Artigiani e commercianti che lavorano per la pubblica amministrazione si trovano costretti a dotarsi di un nuovo strumento; la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva. Ora pensiamo ad un piccolo artigiano che fa manutenzione al decespugliatore in dotazione alla caserma dei vigili del fuoco, o al negozio di carne che fornisce la cucina della piccola caserma dei carabinieri di paese. Bene questi dovranno dotarsi di sistemi in grado di produrre la fattura elettronica e di inviarla. Cerchiamo a questo punto di fare chiarezza e di dare dei punti fermi su quali siano le caratteristiche che la fattura elettronica deve avere.
Definizione di fattura elettronica
L’articolo 21, co.1 d.P.R. n.633/72 definisce la fattura elettronica come “la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”, aggiungendo che la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.
Irrilevanza del formato originario
Secondo la Circolare n.18/E/14 (Parte I, § 1.1), da tale nozione si desume che per considerare una fattura come elettronica occorre che la stessa sia in formato elettronico quando viene trasmessa (o messa a disposizione), ricevuta ed accettata dal destinatario, essendo, invece, irrilevante il tipo di formato originario, elettronico o cartaceo, utilizzato per la sua creazione.
A titolo di esempio:
• non si considerano elettroniche le fatture che, seppure create in formato elettronico tramite un software di contabilità o un software di elaborazione di testi, siano successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo;
• si considerano elettroniche le fatture che, seppure create in formato cartaceo, siano successivamente trasformate in documenti informatici per essere inviate e ricevute tramite canali telematici (ad esempio posta elettronica), a condizione che le stesse soddisfino gli specifici requisiti indicati nel prosieguo.
Accettazione da parte del destinatario
L’articolo 21, co.1 d.P.R. n.633/72 prevede, inoltre, che il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario. A tal proposito, si precisa che il termine accettazione riprende le indicazioni delle Note esplicative alla direttiva 2010/45/UE e non presuppone necessariamente un accordo formale (precedente o successivo) alla fatturazione fra le parti.
Come precisato dalla Circolare n.18/E/14 (Parte I, § 1.1), la circostanza che il destinatario della fattura elettronica, che riceve il documento elettronicamente, possa decidere o meno di “accettare” tale processo, non influenza l’obbligo dell’emittente di procedere comunque all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità, dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.
Requisiti della fattura elettronica
L’articolo 21, co.3 d.P.R. n. 633/72 dispone che:
• il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione;
• l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite:
– mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi a essa riferibile, ovvero — mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente, ovvero
– mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati, ovvero
– mediante altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.
Requisiti sono:
Autenticità dell’origine: L’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell’emittente della fattura devono essere certi. La garanzia dell’autenticità dell’origine di una fattura è obbligatoria sia per il fornitore/prestatore che per il cessionario/committente. Entrambi possono assicurare l’autenticità dell’origine indipendentemente l’uno dall’altro
Integrità del contenuto: I dati obbligatori previsti dall’art.21 d.P.R. n.633/72 non possono essere alterati La garanzia dell’integrità del contenuto della fattura, analogamente all’autenticità dell’origine, è obbligatoria sia per il fornitore/prestatore sia per il cessionario/committente. Entrambi possono scegliere il modo in cui ottemperare a tale obbligo indipendentemente l’uno dall’altro, ovvero congiuntamente. A condizione che sia garantita l’invariabilità del contenuto obbligatorio della fattura, il relativo formato può essere convertito in altri formati (es. da MS word ad XML). Ciò consente al destinatario o al prestatore di servizi che agisce per suo conto, di convertire o di presentare in un modo diverso i dati elettronici per adattarli al proprio sistema informatico o per tenere conto dei cambiamenti tecnologici che si verificano nel corso del tempo
Leggibilità della fattura: La fattura deve essere resa leggibile per l’uomo.
