Creare un piano d'azione per ridurre lo stress

Piu efficienza meno stress!

ecco come me ne vado in vacanza sereno...

Sappiamo tutti quanto sia utile fare le To-Do List. 

Tuttavia, queste liste di attività possono diventare ingombranti quando si ha a che fare con troppe voci  o quando è necessario gestire più progetti contemporaneamente.Uno dei problemi principali, quando si usano queste  liste, è che esse contengono un elevato numero di azioni da portare a termine, e quindi  non riusciamo più a gestirle efficacemente, in quanto  perdiamo il focus su cosa è veramente importante ed urgente da portare a termine. Molto spesso, queste liste di attività contengono  troppe cose irrisolte che  non si sono ancora tradotte in risultato a causa del mancato coordinamento tra esse. 
Per esempio, una voce specifica come "Appuntamento con Rossi per analisi delle  vendite," potrebbe essere collegata ad altre azioni propedeutiche, che quindi necessitano essere portate a termine prima per poter ottenere il risultato desiderato. Nell' esempio,   "Fare il piano di marketing."  essere propedeutico a "Appuntamento con Rossi per analisi delle  vendite," e potrebbe essere  che  non siano ancora disponibili  tutti i dati reali sulle vendite,  per cui prima di tutto diventa prioritario “Sollecitare la filiale per il consuntivo vendite del mese”.Un altro problema che può verificarsi consiste  nel fatto che una volta che si dispone di una To-Do Linst con più di  20 voci, questa  diventa difficile da gestire. Rischiamo quindi   di perdere il focus su quelle attività ed impegni che sono veramente importanti ed urgenti per noi.

L' ACTION PROGRAM
E' qui che l’ Action Program (il piano d'azione)  diventa indispensabile. I programmi d'azione sono una versione evoluta delle To-Do List , in quanto incorporano obiettivi a breve, medio e lungo termine.

L' Action Program ti aiuta  a pianificare il tuo  tempo, ricordandoti gli impegni   e mantenendoti focalizzato sulle cose che veramente contano per te, in questo modo riesci ad evitare  di sprecare tempo per attività di basso valore.Inoltre questo  modo di lavorare più funzionale ti aiuta  anche a prendere l'abitudine di delegare e monitorare il lavoro degli altri (principio di delega ossia controlla ma fai lavorare gli altri per te). Tutto questo ti consente di:  risparmiare tempo ed energie,  rispettare le scadenze, aumentare l’ efficienza e la produttività, consentendoti di gestire  intelligente le priorità ed avere più controllo sulla tua vita sentendoti meno sopraffatto dal lavoro.Suggerimento: La prima volta che usi l' Action Program   ti potrà sembrare un pò complicato e difficile da utilizzare. Certamente  è un pò più complesso delle  To-Do list , ma se persisti, dopo qualche ora, avrai imparato un metodo valido e riuscirai ad usarlo alla perfezione rendendoti conto di avere nuovamente  il totale controllo dei sui  tuoi carichi di lavoro  e conseguentemente sarai molto meno stressato!

Come utilizzare l' Action Program
Ci sono 4 fasi per creare un programma d'azione efficace:

1. Raccolta
2. Potatura
3. Organizzazione e priorità
4. Esecuzione

Fase 1 - Raccolta

In primo luogo,  devi fare un unico e lungo elenco di tutte le cose che devi fare e che richiedono la attenzione. 

Annotare tutto ciò che ti passa per la  mente delle cose che devi fare. Non è importante, in questa prima fase, capire se una cosa è urgente o se è importante, se è personale o professionale.

Libera la mente e metti per iscritto tutto! Anche le cose che vorresti fare e che giacciono in fondo al  cassetto da lungo tempo, idee scritte su pezzi carta sparsi un pò d' ovunque, le e-mail che devi inviare, le telefonate che devi fare prima o poi......

In altre parole, per prima cosa che devi fare è elencare  in un unico foglio, tutte queste azioni, questi  progetti, questi obiettivi senza tralasciare  i tuoi  obiettivi ed impegni personali.Suggerimento 1: Puoi sperimentare molto  stress se hai troppe cose che ti girano per la testa . Non sei mai sicuro di aver fatto tutto ed hai sempre quella sgradevole sensazione di aver dimenticato qualcosa. Vero?A fine giornata, molto spesso, ti senti insoddisfatto per non essere riuscito a portare a termine tutto ciò che volevi.Scrivendo tutto  su una lista non solo ti servirà  per formulare  il  tuo  programma d'azione, ma ti darà anche  la possibilità di svuotare la mente liberandoti dall’ ansia e dallo  stress. Questo ti darà immediatamente il beneficio di migliorare la concentrazione, semplicemente per il fatto  di avere  più  tutte quelle distrazioni che ti  ronzavano in testa.Suggerimento 2: La prima volta che crei un Action Program , potresti  impiegnarci un  po’ di tempo  (forse anche  due ore) per mettere tutto insieme. 

