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La gestione dei gruppi

Da Marimoreno @morenomari

I gruppi in un villaggio turistico sono un’ottima opportunità di guadagno, soprattutto per i periodi di bassa stagione quando il villaggio ancora non ha riempimenti importanti. La gestione di un gruppo ha processi molto più lunghi della gestione di un singolo ospite e la prenotazione generalmente avviene in largo anticipo per avere la possibilità di riservare un contingente importante di camere.

In fase di prenotazione prima arriva una richiesta d’informazioni preventive, dove l’azienda ordinante prende contatto con più strutture alla ricerca di quella ideale per il gruppo in questione. In questa fase il villaggio gareggia con altri competitor dove ognuno cercherà di dare il miglior servizio al miglior prezzo. Spesso sono i gruppi stessi a proporre un budget disponibile intorno al quale il villaggio deve proporre i servizi che può offrire.

Il periodo di contrattazione deve avere un termine, dopo il quale l’opzione di vendita viene cancellata o si trasforma in prenotazione, nel caso la pratica sia confermata l’azienda ordinante deve dare le relative garanzie di pagamento.

Il periodo di contrattazione deve avere un termine, dopo il quale l’opzione di vendita viene cancellata o si trasforma in prenotazione, nel caso la pratica sia confermata l’azienda ordinante deve dare le relative garanzie di pagamento.

I gruppi si dividono in diverse categorie:

Il gruppo incentive è organizzato direttamente dalle aziende per “premiare” i suoi dipendenti. Generalmente queste vacanze includono appuntamenti formativi come riunioni, premiazioni e attività di aggregazione. Lo standard della vacanza è generalmente alto, l’azienda ci tiene sempre a dare una buona impressione e per questo motivo le richieste “particolari” e le attenzioni speciali saranno all’ordine del giorno. La clientela di questi gruppi è spesso abituata a viaggiare ogni anno e in ogni vacanza faranno paragoni con quelle precedenti. Essendo la vacanza pagata dall’azienda, spesso gli ospiti non hanno la percezione di quanto sia stato pagato e pretendono di più di quello che è stato stabilito.

Le Convention come gli incentive sono eventi organizzati dalle aziende, la differenza maggiore tra i due gruppi è che nelle convention i partecipanti si pagano la propria vacanza e anzi, in caso di corsi speciali, pagano anche un prezzo più alto che include servizi extra che fornirà la società organizzatrice.

Le Associazioni sono gruppi organizzati da persone che condividono un’attività comune (religiose, sportive, scuole, anziani etc.), in base al tipo di clientela e al contingente, il villaggio turistico può variare le sue attività per andare incontro al gruppo.

Il gruppo d’agenzia è un gruppo di persone organizzato direttamente da un’agenzia di viaggi, generalmente gli ospiti in questione non hanno niente in comune, se non aver comprato la vacanza dalla stessa agenzia.

Generalmente tutti i gruppi hanno richieste speciali da assecondare, su alcuni di questi servizi verrà richiesta la gratuità, mentre su altri verrà richiesto un preventivo, sulla possibilità di esaudire queste richieste e sui prezzi stabiliti si baserà la fattibilità della prenotazione

Tra le richieste più comuni si può trovare:

  • Check in privato.
  • Camere vicine tra i membri del gruppo.
  • Zona tavoli riservata.
  • Trasferimento privato da/per l’aeroporto.
  • Trattamenti VIP per organizzatori e responsabili.
  • Cene esclusive per il gruppo.
  • Sala conferenze (Per Incentive e convention).
  • Menù speciali.
  • Richiesta di personalizzare il villaggio con banner e altre informazioni.
  • Servizio “delivery” in camera per gli ospiti.
  • Utilizzo esclusivo di zone sportive in momenti prestabiliti.

La sala conferenze per i gruppi aziendali può essere un investimento molto redditizio per coinvolgere questo tipo di clientela.

Le caratteristiche di una sala conferenze ideale sono queste:

  • Superficie sala:1,5 mq netti a persona.
  • Altezza minima sala:3 metri per 10 di lunghezza + 60 cm ogni 10 m in più.
  • Proporzioni ideali sala:2 x 1.
  • Corridoi:150 cm ogni 10 sedie di ogni fila.
  • Tra le forniture minime necessarie c’è:

– Sedie (possibilmente con tavoletta).

– Tavolo presidenziale.

– Flip chart.

– Videoproiettore.

– Impianto audio con microfoni.

Una soluzione molto utilizzata negli ultimi anni è di utilizzare pannelli modulari che possano modificare la dimensione della/e sale.

Una sala conferenze ideale dovrebbe essere lontana dalle attività del villaggio ed essere isolata acusticamente, una scelta molto intelligente potrebbe essere quella di dotarla di un ingresso esterno così da poter offrire il servizio anche a chi non soggiorna in struttura (in questo caso c’è da pensare anche a un parcheggio esclusivo).

Durante i meeting ospitati, le aziende devono poter usufruire anche del servizio food and beverage, generalmente si tratta di una pausa durante la riunione chiamato “coffee break”, un semplice buffet dolce e salato con bevande fresche e caffetteria.

La gestione di un gruppo è senza dubbio più impegnativa del singolo ospite, come dice il proverbio “l’unione fa la forza”. Per la risoluzione dei problemi e del quotidiano, la direzione dovrà frequentemente confrontarsi con gli organizzatori della vacanza, chiamati più comunemente capo-gruppo. Saranno loro a raccogliere direttamente il feedback della vacanza per i loro clienti e fare da filtro nei confronti della struttura. A livello commerciale per un villaggio l’ideale sarebbe accontentare tutti, ma a livello pratico, in un gruppo l’unica voce importante è quella del capo gruppo, se la vacanza è stata sgradevole per tutti, ma lui è contento potrebbero seguire altre collaborazioni, se al contrario tutti sono contenti e il capo gruppo è scontento potrebbero esserci ripercussioni sia per il soggiorno trascorso sia per future collaborazioni.

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