Come sono diventato Project Manager mentre ero impegnato a fare altro

Grandi opere cinematografiche, pubblicazioni con intrecci complessi, concerti, eventi culturali, sono tutte attività che si prestano ad essere realizzate utilizzando la metodologia del Project Management. Questo avviene oggi molto spesso, soprattutto nel mondo anglosassone, per cui, dai tradizionali contesti ingegneristici ed informatici, il PM sta diffondendosi negli ambiti più vari, inclusi lo sviluppo di nuove attività di business, l’editoria o l’organizzazione di eventi.

Ma come nasce un Project Manager nella vita ordinaria?

La prima risposta è che la persona in questione, viene investita di questo ruolo, un po’ a sorpresa, proprio mentre è impegnata a fare altro, spesso lavorando in azienda nel suo ambito di studio originario. La sensazione è quella di essere strappati dal proprio nido sicuro e finire in un ambiente aperto, del quale non si conoscono ancora le regole di funzionamento.

Ma occorre forse fare una premessa, su quello che è il bisogno dell’azienda che genera la necessità di questa figura.

Normalmente l’organizzazione di un’azienda è progettata e dimensionata su processi di lavoro consolidati, svolti da una specifica funzione aziendale. Se a tali processi partecipano più funzioni, sono noti e concordati i tempi di intervento di ciascuna, gli input che ogni funzione deve ricevere e gli output che deve fornire agli altri.

Ma avviene sempre più spesso che la tipica organizzazione aziendale non sia la più adeguata per affrontare alcune attività, quali la valutazione di nuove idee di business, lo start-up di nuovi prodotti, la penetrazione in nuovi mercati, la gestione dei processi di innovazione oppure semplicemente per operare in un contesto di mercato e tecnologico molto variabile, che richiede una grande flessibilità organizzativa, in rapporto alle forti perturbazioni ambientali.

Project M.

In questi casi chi ha la responsabilità dell’intrapresa deve essere consapevole, che questa ha le caratteristiche di un “progetto”, ovvero che si tratta di una iniziativa che deve essere condotta in un periodo di tempo determinato, per la quale devono essere conseguiti specifici obiettivi dichiarati (di costo di qualità, di profitto, di mercato, ecc.), utilizzando risorse dedicate temporaneamente e magari in maniera non esclusiva allo specifico progetto. Non può essere governata con gli strumenti di lavoro consueti, ma richiede la definizione di responsabilità specifiche in relazione ad una sequenza delle attività progettata ad hoc.

Chi affronta per la prima volta la direzione di un progetto in molti casi non ha la esatta percezione di quali sono i suoi strumenti ed i suoi compiti, e ha molto da fare per apprendere le tecniche utili a governare il suo primo progetto, con la collaborazione di tutto il gruppo di progetto. A volte l’azienda non ha al proprio interno un profilo professionale in grado di affrontare questi problemi, per cui preferisce reclutarlo all’esterno.

Ma ancora più importante è che questa consapevolezza della necessità di lavorare in un modo nuovo, sia condivisa dal livello di management aziendale che svolge un ruolo di committente e che è il responsabile ultimo della specifica iniziativa.

Quando un’azienda affronta un progetto importante, tutta la struttura organizzativa deve acquisire una nuova cultura, imparando a modificare molte abitudini lavorative.

Jgor Cardinale