I relatori come attori fondamentali degli eventi

In caso di Convegni e Tavole Rotonde la scelta dei personaggi giusti è fondamentale perchè da essa dipende il posizionamento dell’evento e l’attrattività che esso avrà verso il pubblico

I Relatori devono essere vicini al tema di cui si discute, riconosciuti come autorevoli e bravi a parlare in pubblico

Anche per la Scelta dei Relatori esistono dei suggerimenti di base che possono aiutare

Un consiglio molto utile è quello di preparare adeguatamente i relatori fornendo loro tutte le informazioni legate al tema che sarà discusso, alle argomentazioni a supporto di tesi contrarie e alle possibili richieste del pubblico

Tutte queste informazioni possono essere raccolte in un kit – sintetico ma completo – e consegnate ai relatori che in tal modo saranno rassicurati sul rispetto del programma di interventi

Altro consiglio è quello di richiedere ai relatori – prima della manifestazione – l’abstract dei loro interventi , le presentazioni da proiettare ed una sintesi degli argomenti trattati : in tal modo non solo tutti i materiali oggetto della manifestazione potranno essere caricati su dispositivi audio video e provati per testarne la qualità ma ci sarà la possibilità di valutare l’armonia degli interventi con il programma predisposto

Ricorda infine che la dotazione di strutture per la riproduzione dei materiali oggetto dell’Evento costituisce una importante decisione dal momento che essa ha forte impatto sulla scelta del luogo in cui svolgere la manifestazione e sulla porzione di budget da riservare. Per i sopracitati motivi è dunque essenziale che la decisione di dotarsi di strutture di questo tipo – tese a migliorare fruibilità e memorabilità dell’evento -  sia presa nella fase iniziale dell’organizzazione