Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva: l’esperienza Mediaset

Che Slideshare fosse un contenitore di documentazione utilissima, credo sia noto ai più.

Ma stavolta, trovare un documento così dettagliato su un case history come il processo di digitalizzazione e conservazione sostitutiva intrapreso da Mediaset già otto anni fa proprio non me l’aspettavo.

Incontro ven6 Andrea Di Gesualdo – Mediaset from Event4ITGroupIl documento, molto dettagliato, è un contributo davvero chiaro e interessante, che a mio avviso, meritava una visibilità ed una divulgazione maggiore, in quanto descrive in dettaglio le fasi che caratterizzano un progetto di archiviazione documentale, digitalizzazione e conseguente conservazione sostitutiva dei documenti, in anni in cui possiamo considerare queste tematiche e le relative tecnologie gestionali, ancora ad uno stadio iniziale. Insomma: un progetto del genere, nel 2006, era abbastanza “pionieristico”; oggi sarebbe stato molto meno risonante, se non fosse per la notorietà del soggetto del case history (ossia il gruppo Mediaset).Sotto il profilo divulgativo, per tutti coloro che vogliono comprendere qualcosa in più sull’Archiviazione elettronica Documentale, la presentazione contiene alcuni “passi” davvero degni di nota: in primo luogo, descrive l’ iter tipico (dico iter, giusto per non ripetere sempre la parola “processo”) della digitalizzazione dei documenti e delle informazioni: tale iter comincia sempre, con l’impostazione del sistema di archiviazione documentale (slide da 4 a 23) – sistema composto da:

• hardware (scanner e stampanti etichettatrici barcode)
• software
• personale (nella 21esima slide, si evince che Mediaset delegò il processo di digitalizzazione dei documenti e di costruzione dell’archivio digitale ad una società esterna)

Per gli appassionati dei Processi Documentali, invece, le slide dalla 13 alla 20 descrivono proprio quello!

Solo dopo aver costruito l’Archivio Documentale, si può dare seguito al secondo step, la Conservazione sostitutiva dei documenti; la slide 26 propone una ripartizione del progetto che, oggigiorno, è diventata una best practices condivisa e apprezzata: si tratta di scomporre il progetto in due macro fasi (tre nel caso in cui aumenti il numero di uffici coinvolti e le tipologie di documenti) esattamente come descritto nella slide; seguendo questa ripartizione, l’organizzazione che vuole gestire l’archiviazione documentale in maniera sostitutiva, riesce a coniugare e sincronizzare gli adeguamenti tecnologici connessi al progetto, con quelli normativi/organizzativi: costituzione del team interno dedicato alla Conservazione Sostitutiva (Responsabile, Delegati ecc.), eventuali comunicazioni preventive agli enti ecc. Tutte attività che hanno delle tempistiche precise, da seguire e capire bene e che mi riprometto di descrivere nei prossimi post del blog Processidocumentali.com ;)La cosa su cui vorrei far riflettere, infine, rimane sempre questa: già nel lontanissimo 2006, l’archiviazione documentale e la conservazione sostitutiva (come testimonia questo documento) non era una attività così assurda: basti considerare che, come si evince dalla slide 4, in due mesi (nov 06-dic 06) è stato completato il progetto di archiviazione di tutto il gruppo mediaset. Ripeto: tutto il gruppo Mediaset, il quale, converrete con me, può presentare complessità organizzative un pò più elevate di quelle riscontrabili, ad esempio, in una autocarrozzeria.Forse, in quegli anni, si necessitava di una organizzazione e di una pianificazione molto attenta, unita a una consapevole gestione del cambiamento da parte della società “cliente” (in questo caso il gruppo Mediaset); aspetti questi, che sicuramente rimangono importanti anche in un progetto di archiviazione documentale e conservazione sostitutiva odierno, benché con incidenza minore sull’esito finale.Oggi, quindi, con l’evoluzione tecnologica che si è condotta in questi anni, come è possibile pensare che tali innovazioni organizzative possano essere complesse e dispendiose?Grazie a 4IT Group per aver condiviso su Slideshare questo contenuto, molto istruttivo.