Archivi nel web

Raffigurazione miniata della Fontana maggiore di Perugia (1508)

Storia, archivi e ricerca. Questo il titolo dell’incontro di studio tenutosi il 4 dicembre a Perugia. Il direttore dell’Archivio di Stato, Paolo Franzese, ha ripercorso le tappe attraverso cui l’Istituto negli ultimi 4 anni ha riorganizzato, uniformato e incrementato la raccolta dei dati d’archivio, valorizzando al massimo, nel contempo, l’attività dell’Istituto quale ente di conservazione degli archivi e di formazione degli archivisti. I Laboratori didattici hanno visto infatti studenti della Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica, studenti universitari, collaboratori esterni, tirocinanti e volontari impegnati concretamente in lavori di inventariazione di fondi conservati, e in qualche caso i risultati ottenuti sono stati considerati utili e adatti ad essere pubblicati online.

Il responsabile dei servizi informatici dell’Archivio, Pier Maurizio Della Porta, ha illustrato le varie sezioni del sito istituzionale e le opportunità di navigazione e ricerca accessibili dalla sezione “Ricerca e consultazione”. Il sito dell’archivio si è arricchito di nuovi dati e strumenti di ricerca: gli 11 inventari sono diventati 19 (uno dei quali – Consorzio interprovinciale umbro per i servizi psichiatrici – è stato presentato in questa occasione da Fosca Pizzaroni), con un aumento di quindicimila nuovi record che vanno ad aggiungersi alle oltre centomila schede corredate dalle preziose immagini dei catasti e delle pergamene, pubblicate nel 2011 come già illustrato a suo tempo. La pubblicazione dei dati è stata anche l’occasione per aggiornare la veste grafica del sito e l’accesso agli inventari.

Gli accessi al sito aumentano in modo proporzionale alla disponibilità dei dati:  l’obiettivo di  delocalizzazione delle fonti, funzionale alla valorizzazione delle risorse d’archivio sul web, è stato raggiunto

Dal punto di vista tecnologico l’Istituto ha potuto sapientemente valorizzare la propria attività istituzionale e le proprie carte attraverso due strumenti, entrambi web-based: xDams e il sito istituzionale. Attraverso xDams è stato possibile centralizzare utenti e dati d’archivio. La facilità di configurazione e utilizzo, l’accesso controllato previa accreditazione degli utenti, l’adesione completa agli standard metodologici (ISAD(G) e ISAAR(CPF)), di codifica (EAD e EAC-CPF) e di raccolta dei metadati (XML): grazie a queste caratteristiche xDams è stato scelto come strumento per la didattica, per la gestione integrata dei dati su complessi archivistici, soggetti produttori e strumenti di ricerca, e per la loro pubblicazione. La raccolta di dati e immagini con xDams ha consentito l’utilizzo ed il riuso delle risorse in vario modo: per la produzione di stampe PDF che ricalcano i tradizionali strumenti di ricerca cartacei, distribuite in Sala Studio; per l’integrazione con i sistemi archivistici centralizzati (ad esempio il SAN); per la pubblicazione sul sito web istituzionale. I dati d’archivio che l’Istituto decide di pubblicare di volta in volta vengono integrati con i contenuti delle pagine delle varie sezioni, e sono accessibili non soltanto dalle pagine di ricerca del sistema informativo del sito, ma anche dai maggiori motori di ricerca utilizzati dagli utenti web.
Le statistiche di Google Analytics hanno permesso all’Istituto di monitorare gli accessi alle pagine del sito (di provenienza anche internazionale), che negli ultimi tempi sono aumentate notevolmente, in maniera proporzionale alla disponibilità dei dati. Il che fa supporre che gli obiettivi di ricerca e delocalizzazione delle fonti, funzionali alla diffusione e alla valorizzazione delle risorse d’archivio sul web, siano stati raggiunti con successo, e che la strada intrapresa sia quella giusta.

Un vivo ringraziamento al direttore P. Franzese e a tutto lo staff dell’Archivio.