Questo è il prezzo che devi pagare per  iniziale ad organizzare la tua vita. 

Tuttavia, una volta che lo avrai fatto,  sarai stupito nell' avere tutto sotto controllo. Successivamente ti  ci vorrà costanza, impegno e pochissimo tempo per tenere aggiornata la lista.

Suggerimento 3: Le liste cartacee funzionano benissimo, ma potresti anche prendere in considerazione di  tenere aggiornato   il  Action Program  sul un computer, semplicemente con un Excel oppure con un software dedicato. Puoi anche considerare  una sincronizzazione con uno Smartphone da utilizzare quando ti trovi vuori dall'ufficio, magari in coda o mentre sei a fare la spesa. Quest'  ultimo sistema ti consentirebbe di aggiornare la tua lista in qualsiasi momento, ovunque ti trovi, inserendo ogni cosa che ti passa per la mente e che dovresti fare. 

Fase 2 - Potatura

Ora che hai elaborato l'elenco che hai fatto al punto 1, presta attenzione  ad ogni elemento e chiediti se è veramente una cosa che devi assolutamente fare. Molto spesso non tutto quello che ci passa per la  mente  ha una rilevanza reale per noi  o non è veramente importante nella scala delle cose che dobbiamo fare, comincia ad eliminare tutte queste cose che in realtà non ti servono dal tuo elenco.

Fase 3 - Organizzazione e  priorità

Questo passo si divide in tre parti.

• Primo. 

Rivedi il tuo elenco  di  obiettivi, progetti e azioni. Raggruppa  le singole azioni che fanno parte di un progetto più ampio.Per esempio: a casa  vorresti  rimodernare la tua cucina e riverniciare il tuo  salotto: quindi puoi creare un progetto “rinnovamento casa” ed inserire le due azioni nel progetto.Al  lavoro, se stai contribuendo allo sviluppo di un nuovo sistema informatico, e ci si può aspettare di testare e formare il vostro team su questo sistema: inserisci tutte queste voci in un unico progetto  che potresti chiamare   "Computer System Upgrade" .Quello che scoprirai,  mentre  scorrerai le voci dell’ elenco, è che ti sembrerà naturale "organizzarle le azioni" in progetti coerenti. (Non dimenticare di inserire anche i tuoi obiettivi personali come se fossero singoli progetti.)

• Secondo

Rivedi questi progetti  e mettili in ordine assegnandoli un valore di importanza  (per esempio, codificandoli con un valore da 1 a 3). Chiaramente, i tuoi i obiettivi personali sono progetti particolarmente importanti!

• Terzo, 

Inserisci i tuoi  progetti nel Action Program, utilizzando il seguente metodo, che si compone in 3 parti:

• Lista dei Progetti  - mostra tutti i progetti  in cui  sei impegnato  e tutte le azioni necessarie alla loro realizzazione. In generale, Lista dei progetti la dovrai  revisionare  settimanalmente.• Lista delle Azioni successive  - inserisci   la prima azione necessaria che devi compiere per  portare avanti i progetti e cancellala dalla “Lista dei progetti”  In questo elenco, le attività devono  avere lo stesso valore di priorità del progetto a cui appartengono.  Se per portare a termine  l'azione successiva è necessario  solo un paio di minuti, allora perché non farlo subito? In genere la lista deve contenere, a seconda dei casi, la programmazione delle azioni giornaliere o settimanali.• Lista delle Azioni delegate – in questa sezione devi inserire  i progetti e le azioni che hai delegato ad altre persone.  Per meglio  monitorarle le puoi classificali in base al nome della persona che hai delegato.Ora puoi cominciare a cancellare le azioni che hai delegato dalla “Lista dei progetti”La grande notizia è che, a questo punto, hai già creato la maggior parte del tuo programma di azione: La Lista dei progetti! 

Suggerimento 1: Se non si è ancora delegato nulla non ti preoccupare  - avrai  tutto il tempo per farlo  più tardi!

Suggerimento 2: La lista delle azioni successive necessita di una particolare attenzione. Se uno dei tuoi progetti è di  estrema importanza, puoi inserire più  azioni successive di questo progetto sulla tua  lista, e ridurre  le  azioni degli altri progetti al minimo. Tuttavia, se hai  bisogno di tenere sotto controllo più progetti importanti, dovrai inserire almeno un’azione successiva per ciascun progetto della tua  lista.