Questo requisito è soddisfatto se:
• il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l’uomo su schermo o tramite stampa
• è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato • Per garantire la leggibilità della fattura è richiesta la disponibilità, per tutto il periodo di archiviazione, di un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico delle fatture. A tal fine, la fattura può essere resa leggibile
anche solo in sede di accesso, ispezione o verifica da parte degli organi accertatori, dato che il Legislatore ha previsto esclusivamente l’obbligo di dotarsi della strumentazione idonea a rendere il formato comprensibile per l’uomo
La leggibilità della fattura elettronica, dal momento dell’emissione al termine del periodo di archiviazione, può essere garantita in qualsiasi modo, con l’avvertenza, tuttavia, che la firma elettronica avanzata e la trasmissione elettronica dei dati di cui all’art.233, par.2, della Direttiva n.2006/112/CE non sono di per sé sufficienti per assicurare la leggibilità
Strumenti idonei a garantire i requisiti della fattura elettronica
Nella disciplina applicabile fino a tutto il 2012 era previsto che l’attestazione della data, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto della fattura elettronica fossero, rispettivamente, garantite mediante l’apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei
dati che garantiscano i predetti requisiti di autenticità e integrità.
Come, invece, chiarito dalla Circolare n.18/E/14 (Parte I, § 1.3), il soggetto emittente può utilizzare la tecnologia ritenuta più idonea a garantire i requisiti di autenticità e integrità, dato che il riformulato art.21, co.3, d.P.R. n.633/72 richiama, a titolo esemplificativo:
• i sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi a essa riferibile;
• la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
• i sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati;
• le altre tecnologie non specificate, lasciate alla discrezionalità del soggetto passivo
Sistema di controllo di gestione
Il sistema di controllo di gestione è un processo con il quale un soggetto passivo:
• crea, attua e aggiorna la garanzia riguardo l’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell’emittente della fattura (autenticità dell’origine) e
• controlla che il contenuto della fattura non sia stato alterato (integrità del contenuto).
In ambito contabile, un corretto sistema di controllo di gestione struttura un percorso che documenta, passo per passo, la storia di un’operazione dal suo inizio, rappresentato dal documento originario (ad esempio un ordine d’acquisto), fino al suo completamento (che può essere, ad esempio, la registrazione finale nei conti annuali), permettendo così di creare un collegamento logico tra i vari documenti di un processo.
I componenti di tale percorso comprendono:
• i documenti originali;
• la lista delle operazioni eseguite;
• i dati identificativi delle varie operazioni che permettano di risalire alla fonte delle medesime e, quindi, di collegare i documenti alle operazioni che li hanno interessati e viceversa.
Con specifico riferimento alla fattura, la Direttiva n.2010/45/UE richiama l’uso di un percorso affidabile tra fatture e prestazioni sottostanti (vendita o acquisto di beni/servizi) come un mezzo per dimostrare anche l’autenticità e l’integrità delle fatture elettroniche.
Firma elettronica, qualificata o digitale dell’emittente
In alternativa ai sistemi di gestione, i requisiti di autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantiti mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente,
da apporre secondo le regole tecniche previste dal D.P.C.M. 22 febbraio 2013.
Se il cedente o prestatore ha incaricato il proprio cliente o un terzo di emettere per suo conto la fattura, occorre che l’origine e l’integrità del documento elettronico siano garantiti dal soggetto emittente, il quale è tenuto ad apporre la propria firma elettronica qualificata o digitale.
Al riguardo, occorre tener conto degli accordi intervenuti tra il cedente/prestatore e il cliente/terzo, a seconda che questi prevedano l’invio del documento finale già redatto, oppure il semplice flusso di dati da aggregare per la compilazione del documento finale, ovvero la sua messa a disposizione.
In particolare:
• nella prima ipotesi, l’emittente è sempre il cedente/prestatore, che deve pertanto apporre la propria firma elettronica;
• nella seconda e nell’ultima ipotesi, invece, emittente è il cliente/terzo, che provvede ad aggregare i dati e, quindi, a generare il documento trasmettendolo al destinatario o mettendolo comunque a sua disposizione. È quest’ultimo, di conseguenza, che dovrà apporre la propria firma elettronica.
In base all’art.21, co.2, lett.n) d.P.R. n.633/72, occorre in ogni caso annotare in fattura che la stessa è stata compilata dal cliente ovvero, per conto del cedente o prestatore, dal terzo.
Sistema EDI
I requisiti di autenticità e di integrità possono essere garantiti anche mediante il sistema EDI, che rappresenta un sistema di trasmissione dati caratterizzato dallo scambio di informazioni strutturate
di tipo commerciale, amministrative e logistiche in un formato standard, a mezzo di reti di telecomunicazioni nazionali ed internazionali.
