La gestione documentale nel 21esimo secolo

Da quando nel 1994 una modifica al codice civile permise di sostituire la carta con supporti informatici cominciò una rivoluzione che ancora oggi non è finita, e in certi ambiti non è neanche cominciata. Infatti, solo quando l’Agenzia delle Entrate, nel 2009 (dopo 15 anni!) spiegò come pagare i bolli per vidimare il giornale bollato, le cose si sbloccarono. Ad oggi è possibile “buttare completamente la carta” anche se con dei vincoli temporali molto stringenti che fanno sì che molte aziende ancora oggi sono restie a fare questo passo così importante. Questo articolo non vuole però parlare della conservazione sostitutiva, ben gestita da diversi software in Italia, ma dei costi nascosti e dei vantaggi eccezionali che si hanno nell’utilizzo di un sistema di gestione documentale.
La gestione documentale infatti non è solo uno strumento per il risparmio di spazio e costi di magazzino per conservare il cartaceo. È un validissimo strumento per risparmiare in costo del personale che, diverse statistiche confermano, “spreca” più del 30% del proprio tempo a cercare documenti, piuttosto che lavorarli. Una conferma d’ordine, la copia di un assegno, una fattura e la relativa bolla di accompagnamento, sono tutti documenti che spesso è utile andare a riguardare per scopi contabili o di contenziosi con clienti e fornitori.
Ma quanto “costa” una gestione documentale, a sua volta, per riuscire ad avere i documenti sempre allineati e presenti a video nel gestionale o in un’intranet aziendale?  Se il sistema non prevede una serie di automatismi, il tempo che si risparmia nella ricerca dei documenti si perde nella produzione dei files pdf e nella loro immissione in forma manuale.
La soluzione tecnologica che risolve questo ulteriore costo prevede l’integrazione con il sistema gestionale per consentire agli utenti di archiviare in maniera automatica e senza operazioni aggiuntive tutti i documenti necessari alle attività comuni, comprese quelle di adempimento fiscale. Database e storage devono ovviamente essere progettati per contenere anche decine di anni di documenti, e oltre ai documenti emessi (Ciclo Attivo) e ricevuti (Ciclo Passivo), qualsiasi tipo di dato deve trovare una collocazione nel database di archiviazione, sfruttando ad esempio le nuove e potenti tecnologie messe in campo da Microsoft per la gestione dei Big Data, anche nella versione gratuita di SQL Server. Diversamente da altri software, il sistema deve quindi offrire la possibilità di archiviare anche i documenti non prettamente amministrativi come ad esempio i fax in arrivo o le email, i fogli presenza o i biglietti da visita, ma soprattutto gli ordini, le bolle e le fatture fornitori. I documenti è preferibile archiviarli in formato PDF, ma deve essere possibile memorizzare qualsiasi tipo di file, per condividere qualsiasi dato in un gruppo di lavoro, con la garanzia che il sistema centralizzato mantenga le informazioni al sicuro e non modificabili o cancellabili da tutti gli operatori non autorizzati.
LookOut software di gestione per la cantina, ha progettato e realizzato un sistema che oltre ad avere le funzionalità precedentemente descritte, non cambia assolutamente la giornata lavorativa degli utenti in amministrazione, avendo realizzato un sistema completamente automatizzato di digitalizzazione che non prevede l’inserimento, uno per uno, dei documenti in uno scanner. I documenti sono inoltre visualizzabili anche fuori dal sistema gestionale poiché viene alimentata in automatico un’applicazione web intranet. Vediamo ad esempio come viene gestito il ciclo passivo.
Il ciclo passivo prevede quattro fasi:
1)    Viene registrata la fattura (o bolla o ordine) nel sistema gestionale
2)    Alla fine della registrazione, dal sistema viene stampato un barcode, tramite un’apposita stampante termica, con le informazioni contabili (es. anno e protocollo) o amministrative (es. tipo documento interno e numero), tale barcode viene apposto sul documento in entrata.
3)    I documenti vengono digitalizzati o con uno scanner o, ancora meglio, con una stampante multifunzione. La stampante deposita i pdf in un percorso di rete preimpostato, e senza un particolare ordine.
4)    Il sistema, tramite un software agent presente nel server, legge i barcode all’interno delle digitalizzazioni e utilizza le informazioni per estrarre le immagini e archiviare i dati nella corretta posizione. Questa operazione totalmente automatizzata evita perdite di tempo, una volta che i documenti sono protocollati chiunque (anche un addetto di segreteria) può fare le acquisizioni che saranno automaticamente associate ai documenti contabili. Inoltre, con pochi click si può anche archiviare il pregresso, perché i talloncini di barcode possono essere generati dal sistema stampandoli da data a data, e per tipologia.

Intranet Web
La sezione web consente agli utenti abilitati di cercare ed accedere ai documenti aziendali, ovunque ci si trovi, in completa autonomia. Inoltre con un click l’utente può vedere il documento senza doverlo scaricare sul proprio pc.
 

I dati sono facilmente ricercabili e le chiavi di ricerca vengono generate direttamente dal sistema gestionale, inoltre se si selezionano più files, questi vengono compressi in un unico file per un facile download. Esiste anche una rappresentazione grafica dei documenti tra loro collegati (es offerta – ordine – bolla – fattura) per una intuitiva e ancora più veloce ricerca.
Ing. Michele Mazzola