Semplificare la complessità dei processi. Missione possibile.

Non sarà certo necessario riempire questa sezione del blog di articoli, per indurvi a pensare che ci siano un sacco di buoni motivi per intendere il business process management come un approccio e per dotare la propria organizzazione di un moderno software di Workflow Management.Non sarà necessario, tantomeno utile; il web è pieno di blog simili a Processidocumentali che da anni riempiono pagine HTML elencando pregi e certezze legate all’uso di queste modalità e tecnologie.

Ed infatti, i benefici che si possono ottenere sono reali, ma possono essere pregiudicate da rappresentazioni dei processi troppo complesse… O per meglio dire, troppo complicate.

Questo è un aspetto talvolta trascurato: se, nel tentativo di rappresentare un processo, magari attraverso un grafico, o adottando glistandard BPMN e BPEL , il risultato sul piatto somiglia parecchio a un bel piatto di tagliatelle, non è detto che sia  il processo analizzato a non essere agile; forse è lo strumento usato per rappresentarlo, l’eccessivo livello di dettagli che si è voluto aggiungere, il voler descrivere l’intero processo “tutto in una pagina“, non avendo verificato se esso non si potesse decomporre in più sottoprocessi, più omogenei e semplici.

Detto questo, il piatto di tagliatelle che abbiamo ottenuto sul foglio, anche privato dei mea culpa della rappresentazione sopra descritti, una avvisaglia circa quanto sia complicato svolgere quella sequenza di attività lavorative un pochino ce la dà.

Spesso questi processi sono ferraginosi,  perché le fasi decisionali all’interno di tali processi non sono stati identificati e modellati separatamente o gestiti.Esempio: chi deve approvare? Tavolta succede che nessuno in particolare si voglia prendere la briga, così si spezzetta la fase decisionale, per non prendersi troppe responsabilità sulle conseguenze di tali decisioni; allora, per esempio, ecco che:

• un soggetto approva il layout;
• un altro stabilisce l’adeguato listino;
• un altro ancora la scontistica;
• un ultimo, magari, si prende addirittura la facoltà di approvare le approvazioni precedenti!

Come uscire da un sistema decisionale del genere, che mi auguro non vi risulti tanto dissimile dalla realtà?  La tecnologia aiuta, ma solo se si stabilisce prima un sistema di regole di business da inserire nel software di gestione dei processi, per gestire una volta per tutte queste decisioni. Che significa? Semplice! Per riprendere l’esempio sopra:

• se il layout giusto è quello,
• è davvero impossibile stabilire un listino, una volta per tutte?
• dato questo listino, è davvero così inammissibile stabilire uno sconto massimo, per quel layout?

In questo modo, il processo decisionale, dall’iniziale composizione a tre livelli (tipo di layout, listino da associare e sconto) ora è enormemente semplificato: si tratta solo di stabilire il layout più opportuno, il resto vien da sé.

Mi raccomando: questo era solo un banale esempio, mi rendo conto che nella quotidianità lavorativa, non tutto può essere bianco e nero, quasi sempre si ricorre necesariamente alle sfumature di grigio; è il caso ad esempio delle organizzazioni a produzione trans-nazionale, alla perenne ricerca di un equilibrio tra standardizzazione / globalizzazione/ flessibilità / localizzazione. Molte aziende magari vorrebbero processi standardizzati, applicabili a livello globale. Ma in fase di attuazione, però, scoprono che varianti locali o eccezioni specifiche del prodotto, indispensabili per essere presenti su quel mercato territoriale, rendono impossibile questo tentativo di normalizzazione.

Ecco perché ho scritto quasi sempre; già intervenire su quei processi per i quali non abbia davvero senso questa decomposizione delle responsabilità nelle decisioni prese, potrebbe rappresentare un significativo contributo nel perseguimento di un obbiettivo di efficienza ritrovata in alcuni uffici o dipartimenti dell’organizzazione.