Gestione Documentale: dall’archivio di DigitPA (ora AgID) alcune interessanti risposte a domande frequenti – Part 1

L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha il compito di garantire la realizzazione degli obiettivi dell’Agenda digitale italiana in coerenza con l’Agenda digitale europea. E’ sostanzialmente il “braccio” attraverso la quale il Governo Italiano

• Effettua il coordinamento informatico dell’amministrazione centrale, regionale e locale;
• Emana pareri interpretativi, su richiesta delle amministrazioni, sulle disposizioni del CAD e sulle disposizioni in materia di ICT per le quali vi siano dubbi sulla corretta attuazione;
• Produce regole tecniche, linee guida e metodologie progettuali in materia di tecnologie informatiche

e molto altro…

Per questioni di lavoro, mi sono imbattuto in un interessante documento, del quale ho voluto riportare un estratto: si tratta della guida “Quesiti Frequenti Afferenti la Gestione Documentale” presente nell’archivio dell’Agenzia (per l’esattezza, redatta da DigitPA – un ente che è stato “inglobato” in AgID).

Ho riadattato leggermente il contenuto, semplicemente per tirarne fuori alcuni principi che ritengo di validità generale, dunque, di non unico appannaggio di una Pubblica Amministrazione, per i quali sono stati originariamente realizzati.

Per chi non lo sapesse, l’archiviazione, protocollazione e gestione dei documenti nelle Pubbliche Amministrazioni è regolamentata da precise direttive di legge, tuttavia, quanto riportato di seguito ritengo abbia applicabilità generale, e può rappresentare un interessante spunto per comprendere alcuni concetti base relativi alla archiviazione elettronica e alla gestione documentale.

Dato che è un documento bello “consistente” ho pensato fosse conveniente spezzare in due articoli quanto è emerso da questo insolito (e spero, interessante) elaborazione.

In questa prima parte ho estratto alcune domande di carattere generale. Buona lettura!

SCARICA IL DOCUMENTO: GESTIONE DOCUMENTALE: ASPETTI ORGANIZZATIVI – FAQ

DOMANDE DI CARATTERE GENERALE

Cos’è una AOO?

Si definisce AOO un insieme di unità organizzative di una certa organizzazione le quali usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi di gestione dei flussi documentali. Ad esempio: all’interno di una AOO di una P.A. può esistere un solo servizio di protocollazione informatica dei documenti in entrata ed in uscita che adotta un unico registro generale di protocollo. In una organizzazione aziendale,una AOO può coincidere con una Divisione, un Dipartimento, una Sede legale o Operativa,una Business Units.

Come individuare le unità organizzative che compongono una AOO?

Una AOO è individuata da un insieme di uffici che, per tipologia di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenza di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato.

Quali sono i criteri da adottare per la definizione delle AOO ?

Per definire al meglio le AOO da istituire, l’organizzazione deve effettuare una analisi della propria struttura organizzativa e il proprio modello funzionale, valutando attentamente alcune variabili quali:

– il grado di omogeneità degli uffici dal punto di visto delle funzioni svolte

– il volume e del flusso dei documenti all’interno dell’organizzazione

– la dislocazione geografica delle sedi

– la cultura informatica del personale interno

– l’esistenza di precedenti sistemi informatici di supporto alla gestione documentale

– il grado di coerenza dell’attività amministrativa e documentale svolta dagli uffici.

L’individuazione delle AOO va effettuata dopo un’attenta analisi di tali informazioni e dopo avere evidenziato le criticità della modalità operativa in essere e gli eventuali vincoli organizzativo-logistici esistenti.

Cosa è l’impronta di un documento informatico?

La sequenza di simboli binari di lunghezza fissa ottenuta attraverso l’applicazione di una specifica funzione di calcolo alla rappresentazione digitale del documento che garantisce una associazione biunivoca (a meno di eccezioni statisticamente irrilevanti) tra l’impronta stessa ed il documento origine.

Cos’è la classificazione?

La classificazione è un’attività che consente di organizzare tutti i documenti correnti prodotti da un determinato soggetto (nel caso specifico, da una Area Organizzativa Omogenea), protocollati e non, secondo un particolare schema. Nelle Pubbliche Amministrazioni, tale schema consiste in un sistema articolato di voci (il piano di classificazione, comunemente detto titolario) che descrive l’attività del soggetto produttore identificandone funzioni e competenze. Anche in organizzazioni private, una classificazione – che rappresenti una delle componenti principali della analisi del proprio sistema di gestione documentale, e’ di certo una attivita’ da raccomandare.

Quali documenti devono essere classificati?

Sono soggetti a classificazione tutti i documenti che entrano a far parte di un sistema documentale, a prescindere dal loro stato di trasmissione (a prescindere cioè dal fatto che siano documenti ricevuti, spediti o interni) e dal supporto utilizzato (a prescindere cioè dal fatto che si tratti di documenti cartacei o informatici). In quanto strumento di prima organizzazione dei documenti, la classificazione si applica contestualmente allo svolgimento delle attività correnti e mai a posteriori in archivi già formati secondo criteri diversi.

Cos’è la fascicolazione?

La fascicolazione è l’attività di riconduzione logica (e nel caso di documenti cartacei, anche fisica) di un documento all’interno dell’unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, al fine di mantenere vivo il vincolo archivistico che lega ogni singolo documento alla pratica relativa. Tale attività permette di costruire un sistema basato sull’organizzazione funzionale dei documenti in unità complesse stabili nel tempo (i fascicoli), che riflettono la concreta attività del soggetto produttore. La classificazione e la fascicolazione favoriscono la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti dall’Amministrazione nel corso della propria attività: solo così si assicura la possibilità per l’Amministrazione stessa e per il cittadino di accedere ad una informazione contestualizzata, che dia conto del patrimonio informativo utilizzato a supporto di una determinata attività amministrativa.