Imparare ad organizzare il proprio tempo

Tutti noi abbiamo 24 ore in un giorno, ma alcuni usano il tempo a disposizione meglio di altri. Ecco un elenco di metodi per ottimizzare e sfruttare al meglio il tempo a disposizione.

1. Costruire un manuale
Ci sono cose che facciamo più e più volte. Costruire un manuale significa che la prossima volta non dovrete passare ore a reinventare il ciclo delle cose da fare perché avrete già una guida da seguire passo passo.

2. Creare e utilizzare i modelli
È possibile utilizzare modelli per tante cose: fatture, contratti, fax, ordini, proposte, dichiarazioni. In questo modo risparmierete molte ore semplicemente cambiando le cose che devono essere cambiate come il nome del cliente, numero di articolo invece di scrivere uno di questi documenti ogni volta da zero.

3. Utilizzare un calendario
E’ molto utile per avere sott’occhio la programmazione di ciò che dovete fare. Deve essere accessibile e in un luogo dove è possibile guardare ogni volta che è necessario. In questo modo non dimenticherete gli appuntamenti e non vi dovrete trovare contemporaneamente in due posti diversi per due appuntamenti diversi. I calendari online da sincronizzare con il telefono cellulare sono l’ideale (es. Google Calendar e iPhone).

4. Fare una lista delle cose da fare
Niente è utile come scrivere un elenco delle cose da fare. Vi dà non solo un senso di realizzazione ogni volta che siete in grado di realizzare qualcosa, ma vi aiuta anche a mantenere le cose nella giusta prospettiva.

5. Darsi delle priorità
Spesso le cose più importanti per il vostro business e la vostra vita non hanno una scadenza chiara. Tendiamo a lasciarle per ultime e tutto il resto sembra attirare l’attenzione più di ciò che è veramente importante. Di conseguenza spesso paghiamo la mancanza di tempestività a caro prezzo con una perdita di tempo e di denaro.

6. Tenere del tempo da parte per se stessi
Fissate appuntamenti con voi stessi per trascorrere un periodo di tempo in modo creativo e divertente. Questo è opportuno quando sta per crescere la mole dei vostri impegni. Trattate questi appuntamenti come fareste con qualsiasi altro appuntamento con un cliente. Non consentite interruzioni e non cancellateli.

7. Organizzare gli acquisti
Evitate di dover correre al supermercato tutti i giorni. Mantenete un elenco di tutte le cose di cui avete bisogno e se non avete qualcosa di estremamente urgente andate solo una volta alla settimana o una volta ogni due settimane.

8. Pianificare le commissioni
Rendete il vostro tempo dedicato alle commissioni come unico ed efficiente. Pianificate il percorso, definite cosa dovete fare prima ed evitate le ore di punta.

9. Tenere a portata di mano gli oggetti di uso frequente
Se avete a che fare con un cliente tenete i documenti necessari nel vostro cassetto. Stessa cosa con cucitrici e altre forniture che si possono condividere con gli altri.

10. Imparare a utilizzare la tecnologia
Usare l’e-mail può essere più difficile di quanto sembri ma se è possibile utilizzare i filtri, il controllo degli spam e le cartelle si può dare la priorità a cosa, quando e come nel leggere la posta elettronica.

11. Prima le cose più importanti
Evitate la procrastinazione. Fate le cose più importanti nelle prime ore del mattino, in questo modo non sarete in panico alla fine della giornata.

12. Usate la segreteria telefonica
Se state lavorando su qualcosa di importante e non aspettate una telefonata importante lasciate che qualcun altro risponda al telefono oppure impostate la segreteria telefonica. In questo modo non verrete interrotti ogni 30 secondi.

13. Chiedere aiuto
Probabilmente siete oberati di lavoro perché state lavorando troppo da soli. Se potete permettervelo un’assistente è un buon investimento perché se si ottiene un buon aiuto i risultati saranno ottimi.

14. Riguardatevi
Mangiate correttamente, fate esercizio fisico, dormite a sufficienza e rilassatevi.
Se siete a corto di idee per superare un ostacolo potete rivolgervi a un mental coach. Vi può aiutare a superare qualsiasi ostacolo che non vi consente di raggiungere i vostri obiettivi.

Dott. Bob Neff