Come organizzare le e-mail in entrata senza andare nel panico

Generalmente mi piace essere abbastanza organizzato con le e-mail, non sono molto preciso – questo devo ammetterlo – ma quando vedo la notifica sul mio programma di posta cerco di andare a vedere chi mi ha scritto e perché lo ha fatto il prima possibile. Il più delle volte si tratta di spam o pubblicità di servizi a cui mi sono registrato ma non mi piace avere qualcosa di “non letto“. Se tengo il computer spento per troppo tempo o non ho modo di controllare la posta capita che mi trovi centinaia o migliaia di messaggi da controllare. Potrebbe sembrare un incubo ma, con qualche piccolo accorgimento, si può impiegare davvero poco tempo.

Chi utilizza un account di posta GMail può prendersela comoda e può anche non preoccuparsi dell’eliminazione del surplus di posta, invitato anche dal messaggio di sistema che invita a non perdere troppo tempo nel cancellare i messaggi con 7 giga di spazio a disposizione.

Ma chi invece ha un account di posta collegato ad un dominio, di base, ha 50 MB di spazio e a riempirli si fa presto. Il disagio non nasce tanto per la posta scaricata sul proprio computer ma per chi condivide la casella su dispositivi diversi e deve lasciare una copia dei messaggi sul server. Ecco perché conviene cancellare la posta che non serve per far spazio a quella che arriverà.

Lavorare offline

La prima operazione da fare è quella di lavorare in modalità offline, almeno se siete soliti ricevere molta posta evitando che si accumuli a quella già ricevuta. Una volta disconnesso il vostro computer, il dispositivo mobile o la casella di posta, potrete lavorare tranquillamente partendo con la selezione.

Evitare di rispondere

Intanto siete in modalità offline per cui, se anche voleste rispondere, il vostro messaggio resterà nella posta in uscita fino a che il computer o la casella di posta verrà riconnessa. In ogni caso, evitate di rispondere perché l’intento è quello di organizzare la posta e, solo successivamente, potrete pensare alle risposte. Contrassegnate le mail a cui dovete rispondere con un flag (tutti i programmi di posta permettono di farlo) in modo che possiate ritornare in fretta al messaggio.

Ordinate la posta per mittente

Per comodità si usa ordinare la posta per data di arrivo, in modo da avere in cima alla lista gli ultimi messaggi arrivati. Temporaneamente scegliete di ordinare i messaggi in base al mittente così, anche a colpo d’occhio, avrete modo di eliminare in blocco tutti quelli che arrivano da un mittente che non vi interessa senza doverli leggere. Questo processo permette di snellire una buona parte del lavoro.

Utilizzate un sistema di archiviazione logico e comodo

Sulla base della vostra esperienza, organizzate la posta in arrivo suddividendola in cartelle e sottocartelle logiche e comode per il vostro schema mentale. Per esempio potreste scegliere di creare una cartella “clienti” con all’interno sottocartelle quali “da fare” e “fatto“, all’interno delle quali inserire altre sottocartelle come “Ordini“, “Preventivi“, “Informazioni“. Alla stessa maniera create una cartella per la posta da amici, parenti e conoscenti. Volendo potreste anche creare delle regole di posta che facciano quasi in automatico tutto il grosso del lavoro.

Siate spietati

Ricordate che non tutto dev’essere tenuto. Nella casella di posta, tra spam e pubblicità varia, ci potrà essere qualcosa di interessante ma la percentuale è davvero minima. Se siete incerti tra cancellare o tenere il messaggio, è il momento di essere spietati. Cancellatelo. Tenere tutta la posta che arriva pensando che un giorno avrete tempo per leggerla è uno dei modi per riempire lo spazio a disposizione sia sul server che sul vostro computer. Sappiate – ve lo dico per esperienza – che anche quando arrivasse quel giorno, l’informazione o l’offerta che avete messo da parte non avrà più alcun valore.

Imparate le scorciatoie

Imparate a conoscere le scorciatoie da tastiera per semplificare il vostro lavoro. Non c’è bisogno di andare a cercare con il mouse un tasto per eliminare la posta, basta premere sul tasto canc della tastiera per fare la stessa operazione. Funziona anche per un gruppo di messaggi selezionati. Questo è solo un esempio banale ma se guardate il menu del vostro programma di posta, scoprirete tantissime scorciatoie da tastiera che vi faranno risparmiare molto tempo.

Guardate l’orologio. Resterete stupiti nel vedere quanto poco tempo avete impiegato per risolvere quello che inizialmente sembrava un incubo. Ora potete prendervi il tempo giusto per leggere, per rispondere alla posta che necessita di replica e per scegliere di svuotare il cestino.