Archiviare per ritrovare. Archiviare per condividere.

L’attività di gestione documentale è presente in tutte le nostre giornate: chiunque, da sempre, nel proprio lavoro, si ritrova a ricercare un “posto facilmente accessibile” per documenti di qualsiasi tipo: lettere, relazioni, progetti, idee.

Archiviazione documentale

La necessità di archiviazione documentale nelle organizzazioni è dettata da fatto che i contenuti dei   documenti debbano trasformarsi in preziose fonti di informazione per il lavoro di tutti i giorni; non solo per sé stessi a differenti intervalli di tempo, ma anche per tutti i soggetti che in qualche modo interagiscono con noi all’interno dell’organizzazione.

L’obbiettivo di una archiviazione documentale efficace ed efficiente deve essere quindi la semplificazione dell’attività di gestione documentale, che consiste nel far si che le informazioni contenute dei documenti siano facilmente consultabili da tutte le persone che abbiano nel tempo la necessità di accedervi (e l’autorità per farlo).

Una seria archiviazione dei documenti quindi, non può prescindere dalla predisposizione di strumenti specificatamente pensati per rendere efficace tanto la ricerca quanto la distribuzione degli stessi a chiunque ne abbia necessità concreta.  In questo, l’archiviazione elettronica offre una maggiore flessibilità di risposta a queste esigenze, potendo mettere a disposizione più soluzioni, anche personalizzate sulla base delle esigenze che l’organizzazione ha a causa del proprio contesto operativo.