Come creare l'evento superando i limiti della tua struttura

Riflettendo sul post in cui ho chiesto a Sergio Gallo, dirigente della Waterpolo Bari, di descrivermi l'evento Italia-Ungheria del 27 marzo, mi è venuta voglia di entrare più a fondo, convinto che la cosa possa essere d'aiuto ad altre società.
Ecco cosa mi ha raccontato Sergio.
Ospitare un evento della portata della World League ha comportato una notevole capacita' di "trasformismo" che ha interessato luoghi, funzioni e soprattutto persone.

Adattare lo staff e le attività - Ognuno di noi ha dovuto riscoprirsi "altro" e fare tesoro delle proprie esperienze pregresse e di tutta la capacita' deduttiva possibile.

Ognuno di noi, soci e istruttori, operai e addetti alla segreteria, collaboratori e consulenti, ha preso un impegno specifico e ricoperto un ruolo diverso rispetto al solito.
Il nostro ufficio marketing e la nostra segreteria sono diventati ufficio informazioni e vendita biglietti nonché gadget e merchandising;
il nostro ufficio amministrativo si è occupato di tutta la parte fiscale e contabile per tenere le fila degli incassi e delle spese;
la direzione è diventata ufficio logistica;
gli istruttori si sono occupati della sicurezza e dell'indirizzamento dei flussi e così ogni ognuna delle attività che avevamo preventivamente individuato come "open" ha avuta la sua operatività.

Coinvolgere selezionate professionalità esterne- Abbiamo selezionato e coinvolto le giuste professionalità:

un grafico disponibile h24, una tipografia fiscalizzata per i biglietti e flessibile su qualsiasi fornitura,
un addetto stampa, Antonella Ardito, capace e disponibile,
uno dei bar migliori della citta' per il catering,
un gruppo di ragazzoni che si è occupato della security,
un'impresa referenziata in fatto di sicurezza per il montaggio delle strutture mobili e così via...

SIAE, questa sconosciuta - Siamo stati alla Siae per imparare l' ABC dell'iter procedurale per l' emissione dei biglietti;
Le migliori forze? le tue - Abbiamo deciso di contare su noi stessi ed esternalizzare il meno possibile per tre ordini di ragioni che ci sembrano imprescindibili:

siamo professionisti e siamo circondati da gente capace, fidata e motivata;
solo un estremo attaccamento alla causa porta risultati e noi abbiamo quell'attaccamento;
ahimè, dovevamo contenere i costi perché ospitare un evento di tale portata è decisamente dispendioso e la nostra gestione che ha deciso di mantenersi corretta e trasparente deve pur sempre fare i conti con la moneta.

Quello che abbiamo imparato e che continuerà a servirci sempre è che non c'è limite alla buona volontà.
E i risultati si vedono.