Sistemi ERP e software BPM: da strumenti antitetici a unità indissolubili… Sarà vero?

Sembra passato un secolo quando le teorie manageriali, stando la nascente attenzione delle imprese alla Qualità totale e alle stesure delle normative della famiglia ISO 900x che negli anni si sono susseguite, dissertavano tra quale potesse essere la chiave di lettura verso lo sviluppo dell’efficienza organizzativa, dividendosi tra Business Process Re-engineering (BPR) e Process Development for Improvement (PDI). Due vere fazioni contrapposte: tipo rossoneri e nerazzurri.

E quindi, come conseguenza, grande battaglia anche su quale fosse lo strumento informativo più capace di traghettare questo sviluppo: qui la sfida è tra i sistemi ERP – baluardo del BPR e i sistemi di workflow management – utili al miglioramento continuo dei processi. Chi vinse la sfida? Ovviamente i sistemi di enterprise resource planning, capaci di poter offrire risposte (sulla base della disponibilità delle risorse tecnologiche dell’epoca) assai più convincenti ed incisive rispetto ai primi progetti di workflow management system. 

Personalmente ricordo bene quel periodo, anche con una certa nostalgia: i miei capelli erano molti e i miei Kg pochi, la condizione esattamente duale a quella attuale :).

In realtà non è affatto passato un secolo, ma solo una venticinquina d’anni (anno più anno meno) e se i 90′s e i primi anni del 2000 ci risultino oggi così lontani il merito sicuramente va alle evoluzioni del Web e alle innovazioni tecnologiche disruptive di questi ultimi tempi. Ed a  trarne maggior impulso, sviluppo e vantaggio, sembrano essere stati proprio i sistemi di workflow management, che grazie ad esse hanno potuto compensare i loro atavici gap,  due dei quali assolutamente determinanti:

• nelle prime realizzazioni dei sistemi di workflow management, non era garantita la possibilità di raggiungere sempre, in ogni luogo e in ogni tempo,  gli utenti coinvolti in un processo; i processi realizzati prevedevano che gli utenti fossero connessi e ragiungibili a una struttura comune (ad esempio la LAN azien dale). Oggi, grazie allo Smart Working ed al BYOD, tale limitazione è stata sfacciatamente superata.
• le prime realizzazioni dei sistemi di workflow management potevano appagare la loro innata necessità di integrazione con altri sistemi utilizzati nelle organizzazioni, solamente ricorrendo alla stesura di complessi progetti di integrazione (leggasi scrittura di righe e righe di codice) per essere realizzate. Le rivoluzioni legate al Web 2.0 e quella presenti nelle più recenti release dei principali linguaggi di programmazione, hanno consentito integrazioni tra sistemi diversi anche più spontanee e meno vincolate alla creazione di progetti dedicati, relegando l’intervento sul codice a circostanze più ristrette.

Insomma: i software per la gestione dei processi hanno risalito davvero la china, dal punto di vista del loro ROI, e iniziano a far sentire il fiato sul collo ai “cugini” ERP. Il beneficio di tutto questo, a mio avviso, è in primo luogo il fatto che si sia ripreso a parlare di gestione dei processi organizzativi e che un approccio incrementale e progressivo al loro miglioramento, sia oggi finalmente fattibile, tornando a dare una alternativa a quelle best practice (connesse ai software ERP) che erano molto mal digerite dal nostro tessuto imprenditoriale  (fatto di piccole organizzazioni che fanno tutto alla loro maniera).

Ora, vi domanderete quale sia stata la reazione dei vari player nel mercato dei software ERP al rinnovamento tecnologico dei sofwtare di workflow management? Beh, il ricorso a Sun-Tzu e alla sua “arte della guerra” è d’obbligo:

“Sconfiggere il nemico senza combattere è la massima abilità“

E allora, ecco che l’ERP (tutto d’un tratto) comincia ad essere LO strumento per la gestione dei processi aziendali – talvolta annettendo effettivamente funzioni interne di gestione del workflow, talvolta solo autoproclamandosi tale.

Testimonianze di questa ritrovata sensibilità ai processi, si riscontrano nella nuova release 9.0 di SAP Business One  con un modellatore di processi nativamente integrato nel sistema, proprio mentre Teamsystem lancia simili features nella sua nuova suite basata sulla propria piattaforma Polyedro e, per finire, anche l’erp Panthera dichiara la sua nativa attenzione alla gestione dei processi aziendali.

Bene, direi che la confusione ora è molta. Come ci si può districare in mezzo a questo mare di proposte e di grandi attenzioni verso i nostri processi? A guidarci, ancora una volta, è il buon senso. Non dimentichiamoci, infatti che:

• ciascun obbiettivo ha la sua strada da percorrere,per essere raggiunto

e che

• ciascun lavoro ha la più giusta strumentazione.

Quindi, un conto è organizzare le risorse aziendali, un altro è gestire i processi. E quando uno strumento informatico ci promette di gestire i processi, deve poter gestire qualsiasi tipo di processo, non i più importanti o diffusi secondo lui, ma semplicemente i nostri secondo noi.