Come organizzare un evento impeccabile

In omaggio il Planning da scaricare gratis per organizzare la tua festa (lo trovi alla fine dell’articolo)

Come organizzare un evento in modo perfetto? E’ possibile, grazie ai consigli che vi regalo in questo articolo.

Le feste di Natale sono già finite. Anche sono stancanti, in fondo già ci mancano gli addobbi e quell’atmosfera un po’ magica, comprese le lucine dell’albero al calar della sera.
Oggi vorrei darvi qualche dritta per ricreare quell’atmosfera anche durante gli altri festeggiamenti dell’anno. Non pensate che non ce ne siano più, perchè se ci pensate bene di occasioni ce ne saranno ancora tante: compleanno dei bimbi, del marito, dell’amica del cuore, San Valentino, l’anniversario di matrimonio dei genitori e così via. Il trucco per non renderle stressanti è partire con un pochino di anticipo e avere bene in mente gli step da seguire.

La primissima cosa da fare è dare un’occhiata al calendario delle ricorrenze ed evidenziare le prossime feste di cui dovrete occuparvi e in cui volete impegnarvi, dopodiché definite bene:

Tipo di festa: chiaramente se sarà la festa di compleanno di vostro figlio sarà scontato che sarà una festa per bambini. Soffermatevi però a pensare che tipo di “taglio” volete dare all’evento: una cosa intima con solo i bambini, una cosa raffinata con anche un buffet per intrattenere gli altri genitori, una festa dove lasciare libero spazio al gioco e alle urla? San Valentino lo volete passare solo il con il vostro compagno? Una serata romantica o meglio un lungo week end? Per festeggiare il 40° di matrimonio dei vostri genitori solo parenti stretti oppure una grande rimpatriata con amici e parenti vicini e lontani? Sembrano piccole cose ma in realtà comportano scelte totalmente differenti e queste considerazioni vi aiuteranno nella definizione dei punti a seguire

Budget : qualsiasi genere di evento può diventare uno stress anche dal punto di vista economico. Una volta capito il taglio della festa definite quale sarà la cifra massima che volete dedicare a questo evento. Quattro invitati aggiunti all’ultimo possono diventare un bel peso dal punto di vista economico se avete deciso di offrire voi, per non parlare del disagio che potreste avere con il Ristorante! Lasciate sempre e comunque un piccolo margine per gli extra. In fase di organizzazione non fermatevi mai ad un’unica soluzione: più preventivi, più scelta, più serenità nelle opzioni. Ca va sans dire che se avete un buon budget ma non avete il bene principale – il tempo – affidatevi fin da subito ad un professionista che possa seguire in ogni dettaglio l’evento. Sbarazzatevi di quella stupida idea che vi potrà costare molto. Ormai il mercato offre aiuti e collaborazioni di veri professionisti un po’ per tutte le tasche. E se proprio siete diffidenti chiedete collaborazione ad amiche, parenti, colleghe.

Invitati: prima ancora di procedere alla compilazione della lista tornate al vostro budget. Da lì sarà facile capire quanto “allargarsi”. Per le feste di compleanno dei bimbi è bene chiedere conferma anche della partecipazione dei genitori per preparare adeguatamente buffet e torta. Quanto prima distribuire gli inviti? Per i compleanni e le date “fisse e certe” è sempre meglio partire d’anticipo distribuendo gli inviti tre o quattro settimane prima. Ricordatevi di inserire tutte le informazioni del caso: data, orario, indirizzo, se è una festa a tema o in costume date le indicazioni necessarie, è bene chiedere di specificare eventuali allergie /intolleranze. Valutate se fare anche dei bigliettini di ringraziamento post festa.

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Location: in base alla tipologia di festa, al numero di invitati, allo spazio necessario e al tempo a vostra disposizione scegliete dove organizzare la festa.

ABITAZIONE PRIVATA
Avete un locale a disposizione per questo tipo di evento? Ad esempio una taverna, una veranda, una sala giochi? Partirete avvantaggiati ma sappiate che vi servirà comunque del tempo a disposizione per preparare la sala. Se sarà per la festa di compleanno dei bimbi fate spazio e liberatevi di tutti gli oggetti potenzialmente pericolosi. Se sarà per l’anniversario di matrimonio dei vostri genitori potrete pensare di decorare le pareti con una selezione di foto formato poster dei momenti più belli trascorsi insieme. Se optate per il giardino le valutazioni sono le stesse ma ricordate poi che sarà comunque necessario pensare ad una soluzione coperta in caso di improvviso maltempo.

LOCATION ESTERNA
In caso di prenotazione sala o locale attrezzato sarà necessario verificare per tempo la disponibilità per la data prescelta. E’ sempre meglio avere almeno un paio di opzioni e far quotare le due alternative per poter scegliere con maggiore serenità. Abbiate ben chiare le clausole relative agli annullamenti (non lasciate che un piccolo particolare diventi poi un grosso problema). Effettuate sopraluoghi nella location possibilmente durante altri eventi come il vostro ed osservate come viene gestito l’evento. In caso di affitto sala (ad esempio le sale degli oratori) effettuate il sopraluogo avendo bene a mente lo spazio, magari scattando qualche fotografia, per la scelta di eventuali addobbi e decorazioni. Sempre in questo caso chiedete delucidazioni in merito alla pulizia iniziale/finale. Ricordatevi che lo scotch carta è la soluzione migliore per non rovinare i muri!

