Guida rapida alla realizzazione di un evento di qualita’

Sono 4 i termini che definiscono in maniera corretta e completa l'organizzazione dell'Evento : la Strategia, la Creatività, l'Esecuzione e la Misurazione dei Risultati

Vediamo adesso con maggior dettaglio in cosa consistono

La Strategia è costituita da :

- Raccolta di Informazioni sul Brand e Brief con il Cliente

- Scelta degli Obiettivi Generali e in particolare di quelli di Comunicazione

- Analisi delle preferenze del Target di Riferimento

- Valutazione delle Tendenze

- Studio dei Concorrenti e della loro Attività

- Identificazione dei Punti di Forza e di Debolezza

- Analisi delle Minacce e delle Opportunità

La Fase Creativa ( a ragione una delle più importanti ma spesso considerata l’unica fase ) è costituita da :

- Scelta del Tema Portante

- Ideazione e Prima Progettazione

- Ricerca e Sviluppo per raggiungere l’Unicità e Distintività

- Identificazione di Possibili Collegamenti

- Valutazione della Diffondibilità della Notizia

- Valutazione dell’Effettiva Unicità e Distintività

- Valutazione della Realizzabilità dell’Idea

- Identificazione delle Attività Collaterali al Tema Portante

La Fase Esecutiva è costituita da :

- Verifica della Fattibilità Concreta del Progetto

- Selezione degli Elementi per il buon esito dell’esecuzione ( location, allestimenti, catering, service, gadget, animazione … )

- Definizione dei Tempi di Attività e del Programma di Lavoro

- Analisi delle Risorse Umane e dei Servizi Necessari

- Gestione dei Dettagli ( es. sopralluoghi con una certa continuità … )

- Coordinamento e Supervisione

- Controllo del Budget

L’Ultima Fase, storicamente trascurata dagli Event Manager e presunti tali, è la Valutazione. Essa è fondamentale dal momento che consente un miglioramento continuo dell’intera organizzazione, fondandosi sull’idea che il “know-how in progress” è il punto di forza più importante di una azienda

Le Fasi della Valutazione sono :

- La Valutazione del Progetto nella sua Complessità

- La Misurazione e la Valutazione dei Risultati Specifici

- La Relazione tra Risultati ed Obiettivi

- Il ROI ( Il Return on Investment )

- Il Reporting per il Cliente

- I Suggerimenti Raccolti che serviranno per il futuro

I Grandi Mass Media Pubblicitari ( es. cinema, radio, televisione … ) raggiungono un numero maggiore di individui rispetto all’evento, ma non assicurano la stessa qualità del contatto dal momento che l’Evento aumenta il valore percepito del Brand

L’Evento infatti non è solo aggregazione, occasione di festa, rottura della quotidianità ma anche e soprattutto combinazione di componenti razionali ed emozionali che favoriscono una comunicazione straordinariamente efficace sul target prescelto

I Contatti che l’Evento riesce a sviluppare sono assolutamente qualificati, coinvolgenti e molto duraturi (se l’Evento ha chiaramente convinto). A ragione si potrebbe affermare che l’Evento crea coinvolgimento ed interazione col pubblico e che è proprio questa caratteristica a consentire la qualità del contatto.

Un contatto di qualità è espressione autentica di una targetizzazione della comunicazione : l’Evento, in altre parole, consente di raggiungere in profondità target solitamente meno permeabili alle iniziative di Marketing

E Quali sono queste Tipologie di Pubblico Raggiungibile ?

- Coloro che partecipano all’Evento. Vengono coinvolti e proprio per questo sviluppano passaparola

- Coloro che non partecipano attivamente all’Evento ma che lo vivono ugualmente attraverso il racconto di chi vi ha partecipato. Anche loro possono sviluppare un ottimo passaparola

- Coloro che conoscono l’Evento in base alla campagna di comunicazione messa in atto dall’organizzazione. Sono soggetti comunque informati sull’Evento attraverso i tradizionali canali di comunicazione attivati dall’azienda organizzatrice