Documentare i processi

Documentare i processi alenuvoloni:

La Documentazione dei processi è una delle componenti chiave della gestione dei processi di business. E’ di sostegno alla fase di disegno
dei processi, in quanto contribuisce a capire quali motivazioni possano esserci sotto a situazioni che si presentino già complesse a partire dalla “prima vista”. E’ anche molto utile durante la fase di mappatura di processo, in quanto la documentazione, in questa fase, fa un pò da lista della spesa – aiutando a controllare di aver raccolto tutte le informazioni necessarie.
Durante la fase di documentazione del processo si produce documenti dettagliati sui processi di business comunemente utilizzati nella vostra azienda. Questa documentazione è una risorsa preziosa per qualsiasi azienda, in quanto raccoglie importanti informazioni su come la vostra attività è gestita giorno per giorno e può quindi essere impiegata come materiale formativo per nuovi ingressi (es. come parte integrante dei mansionari) o per rendere più rapidi i processi di certificazione di qualità (UNI EN ISO).
Nel blog di Accuprocess vengono illustrati i quattro vantaggi primari derivanti da una efficace documentazione dei processi: benefici, che investono la comunicazione interna aziendale, la formazione dei neo-assunti e il trasferimento di know-how, la condivisione di buone idee tra dipartimenti diversi (ad esempio: idee che abbiano portato risultati nella performance dei processi legati alle vendite, possono essere “ri-adattate” per intervenire sull’efficienza dei processi di acquisto). Infine, la documentazione di processo può consentire di censire tutte le risorse utilizzate in ogni fase del processo di business, in dettaglio. Questo porta a individuare con più facilità ed attendibilità i costi medi ed i tempi associati ad ogni “passo”.
Una delle caratteristiche di pregio che può possedere un moderno software per la gestione dei processi è proprio la generazione facilitata (o quantomeno guidata) della documentazione di processo; questo consente di risparmiare tempo e soldi: in questo modo infatti, terminata la fase di analisi, si può procedere subito ad una prima fase di simulazione (n.d.a. – sotto determinate condizioni eh!!!) e, se i risultati della simulazione sono soddisfacenti, si può procedere alla “messa in opera” del progetto con la documentazione di corredo già pronta, completa e corretta. Mica male! Ma attenzione: non tutti i software di gestione dei processi hanno questa funzionalità!

Documentare i processi Originally posted on AccuProcess:

Process documentation is one the three key components of business process modeling. While process mapping helps with visualizing your processes and process simulation is important for improving them, process documentation is the key to recording them and communicating them effectively.

Process documentation is the step of business process modeling that produces detailed documents of the business processes commonly used in your company. This documentation is a valuable resource for any company, as it collects important proprietary information about how your business is run day-to-day in a format that’s easy to share, save, and review.

The Four Primary Benefits of Business Process Documentation

1) It makes internal communication in the company easier.

iStock_000005614684XSmall Business documentation produces a clear, thorough record of what’s going on in your business. No one person can know all of the daily processes and tasks that occur in any office, but if you’ve taken the time to produce…