Buffet : pensate bene ai vostri ospiti e stabilite che cosa volete offrire. Le soluzioni sono molteplici, abbiamo adottato brunch ed aperi-cena che sono ottime soluzioni e che permettono di offrire un buffet ricco, festoso e scenografico. Io personalmente adoro i buffet o le cene a tema. In occasione di una cena per il mio compleanno – che cade ad Halloween – ho servito agli ospiti solo pietanze arancioni. Per il compleanno di mio fratello abbiamo preparato specialità da tutto il mondo. Insomma con un po’ di fantasia possiamo dare movimento anche ad una ricorrenza abituale! Ricordatevi sempre – soprattutto se formulate i menù nei ristoranti che per i bambini è generalmente meglio un menù a parte e che comunque il cibo viene in secondo piano rispetto al gioco e al divertimento!

Intrattenimento: Andy Warhol diceva “Uno è compagnia, due è folla e tre è un party”. Non è necessario essere in cinquanta per ingaggiare un artista che si occuperà di intrattenere gli ospiti. Sempre un po’ “grazie” alla crisi oggi i prezzi si sono abbassati parecchio e comunque… chiedere un paio di preventivi non costa nulla! L’intrattenimento può essere un silenzioso ed elegante artista che dipinge i ritratti a silhouette di tutti i partecipanti durante la cena, un piano bar che suona la colonna sonora di 40 anni di matrimonio, un simpatico mago per la festa dei bimbi che saprà incantare anche gli adulti!

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Addobbi & Decorazioni: avendo sempre a mente il budget a disposizione ricordate che se siete in un locale spoglio anche di mobilio (ad esempio le sale dell’oratorio) le decorazioni vi aiuteranno a dare colore e allegria mentre se siete in casa vostra sarà sufficiente qualche dettaglio per rendere l’atmosfera della festa. I palloncini e le coccarde (quelle a striscione con le bandierine o con le scritte) funzionano sempre e sono un classico. Le decorazioni possono essere messe alle porte, alle finestre, sui tavoli o sugli scaffali, sul vialetto di ingresso..praticamente ovunque! Oggi esistono diverse soluzioni in commercio anche per rendere i classici addobbi con i palloncini più originali. Archi di palloni, alberelli, mongolfiere e personaggi dei cartoni animati. Scoprirete un mondo infinito! Se avete scelto un tema seguite quello anche negli addobbi e abbinate uno schema colori. Qualche accorgimento nell’apparecchiatura e nel colore dei cibi che porterete in tavola e il gioco è fatto!

Una piccola curiosità : Un colore per ogni anniversario

Altri colori fondamentali: Bianco per matrimonio, prima comunione, cresima.  Azzurro o Rosa per il battesimo.  Verde per fidanzamento. Rosso per laurea o compleanni.

E ancora, qualche consiglio perchè tutto sia perfetto:

1) Ricordatevi della musica! Qualsiasi festa che si rispetti merita una bella colonna sonora. Se non potete permettervi la musica dal vivo procuratevi cd musicali e un impianto stereo adatto alle esigenze e allo spazio scelto.

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2) I gadget. Oggi è di moda lasciare ad ogni partecipante un piccolo gadget a ricordo della festa. Spesso però quello che sembra un’idea carina diventa un’incombenza noiosa e soprattutto molto costosa! Con un costo di circa 2 euro a gadget (non personalizzati) per una festicciola per bambini la cifra arriva velocemente intorno ai 40 euro. Se vi rivolgete ad una location attrezzata o ad una azienda di animazione potrete richiedere questo servizio a loro e farvelo quantificare insieme agli altri preventivi. Diversamente, se avete fantasia, tempo e un pizzico di inventiva sarà divertente creare degli oggettini a ricordo. Le idee presenti nel web sono infinte e molto variano a seconda delle vostre capacità e del materiale che avete a disposizione. Mi piace segnarvi che grazie a siti come Etsy o DaWanda potete anche mettervi in contatto con artigiani o hobbisti che possono realizzare per voi oggettini a tema e personalizzati.

3) Un compleanno, un anniversario, una festa è un momento gioioso, unico ed indimenticabile. Per un giorno e se vi è avanzato qualche soldo lasciate perdere i cellulari e godetevi la giornata che sarà ricca di sorrisi, emozioni, colori e risate. Lo scatto di qualche fotografia è il giusto completamento della festa e vi ricorderà l’ottimo lavoro svolto! Potete chiedere ad un amico fidato di vestire i panni di fotografo durante tutta la festa oppure potete affidarvi ad un professionista o a un fotografo amatoriale. In tutti i casi specificate a priori che tipo di foto vi aspettate!

4) Se per il vostro evento avete in mente qualche oggetto o accessorio particolare come ad esempio un gazebo per la festa in giardino, un barbecue aggiuntivo per la grigliata, una macchina dello zucchero filato per i bimbi non scartate a priori l’idea e ricordatevi che non è necessario acquistare. Oggi è facile e comodo noleggiare!