Ma la "TO-DO LIST"
che cosa è?
Ti capita spesso di sentirti sopraffatto dalla quantità di lavoro che devi fare, o ti trovi sempre in ritardo con le scadenze che ti sei prefissato? Qualche volta ti sei dimenticato di fare qualcosa di importante?Tutti questi sono i sintomi di non aver tenuto una vera e propria "To-Do List".
La TO-DO LIST
La To-Do Lista elenca tutte le attività che devi compriere in liste classificate per importanza e scadenza.Utilizzando una To-Do List, puoi fare in modo che le cose che devi portare a termine siano elencate in un unico posto in modo in modo da non dimenticare nulla di importante. Gli elenchi di attività sono essenziali se sei sovraccaricato di lavoro. Quando si usano in modo efficace, sarai molto meglio organizzato, e sarai molto più affidabile. Inoltre sarai meno stressato ed avrai la certezza di non aver dimenticato nulla di importante. Inoltre , se utilizzi il concetto di priorità in modo intelligente, potrai concentrare tempo ed energie solo per quelle attività ad alto valore aggiunto, il che significa diventare molto più produttivo, e più prezioso se lavori in un team.Usare le To-Do List sembra abbastanza semplice. Ma potresti rimanere molto sorpreso nello scoprire che tante persone non riescono ad usarle in modo efficace.Preparazione di una To-Do List
Per iniziare da utilizzare la tua To-Do List, attieni alle seguenti procedure:Fase 1:
Annota tutte le attività che hai bisogno di completare. Se attività sono complesse, dividile in sotto-azioni , Elencale in ordine dal più importante a quello meno importante. (Idealmente, ogni attività non dovrebbe richiedere più di 1-2 ore per essere completata.)Nota: Si possono utilizzare anche più To-Do List per facilitarne la compilazione (personale, studio, lavoro, progetti. Prova diversi approcci e utilizza il migliore per la tua situazione.Fase 2:Verifica ad una ad una le tue attività ed assegnale un ordine di priorità: Ad esempio: valore 1 (molto importante, o molto urgente), valore 3 (poco importante, o per niente urgente). Se troppe attività hanno una priorità alta, scorri nuovamente l'elenco ed abbassa la priorità a quelle attività che pur essendo importanti sono meno importanti di altre ed assegnale un valore 2. Una volta che hai fatto questo, riscrivi la lista in ordine di priorità.
Lavorare con gli elenchi di attività
Per utilizzare il To-Do List, è sufficiente svolgere il tuo lavoro nell’ordine che hai predisposto ,Svolgi per prima cosa le attività prioritarie (valore1) poi quelle accessorie (valore 2) ed infine quelle meno importanti (valore 3) . Quando completi una azione spuntala o tiraci una riga sopra (non cancellarla).È possibile utilizzare elenchi di attività in modi diversi ed in situazioni diverse. Per esempio, se sei un rappresentante, un buon modo per motivare se stessi è quello di mantenere il vostro To-Do List relativamente breve, e lo scopo sarà quello di completare tutti i giorni la lista dei clienti che ti sei prefissato di contattare.Se sei in un ruolo operativo, o se i compiti sono di grandi dimensioni o dipendi da troppe altre persone , allora può essere necessario che ti concentri su un elenco di attività più a lungo termine (per mantenere il focus nella giusta direzione) , e poi giorno per giorno cancellerai le sotto-attività che hai portato a termine.Molte persone trovano utile dedicare diciamo, 10 minuti alla fine della giornata per 'organizzare le loro attività per il giorno successivo e 1 ora o forse meno settimanalmente per fare un planning e revisionare le priorità.Suggerimento: Una volta che sei a tuo agio con la to-do list, puoi iniziare a distinguere l’ urgenza dall’ importanza. Per ulteriori informazioni, leggi l'articolo su: E' urgente, ma è davvero importante?Utilizzare un software
Sebbene l'utilizzo di una lista di carta è un modo semplice per iniziare, i software essere più efficienti anche se un po’ più complessi. Questi ti possono ricordare eventi o attività in determinati momenti della giornata e segnalarti le attività in ritardo. Molti software possono anche essere sincronizzati con il telefonino o con l’ e-mail, e possono anche essere condivisi con altri membri del team, se si sta collaborando a un progetto.Ci sono molti programmi software per la gestione di tempo a disposizione. Ad un livello semplice, è possibile utilizzare MSWord o MSExcel per gestire le to-do list.
Alcune versioni di Microsoft Outlook, e altri servizi di posta elettronica come Gmail , hanno elenchi di attività come caratteristica standard. Remember the Milk è un altro popolare strumento online per la gestione delle attività che si sincronizza con smartphone, PDA o e-mail. Ultimamente, per la gestione del mio team, utilizzo TODOIST, in quanto si sincronizza con tutte le piattaforme, è di facile ed immediata gestione ed è sincronizzabile con più utenti.Uno dei maggiori vantaggi dell’ utilizzo di un software è quello di poter per gestire e sincronizzare il To-Do List con altri applicativi.
Ad esempio,quando sei fuori ufficio e ti viene in mente un’attività che devi svolgere puoi utilizzare immediatamente uno smartphone sincronizzato con la tua agenda o un altro applicativo che hai in ufficio, questo eviterà che te lo dimentichi quando rientri dal lavoro.
Suggerimento: Tutti noi pensiamo, progettiamo e lavoriamo in modo diverso. Un programma che funziona bene per un collega non necessariamente potrebbe essere funzionale per te semplicemente perché ognuno di noi ragiona, impara e pensa a modo suo. Per questo motivo è utile che tu ti cerchi e provare diversi modi per gestire le To-Do List prima di decidere su quale sistema adottare..Ad esempio, immagina il capo di un Team che sta lavorando su un grande e complesso progetto. Ci sono tante attività da svolgere e tante persone da gestire.In questa situazione è possibile utilizzare una To-Do List per rimanere organizzato. Gestendo l'elenco di ogni membro del team, delegando attività coordinate, assegnando compiti e scadenze ad ogni persona coinvolta nel progetto.Con la sincronizzazione dei To-Do List è possibile anche controllare l’intero Team per verificare chi sta lavorando e su cosa. È inoltre possibile includere altre attività che si rivelano necessarie al completamento del tuo lavoro.
Oppure, immagina di essere in un responsabile di vendita e di avere una lunga lista di persone che hai bisogno di contattare. Scrivi questa lista in ordine di priorità (clienti fornitori, magazzino, punti vendita ecc..) e comincia da quella più importante.
Suggerimento: Se possibile raggruppa le attività separatamente per ogni contesto (tutte le e-mail, tutte le telefonate, tutte le cose che devi fare fuori dall’ufficio, tutto quello che devi fare con il PC) e diventerai ancora più produttivo.