Come realizzare un budget strutturato per eventi

Il Budget è l’aspetto più importante per la definizione di un Evento

La maggior parte delle persone – comprese gli addetti ai lavori – crede che un evento di successo si possa realizzare soltanto predisponendo alti investimenti

Purtroppo per loro, non considerano che c’è anche e soprattutto la Creatività come elemento chiave in grado di fronteggiare la ristrettezza di risorse

Detto questo, quando si deve definire il budget necessario ad un certo evento, la prima cosa da fare è valutare le voci di spesa. Solo dopo si può indicare una cifra massima da allocare in base alle voci di spesa individuate

Per ogni attività che costituisce l’organizzazione – dalla progettazione alla misurazione – devono essere correttamente allocate risorse in maniera tale da non trovarsi poi nella condizione di dover richiedere degli aggiornamenti in corso d’opera

Vediamo un esempio di Budget articolato in macro-voci che sottolineano tutti gli aspetti di una gestione professionale di un Evento, riducendone al minimo il rischio di errore

ATTIVITA’

PREZZO PER UNITA’

NUMERO DI PERSONE

COSTO TOTALE

Per la Sede      

Sale : convegni,seminari, esposizioni      

Allestimento /Disallestimento      

Abbellimenti      

Aree per la Ristorazione      

Scenografia      

Effetti Speciali      

Arredi      

Segnaletica      

Per la Ristorazione      

Welcome Coffee      

Pranzo/Cena/Aperitivo      

Coffee break      

Per l’Allestimento Tecnico      

Servizio Audio      

Servizio Video      

Altro ( Traduzioni Simultanee, Video Conferenze ... )      

Trasporti      

Navette      

Parcheggio      

Materiali      

Brochure / Cartelline      

Inviti e Invii      

Documentazione      

Atti del Convegno      

Poster, Locandine      

Block Notes/Cancelleria      

Gadgets      

Comunicazione      

Ideazione Grafica      

Acquisto delle Liste      

Sito Online e Attività Correlate      

Pubblicità      

Video e Presentazioni      

Ufficio Stampa      

Segreteria Organizzativa      

Reception      

Ospiti Esterni      

Moderatore      

Relatori      

Intrattenimento      

Regia Artistica      

Attività di Valutazione      

Realizzazione Questionari      

Indagine Qualità      

Indagine Quantitativa      

Profili Anagrafici dei Partecipanti      

Personale Esterno      

Hostess      

Facchini      

Tecnici / Regia      

Imprevisti / Altre Spese ( in genere il 10% dell’Investimento Totale )      

Agenzia Organizzazione      

TOTALI COSTI      

RICAVI      

Sponsor      

Espositori ( interessati a contattare lo stesso target )      

Quota di Partecipazione ( per Eventi a Pagamento )      

Adattamento da Cocco R.