Suggerimento 3: Se possibile, devi  spezzettare  le azioni successive in modo che non impegnino ciascuna  non più di un paio d'ore per essere completate. Questo ti aiuta a progredire con tutti  i progetti, ed aumenta  il senso di aver avuto una giornata produttiva.Se un’ azione successiva  richiedere più di due ore di tempo per essere portata a termine, puoi sempre pensare trasformarla in un progetto e  dividerla ulteriormente in più fasi di azioni. 
Ad esempio: se l'azione successiva è quella di scrivere una relazione di budget che stimi  un' intera giornata di lavoro, puoi pensare di trasformarla in un progetto “Relazione di Budget” e di scomporla in più fasi di azioni successive:  attività di ricerca e reperimento dati, progettazione, bozza, revisione di editing. In questo modo sarà necessario per il completamento più gioni ma avrai il vantaggio di portare avanti altri progetti contemporaneamente.

Suggerimento 4:Può essere utile numerare i progetti in modo sequenziale ( numero 10, 20, 30 e così via)  Quando inserirai  le azione nell’elenco del progetto nella  “lista delle Azioni successive”  potrai numerarle con lo stesso  numero del progetto  in modo da sapere istantaneamente a quale progetto appartiene.

Suggerimento 5: Quando si dispone di più azioni successive, puoi assegnarle delle priorità da 1 a 3, a seconda della loro importanza, urgenza e  rilevanza per i vostri obiettivi. Se sei incerto se un compito è urgente o importante, leggi l'articolo su: E' urgente, ma è davvero importante?. 

Suggerimento 6: Devi monitorare giornalmente la "Lista delle azioni successive". Se ti accorgi i che alcune azioni rimangono "stagnanti" nella tua lista, devi prendere in considerazione se vuoi  sospendere o annullare i loro  progetti, oppure  è arrivato il momento di aumentare il valore delle loro priorità.Qualunque cosa  tu decida , assicurati di non avere   troppe azioni nel tuo elenco. Se la  "Lista delle Azioni successive"  contiene più di 15 a 20 azioni, comincerai nuovamente ad incasinarti. Quindi se questo l'elenco diventa troppo lungo,  devi cercare di raggruppare le azioni successive  meno urgenti / importanti in un nuovo progetto.

Suggerimento 7: Per ogni azione che intendi intraprendere , chiediti per prima cosa   se è possibile delegarle o, se puoi farti aiutare da qualcun altro. In caso affermativo spostale nella lista Azioni delegate.

Fase 4 - Esecuzione  

Un programma d'azione è in genere abbastanza lungo. Ma non devi eseguirlo tutto il programma in un  giorno!

Di solito, avrai a che fare solo con la pagina della Lista delle Azioni successive  e con Lista delle Azioni delegate.  

Tieni presente che alcune attività possono avere una data di scadenza specifica. In base a come ti vuoi organizzare ,inserisci per prime  all’inizio della pagina della "Lista delle Azioni successive"   oppure  segnare nella tua agenda che consulterai giornalmenteOra quello che ti rimane da  fare sarà semplicemente passare all'azione e cancellare le voci nella "Lista delle Azioni sucessive" man mano che le hai completate.

Dovrai anche rivedere e mantenere aggiornato il tuo  "Action Program". Devi farlo con metodo, ad esempio settimanalmente puoi revisionare la "Lista dei progetti" per verificare se le priorità nel frattempo sono cambiate, eliminando o archiviando gli elementi che hai completato ed aggiungendo eventuali progetti o nuove azioni da fare.

I punti chiave

L’ Action Program  è una versione evoluta delle To-Do List. Ti aiuta a convertire i progetti in attività attuabili, per poi gestirli in una struttura a tre livelli.

- la "Lista dei Progetti"   nella quale elencherai i progetti che devi portare a termine con il dettaglio di tutte le azioni che  contribuiranno alla realizzazione degli stessi.- la "Lista delle Azioni successive" nella quale elencherai le azioni immediate che ti sei programmato nel breve periodo (giorno o settimana) al fine di  portare avanti i tuoi progetti. (ricordati che quelle azioni che hai programmat,o dovrai cancellarle dalla  "Lista dei Progetti")- la "Lista delle Azioni delegate" nella quale  registrerai i dettagli dei progetti e delle azioni che hai  delegato.

Questo approccio ti consentirà di mantenere contemporaneamente la messa a fuoco sui lavori giornalieri  da svolgere e sugli  obiettivi a lungo termine. 

Adottando questo sistema  ridurrai lo stress, avrai la mente più libera e sarai più concentrato sulle cose che devi effettivamente fare in un certo momento. 

Inoltre questo tipo di approccio ti trasmetterà un senso di gratificazione e di realizzazione per essere riuscito tenere tutto sotto controllo anche se dovessi gestire  molti progetti contemporaneamente complessi ed impegnativi.