Io, regina del multitasking del tipo che se faccio una sola cosa per volta mi annoio, mi ritrovo davanti a un post sul time management ( chi mi conosce bene non ci crederebbe!). Si avete intuito bene: bando alle mille cose fatte contemporaneamente e facciamo ordine. Io non vi assicuro di farcela ma ne capisco l’utilità e vorrei provarci, anzi ci provo. Il multitasking, infatti, peggiora la produttività a fronte di un time management efficace. Di seguito vi segnalo quattro metodi per riuscire a gestire il tempo sul lavoro senza far danni, portando a termine gli impegni e tornando a casa un po’ meno stressati. Direi che le premesse non sono male.
Stanotte ho lavorato fino alle 3…occupandomi di una sola cosa, lo giuro. Però uno dei motivi per cui mi sono ridotta a quell’ora è stata proprio la miriade di cose da fare e gestire nel corso della giornata. Ne faccio più di una contemporaneamente ma spesso non basta. Quindi, potete capire bene che quando – al momento dell’ultimo sguardo su Facebook che non era affatto dormiente e non solo per i miei amici oltreoceano – mi sono imbattuta nel post pubblicato su NinjaMarketing.it ne ho colto subito l’invito al cambiamento. Perciò eccomi qui a raccontarvi – e a raccontare a me stessa – i quattro metodi pensati per gestire al meglio il tempo lavorativo.
Il primo lo adoro, ma solo per il profumo che mi rimanda subito all’orto dei nonni, nel piccolo paesino del Parco del Cilento, dove i pomodori crescono in tutte le forme e sapori.. Ahhhh… che buoni mangiati appena raccolti. A parte le divagazioni culinarie, tornando a noi, la Pomodoro Technique è un primo metodo elaborato dall’italiano Francesco Cirillo (e chi se no?). Come procedere? Per prima cosa serve compilare una To do List e procurarsi un timer da cucina (vedete che non ero proprio fuori luogo?!?!). Per i più tecnologici esistono app per Android e iOS. Bisogna scegliere un’attività da svolgere e far partire il timer per 25 minuti – durata standard – al termine del tempo vale una pausa di 5 minuti. Poi si parte con un altro giro di “pomodori del tempo” e ogni 4 pomodori completati la pausa diventa di 15 minuti. Tecnica semplice ed efficace che prevede attività social di tipo tradizionale – vedi telefono o fax (!?!) o apertura buste da lettera – o al passo con i tempi solo durante le pause.
Passiamo ora alla tecnica lanciata da Peter Bregman e chiamata dei 18 minuti che prende il nome dalla somma dei minuti dedicati a darsi un giudizio sulla produttività (aiuto…giudizio!). In questo caso si parte con 5 minuti dedicati agli obiettivi da portare a termine entro la giornata e una lista delle attività. Si imposta una sveglia ogni 60 minuti al termine dei quali ci si concede un minuto per riflettere sull’operato (io qui sono già in ansia…tipo fiato sul collo!). Ma non è finita, al termine dell’intera giornata 5 minuti di riflessione ulteriore: abbiamo portato a termine i lavori prefissati come obiettivo?
Veniamo ora al metodo COPE (Clear-Organized-Productive-Efficient) ideata da Peggy Duncan, esperta di produttività personale. L’obiettivo della tecnica è far comprendere alle persone perché il tempo non basta mai (forse fa per me!). Questo però significa una sola cosa: eliminare le attività perditempo. Partiamo con un’analisi della propria giornata e agiamo di conseguenza. (Si, stare su Facebook è un’attività perditempo se non siete digital pr o viral marketing expert).
Ultima tecnica proposta è UABC e Analisi di Pareto. Primo step: classificazione delle attività da svolgere. A sono le attività importanti e urgenti, B quelle importanti ma non urgenti e C attività né importanti né urgenti. A questo punto vanno evidenziate le attività che richiedono meno tempo che saranno quelle svolte per prime. In un secondo momento si possono svolgere le attività che richiedono tempo maggiore.
Ok con cosa cominciamo? A me i timer mettono un po’ d’ansia sinceramente. Non porto nemmeno l’orologio! Mi butterò sulle altre due tecniche.
Pacman
Nostradamus
Magical Cat Adventure
Snake