Quando devi affrontare un problema, la prima capacità che devi avere è quella di saper analizzare a fondo il problema stesso.
Con questa sola capacità, sei già in grado di risolvere la maggior parte dei problemi in modo rapido ed efficace. Fai attenzione però ad individuare il vero problema che sta dietro al disagio o al sintomo che percepisci. Senza una corretta ed approfondita analisi, le soluzioni messe in atto possono divenire inefficaci, con conseguenze a volte dolorose.Ci sono quattro fasi fondamentali nell' analisi del problem solving :
- Definizione del problema.
- Generazione di alternative.
- Valutazione e selezione delle alternative.
- Implementazione delle soluzioni.
Questa sezione tratta della Fase 1: la definizione del problema.
Le fasi da 2 a 4 del processo puoi leggerle nelle sezioni seguenti: Fase 2: Creatività (generazione di alternative),Fase 3: Processi decisionali (valutazione e la selezione delle alternative) Fase 4: Project Management (esecuzione delle soluzioni).
La definizione del problema
Per una buona definizione del problema, la prima cosa di cui devi accertarti è di avere a che fare veramente con la causa del problema e non con i suoi sintomi.
Ad esempio, se le prestazioni nel tuo reparto sono diventate scadenti, potresti pensare che l’origine del problema siano le persone che stanno lavorando. Tuttavia, approfondendo l’analisi potresti scoprire che il vero problema potrebbe essere diverso. ad esempio la mancanza di formazione del personale, oppure un carico eccessivo di lavoro.
Nella fase di definizione del problema, è importante esaminare la questione da diversi punti di vista. Una analisi superficiale può portarti un a definire un problema che non è effettivamente il problema ma una conseguenza e questo non ti porterà ad una soluzione risolutiva.
Ad esempio, considera questa affermazione del problema: "Dobbiamo trovare il modo di rendere più responsabili le persone che stanno facendo questo lavoro lavoro così scadente." Questo non si consentirà di scoprire le vere ragioni del problema.Il problema deve essere analizzato da diverse angolazioni che possono a loro volta contribuire al problema stesso.
Comprenderne la complessità
Quando il problema è semplice, la soluzione è di solito evidente, e non c'è bisogno di procedere nell'analisi delle quattro fasi suddette.
Quindi affrontiamo la panoramica di un approccio più formale da utilizzare quando un problema sia più complesso e con una serie di implicazioni correlate.
La buona notizia è che ci sono molti strumenti a disposizione per dare un senso ad una matassa così ingrovigliata! Molti di questi strumenti ci consentono di creare una chiara rappresentazione visiva della situazione, in modo da poter cogliere meglio ogni aspetto di cosa stia succedendo.
L' Affinity Diagrams è una tecnica ideale per raggruppare le informazioni in temi comuni, per poi scoprire ed analizzare le relazioni tra quest' ultimi.
Un altro strumento interessante è la Cause and Effect Analysis. Per generare soluzioni valide, è necessario disporre di una profonda comprensione di tutto ciò che sta causando il problema. Si tratta di un diagramma fatto a "lisca di pesce" nel quale ogni "spina" rappresenta una un'aspetto del problema e le relative cause che lo generano.
Utilizzando l’ esempio precedente, la Cause and Effect Analysis potrebbe evidenziare che la mancanza di formazione potrebbe contribuire al problema, ma potrebbe anche evidenziare altre possibili cause quali il sovraccarico di lavoro e problemi tecnologici.
Quando il problema si verifica all' interno di un processo produttivo, la creazione di Flow Chart possono aiutarti ad analizzare visivamente come funzionano i vari processi di produzione. Questo spesso consente di identificare un elemento mancante o collo di bottiglia che sta causando il problema.
Molto spesso, ciò che può sembrare un singolo problema risulta poi essere collegato a tutta una serie di problemi. Tornando al nostro esempio: il lavoro scadente potrebbe essere causato da competenze insufficienti, ma potrebbero anche contribuire al problema gli eccessivi di carico di lavoro, i tempi di consegna troppo veloci e la demotivazione del personale. Un aiuto nella comprensione del problema e nella sua risoluzione consiste nello scomporlo in parti più piccole, ognuna delle quali può quindi essere risolta in modo autonomo ed appropiato. E' una tecnica chiamata anche "dei piccoli passi".
Il Problem-solvingL'approccio in quattro fasi per la soluzione dei problemi di cui abbiamo parlato all'inizio vi sarà molto utile in molte situazioni. Tuttavia, per analizzare un processo più complicato, è possibile utilizzare altri sistemi che forniscono ulteriori informazioni su come è possibile risolvere un problema.
Possiamo identificare questo procedimento in otto fasi:
- individuare e definire esattamente quale è il problema
- individuare ed esaminare solo i fatti certi e quali sono gli elementi caratterizzanti del problema
- definire con chiarezza l'obiettivo che porterà alla soluzione, cio é cosa vogliamo ottenere
- trovare più opzioni e soluzioni alternative
- scegliere l'opzione più interessate valutandone i prò e i contro
- pianificare la strategia
- passare all' azione
Questo approccio consente di creare un loop: dove anziché cercare di risolvere un problema in modo lineare, viene considerato come un ciclo continuo di analisi e soluzioni.
Ciò significa che una volta trovata una soluzione bisogna continuare a sviluppare il processo cercando nuovi problemi che derivano dalla soluzione adottata e risolverli in continuazione migliorando costantemente il processo.
Un' altra cosa interessante è quello che i giapponesi chiamano Kaizen che è rivolto non solo alla risoluzione dei problemi ma anche alla costante rivisitazione dei processi migliorando anche ciò che già funziona bene in una ottica di costante innovazione.