Accreditamento: strumento di lavoro o status symbol?

Da organizzatrice di eventi sportivi e avendo lavorato al campionato mondiale di sci di Garmisch nel 2011 come responsabile degli accrediti, ho maturato alcune convinzioni sull’accreditamento.

La prima presa di coscienza è che quella tesserina al collo (il badge), con tanto di foto e numerini che indicando che diritti si abbia dentro l’evento, è agognata come si trattasse di un lingotto d’oro. Non basta averla al collo, l’importante è avere più numerini possibili (vale dire titoli di accesso). È percepita spesso come una sorta di decorazione, come un premio, come un vero status symbol.

Ovviamente non condivido questa percezione. Per illustrare la mia opinione, forse un po’ bachettona, mi rivolgo ai dizionari e alle enciclopedie. L’Oxford Dictionary dice che l’accreditamento “gives official authorizationfor (someone, typically a diplomat or journalist) to be in a particular place or to hold a particular post”. E Wikipedia va oltre: “accreditation is a process in which certification of competency, authority, or credibility is presented.”

Ecco qui le due parole chiave che spiegano di cosa stiamo parlando. Vediamole singolarmente.

Autorizzazione

Prendiamo ad esempio il mio campo: un evento sportivo. Qui i  flussi di persone con ruoli differenti devono portarsi dentro lo spazio dell’evento per svolgere le determinate funzioni: il giornalista deve intervistare, il cameraman deve filmare, l’atleta gareggiare, l’allenatore seguire il campione, il cuoco cucinare, la hostess accompagnare le autoritá, etc etc. Lo spazio dell’evento viene organizzato in zone ordinate e ogni zona ha un numero o una lettera o un colore che ne indica la specifica funzione. Questi recinti sono fondamentali per far funzionare le cose, per evitare un assembramento confuso in cui nessuno riesce a fare ciò che per il suo mestiere in quel momento è chiamato fare. Ahimè, questa semplice e ovvia finalità è molto spesso malintesa. E allora si concedono numerini o tessere a caso per ringraziare o ingraziarsi qualcuno, per dare importanza a ospiti, per farsi belli, insomma. E ti ritrovi che nell’area della stampa ci stanno persone che vogliono solo farsi fare una foto con l’atleta o fare pierre occasionali, che sulla pedana dei fotografi c’è il vicino di casa con il figlio, che dentro l’area allenatori ci sono curiosi amici di amici. O peggio, che nella zona delle televisioni, che hanno acquisto i diritti di trasmissione, ci sono telecamerine abusive per youtube e tra i media si aggirano parlatori occasionali, scafati nell’ambush marketing.

La responsabilitá dell’organizzatore consiste nel garantire a tutti gli stakeholder condizioni ottimali di lavoro e il rispetto dei contratti o di garantire  entertainment, a seconda del ruolo. Lo spettatore deve potersi divertire e il fotografo professionista deve poter fotografare. Per garantire che questo accada, è necessario avere:

• Una chiara distinzione dei ruoli, delle funzioni e delle aree destinate alle diverse categorie
• Un certosino lavoro di back office nella verifica di ogni singola richiesta affinché vi siano i titoli necessari per concedere la specifica autorizzazione
• Una buona banca dati che permetta di conservare e monitorare le richieste

Processo

L’accreditamento non dunque è una semplice, per quanto preziosa, tessera al collo. Il badge è solo la punta dell’iceberg. È infatti un processo che include:

• La definizione delle regole e delle aree e dei flussi nel rispetto delle regole e dei contratti.

• Il monitoraggio:
  • dall’invito o dalla richiesta alle verifiche;
  • dalle verifiche alle autorizzazioni;
  • dalle autorizzazioni alla stampa del badge
  • dalla stampa alla consegna

• La comunicazione: ogni singola fase del processo operativo è anche una fase di comunicazione. È fondamentale essere chiari e trasparenti ed esaustivi. Si tratta pur sempre di trasmettere all’esterno l’immagine dell’evento. Anche in caso di diniego.

Ma c’è di più. L’accreditamento, o meglio, il sistema di accreditamento è la centrale del sistema nervoso dell’evento. Se ogni singolo passaggio non è pianificato e monitorato, il risultato è il caos. A Garmisch ho accreditato quasi 10.000 persone. Un lavoro immenso il cui controllo ha richiesto l’integrazione di molteplici sistemi sia di verifica che di osservazione.

Last but not least

Infine nell’accreditamento entrano altri fattori non secondari. Prima fra tutti la responsabilità verso la persona accreditata e della persona accreditata nei confronti dell’evento e dei luoghi, le aree, i terreni dell’evento. E poi, non servirebbe nemmeno menzionarla, perché ovvia, la privacy. Una banca dati sugli accrediti contiene molte informazioni e il rispetto della normativa è fondamentale.