Nel processo EDI, lo standard e/o il formato con cui il fornitore genera una fattura è solitamente di verso da quello del suo cliente, con la conseguenza che le parti possono accordarsi in anticipo, anche
per il tramite dei service provider, almeno su quali standard e formati verranno utilizzati tra loro.
In genere, i soggetti interessati affidano a soggetti terzi (service provider) il compito di rendere interoperabili i diversi standard e formati di fattura.
Anche in questo caso, le procedure messe in atto nel processo EDI devono garantire la verifica dell’autenticità del mittente e la verifica dell’integrità del contenuto della fattura, per cui – in caso
di conversione di formato da parte di uno o più service provider – è necessario che tale operazione non alteri il significato intrinseco del contenuto della fattura.
In fase di conservazione, sia il fornitore che il cliente dovranno conservare la fattura nel formato standard scambiato, garantendone entrambi la reperibilità e la leggibilità nel tempo.
Invio della fattura elettronica
In base all’art.21, co.1 d.P.R. n. 633/72, la fattura elettronica si considera emessa nel momento in cui è resa disponibile nei confronti del destinatario. A tal fine, la messa a disposizione può avvenire tramite accesso a un sito internet, server o altro supporto informatico, ove la stessa è reperibile, nonché tramite messaggio (e-mail) contenente un protocollo di comunicazione e un link di collegamento che permetta, previo accordo delle parti, di effettuare in qualsiasi momento il download della fattura.
Dato, tuttavia, che la fattura deve essere emessa nel momento di effettuazione dell’operazione, è dato ritenere che l’emissione della fattura non può comunque essere successiva:
• al momento della sua consegna o spedizione (fattura analogica), ovvero
• al momento della sua trasmissione per via elettronica o messa a disposizione del cessionario o committente (fattura elettronica).
Ai fini della trasmissione elettronica della fattura, l’attuale formulazione della norma non richiede più il “previo accordo con il destinatario”, nella specie per l’invio della fattura mediante l’utilizzo di procedure informatizzate (quali, ad esempio, il sistema di trasmissione EDI, la posta elettronica, la posta elettronica certificata, il telefax, via modem).
Come, infatti, precisato dalla Circolare n.18/E/14 (Parte I, § 1.4), è ritenuta sufficiente l’accettazione da parte del destinatario del mezzo di trasmissione utilizzato.
Necessita, invece, tuttora di un accordo preventivo la trasmissione elettronica della fattura affidata a un terzo.
È, inoltre, confermata la possibilità di inviare con un’unica spedizione elettronica più fatture elettroniche
raccolte in un unico lotto, nel qual caso i requisiti e i metodi previsti per il singolo documento devono essere applicati al lotto e non ad ogni singola fattura. Resta possibile inserire una sola volta
le informazioni comuni (come, ad esempio, le generalità dell’emittente e del ricevente, la partita Iva, la residenza o il domicilio, la data di emissione, l’annotazione che la fattura è compilata dal
cliente o da un terzo per conto del cedente), purché per ogni fattura sia possibile accedere alla generalità delle informazioni.
Conservazione delle fatture elettroniche
Anche l’articolo 39, co.3 d.P.R. n.633/72, in tema di conservazione delle fatture, è stato oggetto di modifiche da parte della L. n.228/12.
La nuova disposizione stabilisce che:
• le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004;
• le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.
La Circolare n.18/E/14 (Parte I, § 1.5) ha chiarito che il processo di conservazione sostitutiva non è simmetrico, in quanto:
• l’emittente della fattura elettronica è obbligato alla conservazione elettronica della medesima;
• il destinatario della fattura, invece, può scegliere la smaterializzazione del documento, oppure la sua tenuta cartacea.
In pratica, la stampa e la conservazione analogica della fattura ricevuta elettronicamente rappresentano un comportamento concludente per esprimere l’intenzione del destinatario di non accettare
la fattura come “elettronica”. In questa ipotesi, all’emittente non è impedito di procedere all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, purché la fattura
generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.
A questo punto mi chiedo: sarà conveniente avere come cliente la pubblica amministrazione per piccoli importi, tenendo anche conto del fatto dei tempi biblici per riscuotere??
Atp per Finanza in Chiaro
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