Spesso sembra che alcune persone riescano a fare mille cose durante la loro giornata e allo stesso tempo appaiono felici e rilassate. Con un lavoro a tempo pieno in una startup, un blog e un’organizzazione come GiT da portare avanti, nell’ultimo periodo ho iniziato a sperimentare alcuni metodi per aumentare la mia produttività senza essere divorata dallo stress. Ecco quello che ho imparato dalla mia esperienza e da quello che mi ha insegnato chi ci è riuscito:
1. Scomponi i tuoi obiettivi in milestones e poi in sotto-tasks
Scrivere sulla tua to-do list “lanciare il blog aziendale” è il modo migliore per non arrivare mai al lancio. Scomponi in milestones i tuoi obiettivi: entro quando dev’essere pronto il blog? quali sono i passi per averlo pronto? quali sono gli strumenti e le risorse necessarie? Una volta che hai chiarito i macro passi da fare, schedula i task necessari. In questo modo anche assegnare dei compiti a qualcuno sarà più facile, saprai esattamente cosa chiedere e per quando. Inoltre avere un quadro complessivo del progetto nel tuo pieno controllo, ti aiuterà ad affrontarlo in modo più sereno e rilassato.
2. Stabilisci ogni giorno le tue priorità
Non si può fare tutto, non puoi avere 36 ore al giorno e il tempo degli altri non è a tua disposizione. Ogni mattina bevi un bicchiere d’acqua per reidratare il tuo organismo, fai una buona colazione e fai una lista mentale di quello che è più importante nella tua giornata. Una volta decise le priorità, stabilisci dei semplici obiettivi del giorno: rispondere a quella mail che rimandi da giorni, finire quel report, parlare di quel problema con il tuo collega, passare due ore con la tua famiglia in cucina. Non devono essere molti, l’importante è averli chiari e portarli a termine. A fine giornata non potrai che essere soddisfatto.
3. Il meglio è nemico del bene
La perfezione è la peggior nemica dell’efficienza. Bisogna mettersi bene in testa che la perfezione non è raggiungibile, ci sarà sempre qualcosa che poteva essere fatto meglio. Ma quanto tempo porta via questa ricerca? Il tuo miglior lavoro è quello che raggiunge il risultato nel minor tempo possibile. Se ritengo di aver bisogno di un’ora per un lavoro, mi do 40 minuti di tempo, così sono più concentrata ed evito le distrazioni. Se ho ancora a disposizione i 20 minuti restanti, miglioro il lavoro che ho svolto. L’importante è che sia fatto e sia soddisfacente.
4. Essere multitasking non aiuta
Questo uno dei problemi di gestione lavorativa con cui più ho dovuto lottare. Ero convinta che saper portare avanti più cose contemporaneamente fosse un valore aggiunto e invece mi sono dovuta ricredere. Fate questo esperimento: datevi tre cose da fare, provate prima ad eseguirle in parallelo, passando da una all’altra e poi provate invece ad eseguirle una in fila all’altra. L’aumento di produttività che ho riscontrato nel secondo caso non è stato solo in senso temporale, ma anche qualitativo. Se vi focalizzate su una cosa alla volta, portate avanti più obiettivi e meglio.
5. Elimina le distrazioni
Controllare in continuazione la mail e i social network è il miglior modo per non rimanere focalizzati su quello che si sta facendo. Decidi quante volte al giorno hai bisogno di controllare le tue interazioni online e schedula degli orari precisi in cui farlo. Possono essere fissi, oppure puoi dedicarci del tempo ogni volta che hai finito uno dei tuoi compiti.
6. Lavora per intervalli di 60 o 90 minuti
Il tuo cervello usa più energie di ogni altro organo del tuo corpo e ha bisogno di ricaricarsi. Ogni ora, ora e mezza, alzati dalla scrivania, fai una passeggiata, prendi un caffè, parla con un collega. Non è una perdita di tempo, ti aiuta a ricaricarti e a lavorare meglio nella prossima ora. Si, significa dedicare un’ora in più del tuo tempo lavorativo alle pause, ma sarà come aver lavorato due ore in più.
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