenza dell’autore.
Nel caso C, è fondamentale che il presentatore quantifichi il capitale necessario affinchè gli investitori siano in grado di valutare la possibilità contribuire all’avanzamento il progetto.
Ed in ogni caso, non dimenticate di ringraziare il pubblico per avervi dedicato il loro prezioso tempo!
Adesso che lo script è pronto, è importante realizzare delle slides coinvolgenti per dare enfasi al nostro discorso!