Mezzi di comunicazione per eventi il brief client communications

Tra i problemi maggiormente avvertiti dagli Event Manager c’è sicuramente la Promozione dell’Evento.

Fare Promozione vuol dire, per definizione, cercare di comunicare in maniera completa con il Target di riferimento

Strumenti utilizzati a scopi promozionali sono: l’Ufficio Stampa, la Pubblicità sui Media Tradizionali e quella via Web

Non sempre per un Evento è necessario ottenere la visibilità sui media. Alcuni congressi ad esempio vengono organizzati semplicemente accedendo alle informazioni sul pubblico di riferimento a partire da dettagliati ed aggiornati database. Le persone che quindi intendiamo coinvolgere possono essere contattate direttamente senza l’ausilio della pubblicità

E’ sempre importante,tuttavia, dare massima visibilità prima durante e dopo la manifestazione. Per fare questo in termini generali è essenziale conoscere gli strumenti di una efficace comunicazione

Prima ancora,però, è opportuno capire su quali basi deve fondarsi una Strategia di Comunicazione Efficace e Vincente

Brief di Comunicazione

Immaginiamo che un Imprenditore ci contatti per realizzare un Evento mirante a spingere le Vendite del suo Prodotto

L’Analisi sul Cliente che stiamo per incontrare o sulla tematica nella quale ci vuole coinvolgere rappresenta il primo step per la preparazione del Brief di Comunicazione. Sarà quindi essenziale avere la curiosità di mettersi in rete a cercare informazioni utili per ottenere una infarinatura sull’argomento che si andrà a discutere e sul settore in cui è impegnata l’azienda

Il Brief vero e proprio – una volta terminata la fase di info research – ci da l’opportunità di conoscere i contenuti ed i messaggi che dovremmo far arrivare al nostro pubblico di riferimento. In questa fase è molto importante riuscire a tirar fuori dai soggetti professionali con i quali ci relazioniamo tutto il corollario di storie, curiosità, aneddoti e dati utili alla comunicazione e valorizzazione dell’Evento

A questa attività andranno affiancate le notizie che andremo a raccogliere: esse devono essere in grado di suscitare interesse in coloro coi quali ci relazioniamo ( es. da una ricerca sul settore di attività dell’imprenditore – es. il commercio delle bambole- potremmo scoprire che esse esistono fin dai tempi degli Etruschi e degli Egizi e che … )

Raccogliere Notizie,inoltre, ci da l’opportunità di segmentare i contenuti del messaggio da trasmettere in varie parti, ciascuna delle quali è valorizzabile. In altre parole Segmentare le Notizie vuol dire individuare dei tagli diversi coi quali raccontare lo stesso Evento : se organizzassimo un matrimonio, ad esempio, la segmentazione delle notizie ci porterebbe ad individuare il taglio per gli ospiti più anziani, il taglio per quelli più giovani, il taglio per gli adulti dal momento che ognuno di loro vive il matrimonio in maniera diversa

Diventa allora fondamentale la conoscenza del Target che vogliamo raggiungere, la conoscenza di quali sono i media preferiti per affrontare la campagna di comunicazione

Nel Brief l’imprenditore con cui ci relazioniamo deve saperci raccontare quali sono gli obiettivi che intende raggiungere, chi vuole sia raggiunto dalla comunicazione, chi vuole partecipi all’Evento.

Un grande lavoro di immedesimazione nei gusti, nelle aspettative, nelle esigenze del target ci aiuterà a costruire l’Evento Perfetto.

Sarà dunque essenziale leggere libri che possano aiutarci a comprendere meglio l’argomento, consultare siti internet di riferimento per il settore che ci mostrino la strada da seguire per inquadrare il Target del nostro Evento